集团公司档案管理制度范本.docxVIP

集团公司档案管理制度范本

第一章总则

第一条目的与依据

为规范集团公司档案管理工作，有效保护和利用档案资源，确保集团经营管理活动的连续性、真实性与可追溯性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合集团实际情况，特制定本制度。

第二条定义

本制度所称档案，是指集团公司及各下属单位在各项经营管理、业务开展、行政管理、科研开发等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条适用范围

本制度适用于集团公司总部及所有下属全资子公司、控股子公司（以下统称“各单位”）的档案管理工作。各单位可依据本制度，结合自身特点制定相应的实施细则。

第四条管理原则

集团档案管理遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、依法利用的原则。档案工作应与集团各项业务工作同步规划、同步实施、同步发展。

第五条管理体制

集团档案工作实行统一领导、分级管理的体制。集团总部设立档案管理部门（或指定专门机构及人员），对全集团档案工作进行统筹规划、监督指导和业务培训。各单位应明确档案管理职责部门和专职（或兼职）档案管理人员，负责本单位档案的具体管理工作，并接受集团档案管理部门的业务指导。

第二章管理机构与职责

第六条集团档案管理部门职责

集团档案管理部门是全集团档案工作的职能管理机构，主要职责包括：

（一）贯彻执行国家及行业有关档案工作的法律法规和方针政策；

（二）制定和完善集团档案管理规章制度、工作标准和业务规范；

（三）组织、指导、监督和检查各单位的档案管理工作；

（四）负责集团总部形成的重要档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用工作；

（五）组织集团档案管理人员的业务培训和学术交流活动；

（六）统筹规划集团档案信息化建设工作；

（七）组织对集团具有永久、长期保存价值档案的整理和向国家有关档案馆移交的前期准备工作（如适用）。

第七条各单位档案管理职责

各单位档案管理部门（或人员）在本单位负责人领导下和集团档案管理部门指导下开展工作，主要职责包括：

（一）执行集团档案管理规章制度及相关工作要求；

（二）负责本单位各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用；

（三）指导本单位各部门、各项目的文件材料形成、积累和预归档工作；

（四）按规定向集团档案管理部门移交应归档的档案；

（五）维护本单位档案的完整、准确、系统与安全。

第八条各部门兼职档案员职责

集团总部及各单位各职能部门、业务部门应指定兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、积累、初步整理和定期向本单位档案管理部门移交。

第三章档案的收集与整理

第九条档案收集范围

档案收集范围应涵盖集团及各单位在各项活动中形成的具有查考利用价值的所有记录。主要包括：

（一）行政管理类：各类决议、决定、命令、指示、通知、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、总结、统计报表等；

（二）经营管理类：发展规划、战略决策、经营分析、市场调研、合同协议、招投标材料、财务审计、人力资源、资产管理等；

（三）业务运营类：各项业务操作规程、业务数据、客户资料、项目资料、技术文档、研发成果等；

（四）党群工作类：党组织建设、纪检监察、工会工作、共青团工作等；

（五）外事类：国际交流、合作项目、出国（境）审批等；

（六）声像及实物类：重要会议、重大活动、外事往来、工程建设等形成的照片、录音、录像、磁盘、光盘、荣誉证书、奖杯、印章等；

（七）其他具有保存价值的各类记录。

第十条归档要求

（一）凡属归档范围的文件材料，均应按照规定向本单位档案管理部门移交，任何部门或个人不得擅自留存、隐匿或销毁。

（二）归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，手续完备。

（三）归档的文件材料应为原件。因故无原件的，可归档具有凭证作用的复制件，并注明原件保管处。

（四）电子文件的归档应符合国家及行业关于电子文件归档与管理的相关规范，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

（五）归档时间：日常管理性文件应在次年初整理归档；项目类文件应在项目完成后三个月内整理归档；合同协议、重要会议文件等应在办理完毕后及时归档；其他特殊文件材料的归档时间，由档案管理部门根据实际情况确定。

第十一条档案整理

（一）档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（二）归档文件材料应进行分类、编号、著录、装订（或装盒）。

（三）分类方案：集团档案管理部门应制定统一的档案分类大纲和编号规则。各单位可在此基础上细化。通常可采用年度-机构（或业务类型）-保管期限的分类方法，或其他适宜的分类方法。

（四）著录：按照国家档案著录规则，对档案的内容特征和形式特征进行描述，并录入档案管理系统。

（五）保管期限：档案保管期限分为永久、长期、短期（或定期）。具体划分标准参照国家有关规定及集团档案保管