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办公用品管理制度模板（行政通用）

第一章总则

为规范公司办公用品的采购、发放、使用和管理工作，提高办公效率，降低运营成本，确保办公用品的合理使用和有效管理，特制定本制度。

本制度适用于公司全体员工，各部门应严格按照本制度执行，确保办公用品管理工作有序进行。

办公用品管理遵循统一采购、分级管理、节约使用、责任到人的原则，确保办公用品的供应充足、使用合理、管理规范。

第二章办公用品分类

2.1文具类用品

包括各类笔、纸张、文件夹、笔记本、便签、胶带、订书机、打孔机、剪刀、尺子等日常办公文具用品。

2.2办公设备类

包括打印机、复印机、传真机、扫描仪、电话机、计算器、碎纸机等办公设备及其配件耗材。

2.3办公耗材类

包括打印纸、复印纸、墨盒、碳粉、色带、光盘、U盘等一次性消耗品。

2.4生活用品类

包括纸巾、水杯、清洁用品、茶包、咖啡等办公室日常消耗用品。

2.5其他用品

包括各类表格、单据、印章、档案袋、保险柜等其他办公用品。

第三章采购管理

3.1采购申请

各部门根据实际需要，每月25日前向行政部提交下月办公用品采购申请表，详细列明所需物品名称、规格、数量、用途等信息。

3.2采购审批

行政部收到采购申请后，进行审核汇总，报部门负责人审批。单项采购金额超过1000元的，需报总经理审批。

3.3采购执行

经审批同意后，由行政部统一进行采购。采购时应货比三家，选择质量可靠、价格合理的供应商，确保采购物品符合公司要求。

3.4验收入库

采购物品到货后，由行政部负责验收，检查物品数量、质量、规格是否与采购要求一致，确认无误后办理入库手续，建立台账登记。

第四章发放管理

4.1发放标准

行政部根据各部门人员编制和工作性质，制定办公用品发放标准，明确各类用品的发放数量和频次。

4.2发放流程

各部门指定专人负责办公用品的领取和发放工作，每月初到行政部领取当月所需用品，并在领用登记表上签字确认。

4.3发放原则

办公用品发放应遵循按需分配、节约使用的原则，避免浪费和囤积。对于贵重或易耗用品，实行专人专管、以旧换新的管理制度。

4.4发放记录

行政部建立完整的发放记录，包括领用部门、领用人、物品名称、数量、领用日期等信息，做到账物相符，有据可查。

第五章使用管理

各部门应加强对办公用品使用的监督管理，教育员工树立节约意识，合理使用各类办公用品。员工在使用办公用品时应爱护公物，避免人为损坏和浪费。对于可重复使用的办公用品，如文件夹、订书机等，应妥善保管，延长使用寿命。

打印机、复印机等办公设备应指定专人负责日常维护和保养，定期检查设备运行状况，及时处理故障问题。设备使用人员应严格按照操作规程使用，避免因操作不当造成设备损坏。

第六章库存管理

行政部应建立完善的库存管理制度，定期对办公用品库存进行盘点，确保库存数量准确无误。库存物品应分类存放，标识清晰，保持仓库整洁有序。

对于库存积压或过期物品，行政部应及时清理处理，避免资源浪费。库存不足时应及时补充，确保各部门正常办公需求不受影响。

第七章报废处理

办公用品在使用过程中出现损坏或无法继续使用时，应由使用部门填写报废申请单，说明报废原因和物品状况，经行政部审核确认后进行报废处理。

对于含有重要信息的办公用品，如硬盘、U盘等存储设备，在报废前必须进行数据清除，确保公司信息安全。报废的办公用品应按照环保要求进行分类处理，符合相关环保法规。

第八章责任追究

各部门负责人为本部门办公用品管理的第一责任人，应加强对本部门员工的教育和管理，确保制度得到有效执行。

对于违反本制度规定，造成办公用品损坏、丢失或浪费的，将视情节轻重给予相应的处理。情节严重的，将追究相关人员的经济责任和行政责任。

对于在办公用品管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予适当的表彰和奖励，鼓励全体员工共同参与办公用品的节约管理工作。

第九章监督检查

第十章附则

本制度由行政部负责解释和修订，各部门在执行过程中遇到的问题应及时向行政部反馈。行政部将根据公司发展需要和实际执行情况，适时对本制度进行完善和调整。

本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。各部门应组织员工认真学习本制度内容，确保人人知晓、自觉遵守。

公司倡导绿色办公理念，鼓励全体员工从自身做起，从小事做起，共同营造节约型办公环境。通过科学管理和全员参与，实现办公用品使用效益最大化，为公司可持续发展贡献力量。