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2025年档案数字化安全保密协议

甲、乙双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，就档案数字化项目安全保密事宜达成一致，签订本协议，以资共同遵守。

第一条定义与范围

1.1本协议所称“档案”是指甲方拥有的，包括但不限于纸质、胶片、磁性介质等形式的各类具有保存价值的文件、资料、记录等。

1.2本协议所称“数字化”是指将档案转换为数字格式，包括扫描、图像处理、数据录入、数据库建设、数据迁移等全部或部分过程。

1.3本协议适用的档案范围包括但不限于[具体档案类型、数量、时间跨度]，具体数字化工作内容包括[具体数字化工作内容]。

1.4本协议所称“保密信息”是指在本协议履行过程中，甲乙双方接触到的，未经公开的，具有商业价值或机密性的信息，包括但不限于档案原件内容、数字化过程中产生的数据、系统账号密码、项目相关信息、双方内部管理信息等。

1.5本协议约定的保密义务适用于本协议履行期间以及协议终止后[具体年限]年内，对于协议终止后仍然具有保密性的信息，双方应继续履行保密义务。

第二条保密义务

2.1甲乙双方均应严格遵守本协议的保密义务，采取必要措施保护保密信息，防止保密信息泄露、丢失或被滥用。

2.2甲方的保密责任：

2.2.1保证向乙方提供的档案信息的真实性和完整性，并对档案信息的内容负责。

2.2.2配合乙方进行安全保密工作，提供必要的便利条件。

2.2.3对乙方人员进行保密教育培训，告知其保密义务和责任。

2.2.4对涉及国家秘密的档案，应按照国家有关规定进行管理，并告知乙方。

2.3乙方的保密责任：

2.3.1建立健全的保密制度，制定详细的安全保密措施，并定期进行评估和改进。

2.3.2对接触保密信息的所有员工进行保密教育培训，并进行背景审查，与员工签订保密协议，明确其保密义务和责任。

2.3.3采取必要的技术和管理措施保护保密信息，包括但不限于：

2.3.3.1物理安全措施：建立安全的档案存放区域，实施严格的门禁管理，对数字化设备进行安全存放和使用，并采取防火、防盗、防潮、防虫等措施。

2.3.3.2网络安全措施：部署防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，对网络进行分段管理，对数据传输进行加密，并定期进行安全漏洞扫描和修复。

2.3.3.3数据安全措施：对存储的数字化数据进行加密，实施严格的访问控制，定期进行数据备份和恢复，并建立数据销毁机制。

2.3.4未经甲方书面同意，不得向任何第三方披露保密信息，不得将保密信息用于本协议约定之外的目的。

2.3.5在本协议终止后[具体年限]年内，仍然负责保管和保密在本协议履行期间接触到的保密信息。

2.3.6发生或可能发生保密信息泄露、丢失或被滥用的情况时，应立即通知甲方，并采取一切必要的措施防止或减少损失。

2.4保密例外：

2.4.1根据法律法规或国家有关规定，需要披露保密信息的。

2.4.2接到有关政府部门或司法机关依法要求披露保密信息的。

2.4.3已公开的或者无法控制第三方获取的保密信息。

2.4.4经甲方书面同意披露保密信息的。

2.5任何一方违反本协议的保密义务，应承担相应的违约责任，并赔偿由此给对方造成的全部损失。

第三条安全措施

3.1甲方应确保档案在交接、存储、使用等环节的安全，并配合乙方采取安全措施。

3.2乙方应采取以下安全措施保障档案数字化过程的安全：

3.2.1档案交接安全：建立档案交接登记制度，明确交接责任，确保档案在交接过程中的安全和完整。

3.2.2数字化过程安全：在数字化过程中，对档案进行编号和标识，并采取防尘、防静电、防磁化等措施，确保档案的物理安全；对数字化设备进行定期维护和保养，确保设备的正常运行；对数字化人员进行专业培训，确保其操作规范。

3.2.3数据传输安全：采用加密传输方式，限制数据传输时间和范围，并对传输过程进行监控和记录。

3.2.4数据存储安全：对数字化数据进行分类分级存储，对不同级别的数据进行不同的安全保护；对存储设备进行定期检查和维护，确保存储设备的安全可靠；建立数据访问控制机制，限制对数据的访问权限。

3.2.5数据使用安全：建立数据使用审批制度，明确数据使用的范围和权限，并记录数据使用情况。

3.2.6安全审计：定期对安全措施的有效性进行评估和改进，并接受甲方的监督和检查。

第四条双方的权利和义务

4.1甲方的权利和义务：

4.1.1有权监督乙方履行本协议的情况，包括查阅乙方安全保密措施的相关资料，以及监督乙方人员进行保密教育培训等