行政办公流程标准化手册.docVIP

通用行政办公流程标准化手册

前言

为规范公司行政办公行为，提升工作效率，保证各项事务有序开展，特制定本手册。本手册涵盖行政办公核心流程，明确操作标准与责任分工，供全体员工参考执行。

一、适用范围

本手册适用于公司各部门日常行政办公事务，包括会议组织、办公用品管理、文件收发、差旅申请、访客接待等场景，旨在统一操作规范，减少沟通成本，保障行政工作标准化、规范化运行。

二、会议组织标准化流程

（一）适用情形

部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、外部对接会等各类会议的组织与实施。

（二）操作步骤

会议发起与申请

申请人（部门负责人*或会议组织者）需提前2个工作日填写《会议申请表》（模板见2.1），明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需物料（投影仪、白板、文具等）及预算。

若为跨部门会议，需提前征求相关部门负责人*意见，保证参会人员时间协调一致。

会议审批

《会议申请表》提交至部门负责人审批，涉及公司级重要会议（如年度总结会、战略研讨会）需额外报请分管领导审批。

审批通过后，申请人将会议信息同步至行政部，由行政部统筹协调会议室及物料资源。

会议筹备

行政部*根据申请表内容，提前1个工作日完成会议室预订（含桌椅摆放、设备调试）、物料准备（如会议资料、饮用水、名牌等）。

申请人需提前24小时将会议议程及相关资料发送至参会人员，便于会前准备。

会议召开

参会人员需提前10分钟到达会场，签到就座；会议组织者提前5分钟检查设备、物料是否到位。

会议期间，主持人需严格控制时间，按议程推进；参会人员需遵守纪律，将手机调至静音或震动模式，未经允许不得中途离场。

会后整理

会议结束后，组织者负责清理会场，整理会议记录（含决议事项、责任人、完成时限），并于2个工作日内将会议纪要通过OA系统发送至参会人员及相关部门。

行政部*回收会议物料，检查设备完好情况，保证资源可重复利用。

（三）相关模板

模板2.1：《会议申请表》

会议主题

会议时间

会议地点

参会人员

主持人

记录人

会议议程（简述）

所需物料

□投影仪□白板□文具□饮用水□其他：______

预算金额（元）

申请人签字

部门负责人*审批

行政部*备案

（四）注意事项

会议主题需明确、聚焦，避免无关议题占用时间；

涉密会议需提前报备行政部*，做好保密措施，会议资料不得随意外传；

临时性紧急会议需提前4小时联系行政部*协调资源，保证会议顺利召开。

三、办公用品申领与管理流程

（一）适用情形

各部门日常办公所需耗材（纸张、笔、文件夹等）、设备（U盘、计算器等）的申领、领用与库存管理。

（二）操作步骤

需求统计与申请

每月25日前，各部门专员统计次月办公用品需求，填写《办公用品申领单》（模板见3.1），注明物品名称、规格、数量、用途。

申领需遵循“按需申领、避免浪费”原则，非必需品不得重复申领。

审批与汇总

《办公用品申领单》提交至部门负责人审批后，报至行政部。

行政部核对各部门申领总量，结合库存情况编制《月度办公用品采购计划》，报行政主管审批。

采购与入库

行政部*根据审批通过的采购计划，通过合格供应商采购物品（紧急需求可先采购后补流程）。

物品送达后，行政部*与采购员共同验收，核对品名、规格、数量无误后入库，登记《办公用品库存台账》（模板见3.2）。

领用与登记

员工领用办公用品时，需至行政部*填写《办公用品领用登记表》（模板见3.3），注明领用人、物品名称、数量、领用日期。

耐用办公用品（如U盘、计算器）需领用人签字确认，后续如需更换需说明原因。

库存盘点

行政部*每月末进行库存盘点，核对台账与实际库存，保证账实相符；对临近保质期的物品（如墨盒、硒鼓）及时通知各部门使用，避免浪费。

（三）相关模板

模板3.1：《办公用品申领单》

申领部门

申领日期

申请人

物品名称

规格

申领数量

部门负责人*签字

行政部*审核

行政主管*审批

模板3.2：《办公用品库存台账》

入库日期

物品名称

规格

入库数量

领用数量

结余数量

管理员

模板3.3：《办公用品领用登记表》

领用日期

领用人

物品名称

规格

领用数量

签字确认

（四）注意事项

办公用品申领需提前规划，避免临时突击申领影响库存管理；

私人物品不得通过公司办公用品渠道申领；

行政部*每季度公示办公用品消耗情况，各部门需关注成本控制。

四、文件收发与归档流程

（一）适用情形

公司外部来文（上级单位、客户、供应商等）、内部发文（通知、制度、报告等）的接收、登记、流转、归档管理。

（二）操作步骤

文件接收

外部文件通过快递、邮件或专人送达时，行政部*收件人需当场检查文件密封情况，确认无误后签收。

内部文件由各部门提交至行政部*，注明文件类型、紧急程度及主送部门。

文件登记

收件人当日完成《文件收发登记表》（模板见4.1）填写，包括文件编号、