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工程档案资料数字化管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范工程档案资料数字化管理工作，确保工程档案的真实性、完整性、可用性与安全性，提高工程管理效率和档案利用水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合工程建设实际情况，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于各类新建、改建、扩建工程项目从立项决策到竣工验收及后续评估等各阶段形成的，具有保存价值的工程档案资料的数字化采集、加工、存储、管理、利用和保密工作。参与工程建设的各相关单位均应遵守本办法。

第三条基本原则

工程档案资料数字化管理应遵循以下原则：

（一）统一标准，规范管理：建立统一的数字化工作标准和流程，确保数字档案的规范性和一致性。

（二）真实有效，安全可靠：确保数字化档案与原件内容一致，保障数字档案的长期可读和安全存储。

（三）全程管理，动态跟踪：对工程档案资料的形成、收集、整理、数字化、归档、利用等环节进行全过程管理。

（四）便捷利用，服务发展：以满足工程建设、运营、维护及后续管理对档案信息的需求为导向，提供高效便捷的利用服务。

第二章工程档案资料的形成与收集

第四条资料形成要求

工程各参与单位应在工程建设过程中，按照相关规定及时、准确、完整地形成工程档案资料。资料形成应符合国家及行业关于工程文件编制的格式、内容要求，做到字迹清晰、签字完备、手续齐全。

第五条资料收集责任

（一）建设单位负责统筹协调工程档案资料的收集工作，对各参建单位的资料收集情况进行监督检查。

（二）勘察、设计、施工、监理、检测等单位负责各自职责范围内形成的工程档案资料的收集、整理，并对其真实性、完整性负责。

（三）资料收集应与工程进度同步，确保不遗漏关键节点的重要资料。

第三章数字化加工与著录

第六条数字化加工范围

凡属归档范围的工程纸质档案资料、声像档案资料等，均应进行数字化加工。电子文件应直接进行规范化整理和归档，无需重复数字化。

第七条数字化加工要求

（一）扫描分辨率：应根据档案资料的类型、内容和后续利用需求确定，确保扫描图像清晰、完整、不失真。对于文字型档案，分辨率不宜低于标准值；对于图纸等含有精细线条或复杂图形的档案，应适当提高分辨率。

（二）色彩模式：一般文字档案可采用黑白模式；如需保留原件色彩信息的，可采用彩色或灰度模式。

（三）文件格式：应选择通用、开放、长期可读的文件格式。文本型扫描件宜采用PDF格式；图纸扫描件可采用PDF或TIFF格式；照片宜采用JPEG或TIFF格式。有条件的可同时生成便于网络传输和浏览的压缩格式。

（四）图像处理：对扫描后的图像应进行适当处理，如去污、纠偏、裁边等，但不得修改原始信息。处理过程应留有记录。

第八条元数据著录

（一）数字档案应包含必要的元数据，以描述档案的内容、背景、管理过程等信息。元数据著录应遵循相关国家标准和行业规范。

（二）基本元数据项应包括：档号、工程名称、项目编号、资料题名、编制单位、编制日期、责任人、文件类型、文件格式、存储路径、密级、归档日期等。根据工程特点和管理需求，可增加其他自定义元数据项。

（三）著录信息应准确、规范、完整，确保数字档案的可检索性和管理性。

第九条数字化质量验收

数字化加工完成后，应进行严格的质量验收。验收内容包括图像清晰度、完整性、文件格式符合性、元数据准确性、命名规范性等。验收不合格的应返工重制，直至符合要求。

第四章数字档案的存储与保管

第十条存储介质与环境

（一）数字档案应存储在安全可靠的存储介质上，可采用磁盘阵列、云存储等方式。存储介质应符合国家相关标准，具备良好的稳定性和耐久性。

（二）存储环境应满足防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防磁、防静电等要求，确保存储设备的正常运行和数据安全。

第十一条数据备份

（一）数字档案应建立完善的备份制度。备份方式可采用定期全量备份与增量备份相结合。

（二）备份数据应存储在与主存储不同的物理位置，并采用不同类型的存储介质，以防止单点故障导致数据丢失。

（三）定期对备份数据进行校验和恢复测试，确保备份数据的有效性和可用性。

第十二条档案保管期限与移交

（一）数字档案的保管期限应按照国家有关工程档案保管期限的规定执行。

（二）工程竣工验收后，建设单位应将符合要求的全套数字档案向相关档案管理部门或接收单位移交。移交时应办理交接手续，并确保数据的完整性和准确性。

第五章数字档案的利用与保密

第十三条利用权限管理

（一）建立严格的数字档案利用权限管理制度，根据档案的密级和利用者的身份、职责，授予不同的访问和操作权限。

（二）利用者应在授权范围内使用数字档案，不得擅自复制、传播、篡改或用于未经许可的其他用途。

第十四条利用方式

（二）鼓励通过网络平台提供远程利用服务，但应采取严格的身份认证和安全控制措施。

第十五条保密管理

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