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费用报销及审批标准化操作流程模板

一、适用工作场景

本流程适用于公司内部员工因公开展业务活动产生的各项费用报销，包括但不限于：

日常办公费用：如办公用品采购、通讯费、快递费等；

差旅费用：如交通费（市内交通、城际交通）、住宿费、餐饮补贴等；

业务拓展费用：如客户接待费、场地租赁费、会议费等；

其他合规性支出：如经批准的培训费、资料费等。

二、标准化操作步骤

步骤一：费用发生与单据整理

费用发生：员工因公支出时，需保证费用符合公司《费用管理规范》要求，优先选择合规合作商（如指定酒店、航空公司等），并主动获取合规支出凭证（如电子凭证、纸质收据等）。

单据整理：费用发生后3个工作日内，员工需按费用类别分类整理支出凭证，保证凭证信息完整（含日期、金额、事项、商家名称等），并粘贴在《费用报销单》对应的附件栏，按时间顺序排列。

步骤二：填写费用报销申请单

登录系统：员工通过公司OA系统或财务系统进入“费用报销”模块，选择对应报销类型（如“差旅费”“办公费”）。

填写基础信息：准确录入报销人姓名（*）、所属部门、报销日期、费用归属项目（如“项目”）、总金额等。

填写费用明细：逐项填写费用明细，包括费用发生日期、具体事项、金额、支付方式（如“现金”“公司卡”“个人垫付”）等，保证每笔费用与附件凭证一一对应。

备注说明：如涉及大额支出、特殊费用（如异地接待），需在备注栏详细说明事由及审批依据。

步骤三：部门初审

提交申请：员工填写完成后，“提交”按钮，系统自动将报销申请推至部门负责人*处。

部门审核：部门负责人*需在2个工作日内完成初审，重点审核：

费用是否属于部门预算范围内；

费用事由是否真实、与业务相关；

报销单填写是否完整、附件是否齐全。

审核结果：初审通过后，部门负责人*在系统内“同意”，流转至下一级审批；若不通过，需注明退回原因，员工修改后重新提交。

步骤四：逐级审批

根据费用金额，审批流程如下（示例）：

5000元以下：部门负责人*→财务审核员*→分管领导*；

5000-20000元：部门负责人*→财务审核员*→分管领导*→总经理*；

20000元以上：部门负责人*→财务审核员*→分管领导*→总经理*→董事长*。

审批人需在1个工作日内完成审批，重点关注费用合规性、预算匹配度及审批权限，审核通过后在系统内确认签字，流程自动流转至财务部门。

步骤五：财务复核与付款

财务复核：财务审核员*收到报销申请后，3个工作日内完成复核，重点检查：

报销单与附件金额是否一致；

支出凭证是否符合税务及财务制度（如印章清晰、抬头为公司全称等）；

费用计算是否准确（如差旅补贴标准、税率等）。

处理结果：

复核通过：财务审核员*在系统内确认，提交至出纳安排付款；

复核不通过：注明退回原因（如“附件缺失”“金额计算错误”），员工修改后重新提交流程。

款项支付：出纳收到复核通过申请后，按公司付款周期（如T+3个工作日）安排转账，报销人收到款项后可在系统内查看支付状态。

步骤六：资料归档

纸质归档：每月5日前，财务部门将上月已报销的纸质单据（含报销单、附件凭证）按部门分类编号，存入财务档案室保存，保存期限不少于5年。

电子归档：员工及审批人可通过系统导出已报销电子单据，部门需定期备份电子数据，保证可追溯。

三、费用报销申请单模板

项目

内容

报销人信息

姓名：*部门：*工号：*日期：年月*日

费用归属

项目名称：*预算科目：*（如“差旅费”“办公费”）

费用明细

序号

1

2

3

总金额

人民币（大写）：壹仟叁佰壹拾元整

人民币（小写）：￥1,310.00

附件清单

□支出凭证（共页）□合同复印件□审批单□其他：

审批流程

部门负责人：日期：分管领导：日期：财务审核员：日期：总经理：日期：

四、操作要点与风险提示

时间要求：费用需在发生后15个工作日内提交报销，逾期未提交需说明原因，经总经理*审批后方可受理。

附件规范：

支出凭证需加盖商家公章或财务章，电子凭证需清晰可辨；

差旅费报销需附行程单（如机票订单、火车票信息）；

业务招待费需附接待对象、人数及事由说明。

审批权限：严禁越级审批，审批人需对审批内容负责，不得代签。

常见错误规避：

报销单填写潦草、金额涂改；

费用明细与附件不符（如报销“餐饮费”但附件为办公用品）；

大额费用未提前申请审批。

特殊情况处理：如紧急费用需先通过电话向分管领导*报备，费用发生后1个工作日内补录系统并提交审批。

本流程自发布之日起执行，由财务部门负责解释与修订。