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合同审查与管理标准化操作流程
一、适用场景与对象
本流程适用于企业内部各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、保密协议等）的全生命周期管理，覆盖业务部门发起、法务部门审查、管理层审批、签署执行、归档等环节。适用对象包括业务部门经办人、法务专员、部门负责人、公司分管领导及档案管理人员，保证合同管理规范、风险可控、权责清晰。
二、标准化操作流程详解
（一）合同发起与初步接收
发起申请
业务部门根据业务需求（如采购商品、提供服务、合作开发等），填写《合同立项申请表》（模板1），明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限等核心要素，经部门负责人审批后，启动合同拟定。
合同拟定与提交
业务部门根据合作方沟通结果，使用公司标准合同模板（如无模板，可参考行业范本）起草合同文本，保证条款清晰、无歧义。拟定完成后，将合同文本（含电子版及纸质版签字扫描件）通过OA系统或指定邮箱提交至法务部门，并附《合同立项申请表》及相关附件（如技术参数、需求说明书等）。
初步接收登记
法务部门指定专人负责合同接收，核对合同文本完整性（是否包含封面、附件、签字页等）、附件齐全性及审批流程合规性。核对无误后，在《合同管理台账》（模板3）中登记合同编号（规则：年份+部门简称+序号，如“2024采001”）、合同名称、提交部门、提交人、提交日期等信息，并出具《合同接收回执》给业务部门；若材料不全或流程不符，需在2个工作日内退回业务部门补充完善。
（二）合同审查（核心环节）
1.形式审查（法务专员初核）
审查内容：合同文本格式是否规范、条款是否完整（当事人信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、生效条件等必备要素是否齐全）、附件是否与一致、签字盖章页是否符合要求（如法定代表人签字需附授权书，公章是否清晰）。
输出成果：若形式存在瑕疵（如缺少签字页、附件不全），法务专员出具《合同形式审查意见表》（模板2），明确修改要求及反馈时限，退回业务部门；若形式合规，进入实质审查。
2.实质审查（法务专员+业务部门协同）
合法性审查：
主体资格：合作方是否为依法设立并有效存续的法人/非法人组织，是否具备相应的经营范围、资质许可（如特种设备生产许可证、食品经营许可证等），必要时通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方征信机构核实信用状况。
条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管规定，是否存在无效条款（如“造成对方人身伤害的免责条款”）。
权利义务对等性：双方权利义务是否明确、对等，是否存在单方加重己方责任或排除主要权利的“霸王条款”。
合规性与风险审查：
合同内容是否符合公司内部制度（如采购合同需符合采购管理办法，服务合同需符合费用报销规定）。
履约风险：合作方履约能力（如注册资本、业绩、财务状况）、履约保障措施（如保证金、抵押担保）、违约责任是否明确且合理（违约金比例是否过高或过低，损失赔偿范围是否清晰）。
特殊条款审查：知识产权归属（如技术开发成果的专利申请权）、保密义务（保密范围、期限）、争议解决方式（仲裁/诉讼，管辖法院/仲裁机构是否明确）等。
业务部门配合：
法务审查过程中，对涉及专业业务的问题（如技术参数、服务标准），需业务部门提供书面说明或专业意见，保证审查结果贴合业务实际。
输出成果：
法务专员汇总审查意见，出具《合同实质审查意见表》（模板2），列明审查结论（通过/需修改/不通过）及具体修改建议（如“建议将违约金比例调整为合同总额的5%”“补充合作方营业执照复印件作为附件”）。若需修改，业务部门应在3个工作日内完成修订并重新提交；若不通过（如存在法律风险且无法协商解决），法务部门需书面说明理由，退回业务部门并报分管领导。
（三）审批与修订确认
分级审批
根据合同金额、风险等级确定审批权限（示例）：
金额≤5万元：业务部门负责人审批；
5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务部门负责人审批；
金额＞50万元：业务部门负责人+法务部门负责人+公司分管领导+总经理审批。
审批人需在《合同审批表》（模板1）中签署意见，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明理由。
修订确认
业务部门根据法务审查意见及审批人要求，完成合同修订后，将修订版合同及《合同审查意见表》《合同审批表》反馈至法务部门。法务专员核对修订内容是否符合审查意见，确认无误后，在台账中更新合同状态为“审批通过”。
（四）签署与用印管理
签署准备
审批通过后，业务部门负责联系合作方确认签署方式（纸质签署/电子签署），同步准备签署文本（纸质合同需打印一式X份，保证每份内容一致；电子签署需通过合法电子签名平台）。
用印申请
业务部门填写《合同用印申请表》（模板1），附审批通过的合同文本、合作方主体资格证明复印件（如营业执照），经部门负
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