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会议策划与执行实用模板

适用情境与价值

全流程操作指南

一、前期筹备：明确目标与基础框架

步骤1：定义会议核心要素

明确会议主题（如“2024年Q3产品战略规划会”）、目标（如“确定Q3产品迭代方向，明确责任人与时间节点”）

确定会议时间（考虑参会者日程，建议提前1-2周通知）、时长（根据议程内容合理分配，一般会议不超过2小时，研讨会不超过4小时）

选定会议形式（线下/线上/混合，线下需确认场地容量，线上需测试会议软件稳定性）

初步预估参会人数（核心决策层、执行层、相关支持部门等）

步骤2：组建筹备团队与分工

设立总负责人（张经理），统筹整体进度

划分专项小组：

议程组：负责制定会议流程、收集议题、确认各环节时长

物料组：准备会议资料（PPT、手册、签到表）、设备（投影仪、麦克风、白板）、物料（名牌、饮用水、会议用品）

后勤组：负责场地预订、餐饮安排（如需）、交通指引（如需）、住宿协调（如需异地参会）

宣传组：负责会议通知、预热宣传（如内部邮件、海报）、会后总结推送

步骤3：制定会议预算

根据会议规模和需求，列支预算明细（场地费、物料费、餐饮费、交通住宿费、嘉宾费用等），需预留10%-15%的备用金应对突发情况。

二、中期策划：细化内容与执行细节

步骤1：设计会议议程

按逻辑顺序排列议题（如“开场致辞→议题1汇报→议题2讨论→决策环节→总结收尾”），每个议题明确汇报人、讨论时长、预期产出

穿插互动环节（如提问、分组讨论），避免全程单向输出

提前与各议题汇报人确认内容，保证信息准确、时长可控

步骤2：准备会议材料

核心资料：会议通知（含时间、地点、议程、参会要求）、会议手册（含议程、参会名单、资料索引）、PPT（简洁明了，重点突出数据结论）

辅助材料：签到表、反馈表、笔和纸（线下会议）、会议纪要模板

步骤3：确认场地与设备

场地检查：提前1天实地查看，确认桌椅摆放（根据会议形式选择课桌式/会议式/圆桌式）、投影/屏幕清晰度、音响效果、网络稳定性

设备调试：麦克风（备用电池）、激光笔、翻页器、会议软件（线上会议需测试共享屏幕、分组讨论功能）

物料摆放：名牌按座位图放置，饮用水每席位1瓶，资料袋提前分发或在签到台领取

步骤4：发送会议通知与提醒

提前3天发送正式通知（含日历邀请），附上会议资料提前预习

会议前1天发送提醒短信/邮件，重申时间、地点、注意事项（如“请携带笔记本电脑”“提前10分钟签到”）

三、现场执行：控场与应变

步骤1：签到与暖场

线下：设置签到台，核对参会信息，发放资料袋、名牌；提前播放暖场音乐或公司宣传片

线上：提前15分钟开启会议室，引导参会者测试设备，播放欢迎页面

步骤2：按议程推进会议

总负责人把控整体节奏，每环节结束前提醒剩余时间（如“议题讨论还剩5分钟，请聚焦核心结论”）

汇报人需严格控制时长，主持人适时引导（如“感谢李工的汇报，请王总补充意见，我们进入下一环节”）

讨论环节避免跑题，指定专人记录关键观点和待办事项

步骤3：处理突发情况

设备故障：立即启用备用设备（如备用麦克风、4G热点），同时联系技术支持人员

人员迟到：若为关键发言人，可临时调整议程顺序（如先进行其他议题），会后单独沟通

线上会议卡顿：引导参会者切换网络，必要时开启“仅主持人发言”模式，优先保证核心内容传达

四、会后收尾：总结与跟进

步骤1：整理会议纪要与资料

会后24小时内完成会议纪要，内容包括：会议基本信息、各议题讨论要点、形成的决议、待办事项（责任人和完成时限）

整理会议资料（PPT、签到表、照片等），归档至共享文件夹（命名规则：“会议名称-日期”）

步骤2：分发纪要与跟进待办

会议纪要经总负责人审核后，在48小时内发送至所有参会者及相关方

跟踪待办事项进度，每周更新完成情况，保证决议落地

步骤3：收集反馈与复盘

发放会议反馈表（线上问卷工具/纸质表），收集参会者对议程安排、组织效率、内容价值的评价

召筹备团队复盘会，总结经验（如“议程时间分配需更合理”）、不足（如“备用设备未及时到位”），优化下次会议流程

核心工具表单

表1：会议基本信息表

项目

内容说明

示例

会议名称

需体现核心主题

2024年Q3产品战略规划会

会议时间

具体到日期、上/下午、开始/结束时间

2024年7月15日14:00-16:00

会议地点

线下需写具体会议室，线上需写会议

公司3楼第一会议室/腾讯会议X

会议主题

一句话概括会议核心目标

确定Q3产品迭代方向与责任分工

参会人员

列出核心参会人及部门

张总（总经理）、李工（产品部）、王主管（市场部）等

筹备负责人

统筹整体策划与执行

张经理（行政部）

预算总额

单位：元

15,000

表2：会议议程安排表

环节

时间

内容说明

责任人

所需物料

签到暖场

13:30-14:00

参会者签到、资