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采购供应链流程化处理模板

一、适用范围与典型应用场景

生产型企业原材料、零部件采购全流程管理；

商贸企业商品采购与分销供应链协同；

企业办公设备、服务类（如咨询、运维）等非生产物料采购；

多部门协同采购需求的统一管控与审批。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提报与合理性初审

操作目标：保证采购需求真实、必要且符合预算，从源头控制无效采购。

责任主体：需求部门、采购部门、财务部门。

关键步骤：

需求发起：需求部门根据业务计划（如生产排程、项目节点、日常运营），填写《采购需求申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途、期望到货日期、预算金额（含成本构成分析）等信息，部门负责人签字确认后提交至采购部门。

初审与合规性检查：采购部门收到需求后1个工作日内完成初审，重点核对：

需求描述是否清晰、规格是否明确（避免“类似产品”等模糊表述）；

需求数量与历史消耗、业务计划是否匹配（参考安全库存、采购周期）；

预算金额是否符合公司财务制度（超预算需求需附专项说明）。

需求确认：初审通过后，采购部门与需求部门沟通确认需求细节，同步反馈至财务部门备案；不通过则注明原因并退回需求部门整改。

示例动作：生产部因新增产线需采购A零件1000个，填写需求申请表时明确“规格：国标GB/T3098-1，强度等级8.8级，用途：产线装配”，采购部核对安全库存（当前库存200个，月均消耗500个）后确认需求合理。

（二）供应商寻源与评估

操作目标：通过多渠道寻源、资质审查与综合评估，选择性价比最优、履约能力强的供应商。

责任主体：采购部门、需求部门、质量部门（如涉及物料质量）。

关键步骤：

寻源渠道：根据物料类型选择合适渠道，如：

标准物料：通过合格供应商库筛选、行业展会、电商平台（如企业采购平台）公开询价；

定制化物料：定向邀请3家以上潜在供应商提供方案，必要时组织技术交流。

资质审查：供应商需提供《供应商资质表》，包括：

营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械生产许可证）；

质量体系认证（ISO9001等）、环境/职业健康安全认证（如适用）；

近3年同类项目业绩证明（合同关键页复印件）、财务状况（资产负债表、利润表摘要）。

现场评估（如必要）：对关键物料或新供应商，由采购、质量、需求部门组成评估小组，现场检查生产设备、工艺流程、质量控制点，形成《供应商现场评估报告》。

综合打分与选定：采用“价格（40%）、质量（30%）、交付（20%）、服务（10%）”评分体系，对通过审查的供应商打分，得分最高者作为候选供应商（如得分相近，可安排小批量试产试用）。

示例动作：采购部为B类电子元件寻源，通过行业平台筛选5家供应商，资质审查后淘汰2家（无ISO认证），剩余3家现场评估时发觉1家生产环境不达标，最终从2家中选择报价合理且交货期短的供应商。

（三）采购订单下达与合同签订

操作目标：明确双方权责，锁定采购价格与交付条款，规避合同风险。

责任主体：采购部门、法务部门（如适用）、供应商。

关键步骤：

订单编制：采购部门根据选定供应商信息，编制《采购订单》，注明订单号、物料编码、名称规格、数量、单价（含税/不含税）、总价、交付时间与地点、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任等核心条款，需求部门确认后提交审批。

审批流程：订单审批权限按金额分级（示例）：

金额≤5万元：采购部门经理审批；

5万＜金额≤20万元：分管副总审批；

金额＞20万元：总经理审批。

合同签订：金额超10万元或涉及定制化服务的，需签订《采购合同》，法务部门审核合同条款（重点明确知识产权、保密、争议解决等），双方签字盖章后生效，订单作为合同附件。

示例动作：采购部向供应商C下达15万元订单，订单号CG20240500100，约定“30日内送达工厂，验收合格后30天付款”，经分管副总审批后，法务部审核合同无异议，双方盖章执行。

（四）订单执行与交付跟踪

操作目标：保证供应商按时、按量交付，及时处理异常情况。

责任主体：采购部门、需求部门、物流部门。

关键步骤：

交付跟踪：采购专员通过ERP系统或供应商portal跟踪订单进度，关键节点（如生产备料、发货）要求供应商反馈《交付进度表》，提前3日提醒供应商备货。

异常处理：如遇延迟交货、数量短缺、质量问题等，采购部门需在24小时内与供应商沟通，明确解决方案（如分批交付、加急生产、赔偿），同步更新订单状态并通知需求部门调整计划。

物流协调：供应商发货后提供《发货清单》（含物流单号），采购部门对接物流公司跟踪运输状态，保证货物按时送达指定仓库。

示例动作：供应商D因设备故障导致订单延迟5天，采购部收到通知后立即协调其优先生产所需物料，并安排空运补货，同时向需求部门说明情况，调整生产上线计划。

（五）货物验收与入库

操作目标：核对实物