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零售业库存盘点流程标准化手册

一、适用场景与盘点类型

本手册适用于零售企业各业态（超市、便利店、百货、专卖店等）的库存管理工作，具体场景包括：

常规周期盘点：按月度/季度/半年度固定周期对全品类或指定品类库存进行系统性清查，保证账实一致性；

临时专项盘点：针对高价值商品、临期商品、或因调价、报损、系统异常等特定情况进行的局部盘点；

交接盘点：门店/仓库管理人员岗位变动时，需对所负责区域库存进行全面盘点并交接；

年终全面盘点：每年末对全年度库存状况进行总结性盘点，用于年度财务审计与经营分析。

二、盘点前筹备工作

（一）成立专项盘点小组

人员配置：由门店店长（或仓库主管）担任总负责人，统筹盘点整体进度；设数据记录员（负责填写盘点表）、数据核对员（负责二次核对数据）、区域负责人（熟悉分管区域商品布局，协助盘点）。

示例：盘点组长：明（店长）；数据记录员：芳（文员）；区域负责人：华（生鲜区）、强（百货区）。

职责明确：总负责人需提前召开盘点启动会，明确各岗位职责、时间节点及奖惩机制，保证全员知晓盘点目标与流程。

（二）确定盘点范围与方式

范围界定：根据盘点类型明确盘点商品类别（如全品类、仅食品类、仅高价值电子产品等）、区域（如A区货架、B区仓库、C区收货暂存区），避免遗漏或重复。

方式选择：

全盘：适用于年终盘点、交接盘点，对所有在库商品逐一清点；

抽盘：适用于常规周期盘点，随机选取30%-50%商品进行重点核查，结合系统数据推算整体库存；

分区盘：按商品类别或存储区域分组，由不同小组同步盘点，提升效率。

（三）准备盘点工具与资料

工具清单：打印版《库存盘点记录表》、电子扫码枪（支持商品编码快速录入）、便签纸（标记异常商品）、笔（红蓝双色，红笔标注差异）、计算器、周转箱（临时存放盘点商品）。

资料准备：提前导出盘点周期内的系统库存数据（含商品编码、名称、规格、账面数量、单位成本），按盘点区域分类装订，保证数据与实际库存状态（如临期、残次品）一致。

（四）系统与库存预处理

系统冻结：盘点前1个工作日17:00，由系统管理员*凯冻结库存管理系统出入库功能，禁止新增出入库单据（紧急情况需经总负责人审批后，由专人手工登记并备注“盘点日异常单”，后续单独处理）。

库存整理：区域负责人需在盘点前完成商品整理：同款商品集中陈列，外包装破损、临期或残次品单独隔离并标注“待处理”，保证每类商品唯一编码对应唯一存放位置，便于快速清点。

三、盘中执行规范

（一）分区盘点实施

清点流程：

区域负责人带领小组按“从左到右、从上到下”顺序逐架清点，避免跳盘或漏盘；

使用扫码枪扫描商品编码，系统自动关联账面数据，记录员同步核对实物与系统信息（名称、规格、保质期等），确认无误后在《库存盘点记录表》对应位置标注“√”；

若发觉实物与账面信息不符（如编码错误、数量差异），立即暂停盘点，由区域负责人复核确认，无法当场解决的标注“待查”并上报总负责人。

数据记录要求：

字迹清晰，禁止涂改，若填写错误需划线更正并签名确认；

实盘数量需为“最小销售单位”（如矿泉水以“瓶”为单位而非“箱”），避免单位换算错误；

对临期（距保质期≤1/3）、残次品（包装破损、影响销售）需单独记录，在盘点表“备注”栏注明类型及数量。

（二）交叉核对与异常处理

二次核对：数据记录员完成区域盘点后，由数据核对员独立进行二次盘点，重点核验差异商品（账面与实盘数量不一致）及“待查”商品，保证两次盘点数据误差率≤1%（误差范围内以实盘数据为准，超需重新盘点）。

异常上报：对无法解决的差异（如系统无对应编码、商品串号），由总负责人汇总后，在盘点当日18:00前反馈至公司库存管理部，由总部相关部门在2个工作日内核查并给出处理意见。

（三）盘点过程监督

总负责人需全程巡查各区域盘点进度，重点检查：

是否按既定流程执行（顺序、单位、记录规范）；

是否存在“估计数量”“提前填表”等违规行为；

异常商品是否及时标注并上报。

对违反流程的人员当场纠正，情节严重者按奖惩机制处理。

四、复盘与优化管理

（一）数据汇总与差异分析

数据录入：盘点结束后24小时内，数据记录员将《库存盘点记录表》信息录入系统，《库存盘点差异表》，自动对比账面数量与实盘数量，计算差异数量（实盘-账面）及差异金额（差异数量×单位成本）。

原因排查：总负责人组织小组对差异商品逐项分析，常见原因包括：

操作类：入库漏录、出库错录、盘点单位换算错误；

管理类：商品被盗、自然损耗（生鲜类）、串号（相似商品混放）；

系统类：数据延迟、编码重复或缺失。

示例：某饮料账面100瓶，实盘85瓶，差异15瓶，排查原因为上周促销活动出库时漏录5单，每单3瓶，合计15瓶。

（二）库存调整与责任认定

账务处理：差异原因确认后，由财务部*红在3个工作日内完成库存账务调整：

盘盈（