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企业行政日常运营操作手册

一、引言

本手册旨在规范企业行政日常运营核心工作流程，提升行政服务效率与标准化水平，涵盖会议组织、办公物资管理、访客接待、固定资产管理及差旅服务五大高频场景。手册内容以“流程清晰、操作具体、模板实用”为原则，为企业行政人员提供全流程操作指引，保证各项行政工作有序开展。

二、会议组织与管理全流程

（一）会议筹备与执行步骤

会议发起与审批

申请人（部门负责人或会议发起人）填写《会议申请表》（详见模板2.1），明确会议名称、时间、地点、参会人员、议题、所需设备及预计时长。

根据会议级别提交审批：部门内部会议由部门负责人审批；跨部门/公司级会议需提前3个工作日报行政总监审批。审批通过后，行政部方可启动会务筹备。

会议通知与准备

行政部根据审批结果，通过企业内部通讯工具（如OA系统、企业）发送会议通知，包含会议基本信息及“请提前10分钟到场”等提示。

提前1个工作日确认会议室availability，布置会场（调试投影仪、麦克风、空调，摆放会议资料、饮用水等）；如需视频会议，提前测试设备连接。

会议召开与记录

会议当天，行政人员提前30分钟到场，再次检查设备并引导参会人员签到。

会议进行中，行政人员负责设备保障、茶水补充，并指定专人（或会议发起人指定人员）记录会议要点，形成《会议纪要》（详见模板2.2），明确决议事项、责任部门及完成时限。

会议后续跟进

会议结束后24小时内，行政部将《会议纪要》经会议发起人确认后，分发给所有参会人员及相关部门。

跟踪决议事项落实情况，对逾期未完成的部门进行提醒，保证会议成果落地。

（二）会议相关模板

模板2.1：会议申请表

项目

内容要求

会议名称

例：“2024年Q3销售目标研讨会”

会议时间

年/月/日时/分-时/分（精确到30分钟）

会议地点

会议室编号（如：3楼301会议室）或线上会议

参会人员

列出部门+姓名（如：销售部-、市场部-）

会议议题

1.Q3销售目标分解；2.新市场推广方案讨论（每条议题不超过50字）

所需设备

□投影仪□麦克风□白板□视频会议系统□其他（请注明）

会议发起人

姓名：**；部门：销售部；联系方式：内线8888

审批意见

部门负责人签字：__________日期：__________行政总监签字：__________日期：__________

模板2.2：会议纪要

会议名称

2024年Q3销售目标研讨会

会议时间

2024/7/1514:00-16:00

召集人

**

记录人

**

参会人员

销售部-、；市场部-赵六；财务部-周七

缺席人员

无（请注明原因）

会议议题及决议

1.议题：Q3销售目标分解决议：销售部将目标分解至各区域，7月20日前提交分解表。2.议题：新市场推广方案决议：市场部8月1日前提交方案初稿，财务部配合预算评估。

待办事项跟踪

责任部门：销售部；事项：提交目标分解表；完成时限：2024/7/20责任部门：市场部；事项：提交推广方案初稿；完成时限：2024/8/1

（三）会议组织关键提醒

会议时长控制：一般会议不超过2小时，超过1.5小时的会议需安排中间休息10分钟。

设备应急：会议室需配备备用投影仪、麦克风，设备故障时立即启用备用方案并通知IT支持。

纪要规范：决议事项需明确“做什么、谁负责、何时完成”，避免模糊表述。

三、办公物资申领与采购规范

（一）物资申领与采购操作步骤

需求提报与审批

员工根据工作需要填写《办公物资申领单》（详见模板3.1），注明物资名称、规格、数量、用途及申领部门。

部门负责人审核需求合理性后提交行政部；单次申领金额超500元或为非常用物资，需额外标注“特殊需求”并报行政经理审批。

采购与入库管理

行政部汇总申领需求，核对库存（常用物资需保持1个月安全库存），对库存不足或特殊需求启动采购流程。

采购时优先选择定点供应商（需签订年度供货协议），3家以上比价后确定供应商，保证价格、质量合规。

物资到货后，行政库管员核对送货单与采购单，确认数量、质量无误后入库，更新《库存物资台账》（详见模板3.2），并在申领单上标注“已入库”。

物资领用与发放

员工凭审批通过的《办公物资申领单》至行政部领用，库管员核对单据信息后发放，领用人签字确认。

常用物资（如A4纸、笔）实行“按需申领、定期补充”，每月1-5日为集中领用日，其他时间紧急申领需部门负责人签字说明。

（二）办公物资相关模板

模板3.1：办公物资申领单

申领部门

销售部

申领人

**

申领日期

2024/7/10

物资名称

规格型号

单位

申领数量

用途

审批状态

A4打印纸

80g白色

包

5

客户资料打印

已审批

中性笔

0.5mm黑色（晨光）

支

10

日常办公

已审批

特殊需求说明

（无）

部门负责人审批

签字