律师民事案件案卷归档操作规范.docxVIP

律师民事案件案卷归档操作规范

一、总则

（一）目的与意义

民事案件案卷归档是律师执业活动中不可或缺的重要环节，是对案件办理全过程的系统梳理与固化。规范的归档工作不仅有助于提升律师事务所的内部管理水平、保障案件质量追溯、防范执业风险，更是律师总结办案经验、提升专业素养的基础，同时也为应对可能的执业检查、投诉处理及后续法律研究提供了原始依据。本规范旨在统一本所民事案件案卷归档的操作标准，确保归档工作的规范化、标准化和精细化。

（二）基本原则

民事案件案卷归档应遵循以下原则：

1.及时性原则：案件办结后，承办律师应尽快启动归档工作，避免材料积压或遗失。

2.全面性原则：归档材料应全面反映案件的受理、调查、证据收集、法律分析、代理活动、裁判结果及后续执行等各个环节。

3.真实性原则：归档材料必须是案件办理过程中形成的原始文件或经核对无异的复印件，确保内容真实、准确。

4.规范性原则：案卷材料的收集、分类、排序、编目、装订、保管等环节均应符合本规范及事务所相关制度的要求。

5.安全性原则：归档案卷应妥善保管，防止丢失、损毁、篡改或不当泄露，确保档案安全。

（三）适用范围

本规范适用于本所所有执业律师及辅助人员承办的各类民事案件（包括但不限于合同纠纷、侵权责任纠纷、婚姻家庭纠纷、劳动争议、知识产权纠纷等）的案卷归档工作。

二、案卷材料的收集与整理

（一）材料收集的范围

承办律师应自案件受理之初即开始有意识地收集与案件相关的全部材料，具体包括但不限于：

1.案件受理阶段材料：委托代理合同、授权委托书（含授权范围确认）、委托人身份证明文件、收取费用凭证、案件受理通知书（若为法院或仲裁机构受理）、起诉状/仲裁申请书、答辩状等。

2.证据材料：各方当事人提交的证据清单、证据原件及复印件（注明“与原件核对无异”及核对日期、核对人）、证据说明、质证意见、调查取证申请书、证人出庭申请书及证人身份证明等。

3.诉讼/仲裁程序材料：法院传票、应诉通知书、举证通知书、合议庭组成人员通知书、开庭笔录、谈话笔录、质证笔录、代理词、辩论意见、各类裁定书、判决书、调解书、裁决书等。

4.法律文书材料：律师事务所出具的法律意见书、代理方案、案件讨论记录、与委托人的沟通记录（如邮件、函件、会谈纪要等）、向对方或第三方发出的律师函及送达凭证等。

5.执行材料：若案件进入执行程序，应包括执行申请书、执行依据、法院执行通知书、财产线索材料、执行和解协议、执行裁定书、款项收付凭证等。

6.其他材料：与案件处理相关的各类沟通函件、通知、照片、录音录像资料（需注明来源、制作时间、内容概要）、电子数据存储介质及说明等。

（二）材料的初步整理

在案件办理过程中，承办律师及辅助人员应同步对收集到的材料进行初步整理：

1.区分原件与复印件：原件应妥善保管，复印件应注明原件保管情况及核对信息。

2.及时标注：对收到或形成的材料，应注明收到日期、来源、去向等信息。

3.分类存放：可按案件阶段或材料类型，使用文件夹、档案盒等工具进行初步分类存放，避免混乱。

4.电子材料管理：对于电子文件，应建立清晰的文件夹结构，统一命名规则，重要电子材料应及时备份，并在案卷中注明电子材料的存储位置及获取方式。

三、案卷的系统整理与分类

案件办结（以收到终审裁判文书、调解书、和解协议履行完毕或委托人明确终止代理关系等为标志）后，承办律师应在规定期限内（一般不超过三十日）完成案卷的系统整理与分类。

（一）整理步骤

1.材料清点：将案件办理过程中形成和收集的全部材料进行汇总清点，确保无遗漏。

2.筛选甄别：剔除与案件无关的、重复的或无保存价值的材料。对于虽重复但有不同版本或重要修改痕迹的材料，应酌情保留并注明。

3.排序编码：

*一般按照案件办理的时间顺序结合材料的逻辑关系进行排序。

*通常的排序逻辑为：案卷封面、卷内目录、备考表、委托代理手续、案件受理材料、证据材料（原告/申请人证据在前，被告/被申请人证据在后，每组证据按证据清单顺序排列）、诉讼/仲裁程序材料（按程序进展顺序）、法律文书（裁判文书一般按生效时间先后或审级顺序排列，本所出具的法律文书紧随其后）、执行材料（若有）、其他辅助材料。

*对排序后的材料，应逐页编写页码，页码位置应统一（如右下角或左下角），且应包含所有有文字或图表的页面。

（二）卷内目录编制

卷内目录是检索案卷材料的重要工具，应逐项认真填写。内容包括：

1.序号：材料的顺序号。

2.文号：材料本身的编号（如判决书案号、律师函编号等）。

3.材料名称：准确、完整地填写材料标题。

4.日期：材料形成的日期。

5.页号：该材料在案卷中的起始页和终止页页码。

6.备注：需要说明的其他事项，