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采购订单审核与供应商评价标准模板

模板适用场景与核心价值

本模板适用于企业采购部门在日常采购管理中，对采购订单进行标准化审核，以及对合作供应商进行系统化评价的场景。通过规范审核流程与量化评价标准，可帮助采购团队实现以下目标：

风险控制：保证采购订单内容合规、预算合理，规避合同纠纷与资金风险；

供应商管理：建立客观、透明的供应商绩效评估体系，激励优质供应商，优化供应商结构；

流程提效：明确各部门职责分工，减少审核环节的反复沟通，提升采购整体效率。

适用于制造业、贸易公司、服务业等各类有采购需求的企业，尤其适合采购规模较大、供应商数量较多的组织。

采购订单审核操作流程

采购订单审核需遵循“逐级核查、权责分明”原则，保证订单信息准确、合规、符合企业利益。具体操作步骤

1.订单接收与初步核查

操作主体：采购助理/订单专员

操作内容：

接收业务部门提交的《采购申请单》（需注明物料名称、规格、数量、预估单价、用途、需求日期等信息），核对申请单与供应商提供的《报价单》《供货合同》等基础文件是否齐全；

初步检查订单信息完整性：物料编码、规格型号、数量、单价、总金额、交货地点、付款方式、收货人等关键字段是否填写清晰，无遗漏或模糊表述；

确认供应商资质文件是否在有效期内（如营业执照、相关行业许可证、ISO认证等，首次合作的供应商需完成资质预审）。

输出结果：若信息不全或资质缺失，退回业务部门补充；若基础信息完整，进入下一环节。

2.合规性与预算审核

操作主体：采购经理*

操作内容：

合规性审核：核对采购订单是否符合公司《采购管理制度》《合同管理办法》及国家相关法律法规（如招投标法、反商业贿赂规定等）；重点检查：

采购需求是否与公司生产/运营计划匹配，是否存在“超需采购”或“紧急采购无审批”情况；

供应商选择是否符合采购方式规定（如公开招标、询比价、单一来源采购等，需保留审批记录）；

合同条款是否完整（违约责任、知识产权、争议解决方式等），是否存在法律风险条款。

预算审核：对照公司年度/季度采购预算，核对订单总金额是否超预算；若超预算，需检查是否有《预算调整申请表》（经财务部门及分管领导*审批）。

输出结果：合规且预算内订单，签署审核意见；不合规或超预算未审批订单，退回并说明原因。

3.技术参数与质量标准确认

操作主体：技术部/质检部（根据物料类型确定）

操作内容：

对照《物料技术规格书》或《质量验收标准》，审核订单中的物料参数（如尺寸、材质、功能指标、环保认证等）是否与需求一致；

确认供应商的质量保障措施（如出厂检验报告、第三方检测认证、质量承诺书等），是否满足公司对物料质量的要求；

对于定制化物料，需审核供应商提供的技术图纸或工艺方案是否经技术部门确认。

输出结果：技术参数与质量标准符合要求，签署确认意见；若存在偏差，反馈至采购部门与业务部门协商调整。

4.价格与成本合理性评估

操作主体：成本会计/采购专员

操作内容：

对比历史采购价格、市场行情价（通过行业平台、第三方询价获取）、供应商报价，分析订单单价是否合理；

核算物料总成本（含运输费、保险费、税费等附加费用），评估是否存在隐性成本未计入；

对于长期合作供应商，可结合其过往价格稳定性、付款账期等因素，综合评估价格优惠空间。

输出结果：价格合理，签署审核意见；价格异常（如显著高于市场价），需重新启动询比价流程或要求供应商说明成本构成。

5.交期与物流方案审核

操作主体：物流部/采购专员

操作内容：

核对订单交货日期是否满足生产/运营需求，结合供应商生产周期、运输时效（如海运、陆运时效）、节假日因素等，评估交期可行性；

审核物流方案（运输方式、物流服务商、运费承担方、货物保险等），保证运输过程安全、可控；

对于大宗或易损物料，需确认供应商的包装防护措施是否到位。

输出结果：交期与物流方案可行，签署审核意见；若交期紧张或物流方案存在风险，要求供应商提供应急预案或调整交期。

6.最终审批与订单下达

操作主体：分管副总/总经理（根据订单金额分级审批）

操作内容：

汇总以上所有环节的审核意见，对订单进行全面风险评估；

按照公司审批权限（如：金额≤5万元，采购经理审批；5万＜金额≤20万元，分管副总审批；金额＞20万元，总经理*审批）签署最终审批意见；

审批通过后，由采购专员将盖章生效的采购订单同步至供应商、财务部、仓库、质检部等相关部门，并跟踪供应商确认回执。

供应商评价标准实施步骤

供应商评价需定期开展（建议每季度/半年度一次），结合订单履约数据、质量反馈、服务表现等多维度指标，形成客观评价结果，作为供应商分级、合作调整的重要依据。具体步骤

1.确定评价周期与范围

评价周期：根据供应商合作稳定性及物料重要性设置，如：核心供应商（占比采购额≥30%）每季度评价，一般供应商每半年评价，新合