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销售合同标准化管理模板与执行流程

引言

销售合同是企业与客户之间明确权利义务、规范交易行为的核心法律文件，其标准化管理能有效降低合同风险、提升审批效率、保障企业合法权益。本文通过明确适用场景、细化执行步骤、提供标准模板及注意事项，为企业构建一套规范、高效的销售合同管理体系，助力业务合规化、流程化运作。

一、销售合同标准化管理的适用场景

销售合同标准化管理适用于以下场景，保证不同业务场景下的合同管理均符合规范要求：

规模化业务场景：企业产品/服务销售覆盖区域广、客户数量多，需通过统一模板和流程快速合同，避免重复劳动；

多部门协作场景：合同涉及业务、法务、财务、仓储等多部门协同，需明确各部门职责，保证审批流程顺畅；

高风险交易场景：合同金额较大、履行周期较长或涉及定制化服务时，需通过标准化条款规避法律风险、明确违约责任；

合规审计场景：企业需应对内外部审计（如财务审计、法律合规检查），标准化合同可作为完整业务凭证，支持追溯与核查。

二、销售合同标准化管理执行步骤

1.合同需求发起与信息核对

操作要点：

业务人员与客户达成合作意向后，填写《销售合同需求申请表》（见附件1），明确合同标的物、数量、单价、金额、履行期限、付款方式、交货地点等核心要素；

核对客户基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式等），保证客户主体资格合法（可通过“国家企业信用信息公示系统”初步核查，禁止使用网址或，仅说明核查渠道）；

对于定制化产品/服务，需附技术协议、图纸等附件，并经技术部门确认需求可行性。

责任人：业务专员、业务负责人

输出成果：《销售合同需求申请表》（含客户信息及需求明细）

2.标准合同模板起草与填写

操作要点：

从企业《销售合同标准模板库》中选择对应类型模板（如标准产品销售合同、定制化服务合同、长期供货合同等），禁止擅自修改模板核心条款；

根据《销售合同需求申请表》填写合同具体内容，重点核对以下信息：

标的物名称、规格型号、数量与需求一致；

单价、总金额（大小写一致）、折扣政策符合企业定价策略；

履行期限（交货/服务完成时间）、付款节点（如预付款比例、到账时间）明确具体；

质量标准、验收方法、违约责任、争议解决方式（如约定管辖法院为企业所在地人民法院）等条款完整。

责任人：业务专员、法务专员

输出成果：《销售合同（草案）》（含附件清单）

3.合同内部审批流程

操作要点：

业务负责人*审核合同条款的业务合理性（如价格、交货周期是否符合客户需求及企业政策）；

财务经理*审核财务条款（如付款方式、税务处理、发票开具要求是否符合企业财务制度）；

法务专员*审核法律条款（如主体资格、权利义务、违约责任、知识产权约定等是否存在法律风险）；

对于合同金额超过一定额度（如50万元）或涉及重大业务合作，需增加总经理*审批环节。

审批通过后，在合同管理系统（如OA系统）中审批记录，各部门电子签字确认。

责任人：业务负责人、财务经理、法务专员、总经理（视情况）

输出成果：审批通过的《销售合同（终稿）》

4.合同签订与生效

操作要点：

打印审批通过的合同终稿（一式两份或三份，甲乙双方各执一份，企业存档一份），保证合同文本清晰、无涂改（若有修改需双方盖章确认修改处）；

由法定代表人或授权代表（需附授权委托书）签字并加盖企业合同专用章，禁止使用财务章或部门章；

客户方需加盖公章（或合同专用章），法定代表人签字，核对客户提供的营业执照复印件与合同主体信息一致；

合同签订后3个工作日内，将客户签字盖章的合同原件收回，扫描存入合同管理系统，同步更新《销售合同台账》（见附件2）。

责任人：行政专员、业务专员

输出成果：已签订的《销售合同》原件、电子存档文件、更新后的《销售合同台账》

5.合同履行与过程跟踪

操作要点：

业务专员*根据合同约定履行义务（如安排生产、组织发货、提供服务），提前3天通知客户准备收货/验收；

履行过程中若需变更合同（如交货延期、数量调整），需签订《合同变更协议》（使用标准变更模板），重新履行审批流程；

财务专员*根据合同约定跟踪回款，对逾期未付款项，及时发送《催款通知书》，并记录沟通情况；

客户验收时，要求签署《验收合格证明》，明确验收时间、结果及异议处理方式。

责任人：业务专员、财务专员、客户服务专员*

输出成果：发货/服务记录、《合同变更协议》（若有）、《验收合格证明》、回款记录

6.合同归档与后续管理

操作要点：

合同履行完毕（含收款、质保期满）后15个工作日内，由行政专员*将合同原件、附件（如需求申请表、审批记录、变更协议、验收证明等）整理成册，编号归档；

归档分类标准：按合同编号（如“XZHT-2024-X”）或客户名称分类，建立电子索引目录，便于检索；

合同保管期限：一般合同保存不少于5年，重大/涉诉合同保存不少于1