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销售合同审核与签署流程模板

适用业务场景

全流程操作步骤

第一步：合同发起与基础资料准备

责任主体：销售部门（业务负责人/销售代表）

操作说明：

需求对接：与客户充分沟通，明确合同标的（产品/服务名称、规格型号、数量等）、价格条款（单价、总价、是否含税等）、履行期限（交货/服务时间、付款周期）、违约责任、争议解决方式等核心要素。

资料收集：收集客户主体资格材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明），确认客户签约权限（若签约人为非法定代表人，需提供授权委托书及受托人证件号码明）。

合同起草：根据企业标准合同模板及客户需求，起草合同文本，保证条款完整、表述清晰，重点注明双方权利义务、不可抗力条款、知识产权归属（如适用）等。

内部登记：在企业合同管理系统或台账中登记合同基本信息（合同编号、客户名称、合同金额、预计签署日期等），发起审核流程。

第二步：多部门协同审核

责任主体：销售部门（初审）、法务部门（法律审核）、财务部门（财务审核）、业务负责人（终审）

审核要点及流程：

销售部门初审：

核对合同内容与客户需求是否一致，保证商务条款（价格、交货期、付款方式等）符合销售政策及报价承诺；

检查客户主体资格材料是否齐全、有效，签约人权限是否合法；

确认合同附件（如技术参数表、验收标准、报价单等）与内容无冲突。

法务部门审核：

审核合同条款的合法性、合规性，是否存在法律风险（如格式条款是否公平、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院等）；

检查合同主体是否具备完全民事行为能力，合同标的是否符合法律法规禁止性规定；

对法律风险点提出修改建议，必要时提供修订后的法律条款。

财务部门审核：

审核合同金额的准确性、付款方式的合理性（如预付款比例、进度款节点、尾款支付条件等）；

评估客户信用状况，确认是否需要调整付款条件或要求提供担保；

核对税务条款（如税率、发票类型、开票时间等）是否符合企业财务制度及税法规定。

审核意见反馈与修订：

各部门审核需在1-3个工作日内完成（紧急合同可缩短时限），通过合同管理系统或书面形式反馈审核意见；

销售部门汇总各部门意见，与客户沟通修订合同文本，若客户对条款有重大调整，需重新启动审核流程。

第三步：最终审批与签署授权

责任主体：企业法定代表人/授权审批人

操作说明：

审批提交：销售部门将经各部门审核修订后的合同文本及审核意见表提交至最终审批人（如总经理、分管销售副总）。

审批决策：审批人重点审核合同整体风险、商务条款合理性及企业资源匹配度，签署审批意见（“同意签署”“修改后签署”或“不予签署”）。

签署授权：审批通过后，由法定代表人或其书面授权的签署人（如销售总监、法务负责人）代表企业签署合同；签署人需核对合同文本与审批版本一致，避免签署后私自修改。

第四步：合同签署与交付归档

责任主体：销售部门、法务部门、行政档案部门

操作说明：

签署方式：

纸质合同：一式多份（如客户联、企业财务联、法务联、销售联等），双方签字盖章（企业盖合同专用章或公章，个人需签字按手印）；

电子合同：通过合法电子签约平台签署，保证签署人身份真实、合同内容不可篡改，电子存档文件。

合同交付：签署完成后，销售部门在2个工作日内将客户联交付客户，并获取客户签收回执；电子合同需通过平台发送至客户指定账户。

归档管理：

纸质合同原件由行政档案部门统一编号、登记、存档，销售部门留存复印件或扫描件；

电子合同存入企业合同管理系统，标注归档状态，保证可查询、可追溯；

归档材料包括：合同文本、客户主体资格材料、审核意见表、审批文件、签收回执等。

核心模板工具

表1：销售合同基本信息表

合同编号

合同名称

甲方（客户）信息

乙方（本企业）信息

合同标的

合同金额（大写/小写）

履行期限

付款方式

交货/服务地点

违约责任

争议解决方式

附件清单

发起部门

发起人

发起日期

表2：合同审核意见表

审核环节

审核部门

审核人

审核时间

审核意见

修改情况说明

备注

初审

销售部

*某

法律审核

法务部

*某

财务审核

财务部

*某

终审

总经理办

*某

表3：合同签署记录表

签署方

签署人

职务

签署日期

签署方式（纸质/电子）

合同原件份数

归档编号

备注

甲方

乙方

关键风险提示

条款明确性：避免使用“约”“左右”“尽快”等模糊表述，关键条款（如交货时间、付款节点、违约金计算方式）需量化、可执行，防止后续争议。

审核时效性：各部门需在规定时限内完成审核，若因延迟审核导致合同履行受阻，由延迟部门承担责任；紧急合同可设置“加急审核”通道，但需保证核心风险无遗漏。

签署主体合法性：严格核查客户签约人身份及授权范围，非法定代表人签署时，务必要求提供加盖客户公章的授权委托书，避免因无权代理导致合同无效。

归档完整性：合同签署后需及时归档，保证所有附件、审核记