企业行政公文标准化书写工具包.docVIP

企业行政公文标准化书写工具包

一、适用场景与价值定位

本工具包适用于企业内部各类行政公文的标准化撰写，覆盖日常管理、跨部门协作、对外沟通、事务汇报等典型场景，具体包括但不限于：

事务通知类：如会议安排、放假通知、制度发布、工作要求等；

请示报告类：如事项请示、工作进展汇报、专项工作总结、资源申请等；

函件往来类：如部门间协作函、对外业务联系函、问题咨询与回复等；

会议纪要类：如各类工作会议、专题研讨会、项目推进会等记录。

通过标准化模板与流程规范，可提升公文撰写效率、统一格式风格、保证信息传递准确，同时规避因格式不规范、表述不清晰导致的沟通误解或管理风险。

二、标准化操作流程

公文撰写需遵循“明确目的→收集信息→选择模板→填写内容→审核校对→定稿印发”的闭环流程，具体步骤

（一）明确发文目的与核心信息

确定公文类型：根据发文内容判断是通知、报告、函还是纪要，例如“要求各部门提交年度计划”属于“通知”，“申请采购办公设备”属于“请示”。

梳理核心要素：明确公文的受众（主送机关）、核心事项（如会议时间、请示事项）、具体要求（如截止日期、行动措施）、责任主体（发文部门与联系人）。

（二）收集与核对基础信息

事实信息核查：保证公文中的数据（如日期、数量、金额）、人名（部门负责人、项目经理）、部门名称等准确无误，避免因信息错误导致执行偏差。

政策依据确认：若公文涉及制度要求、上级规定，需引用最新版本文件名称及条款（如“依据《公司考勤管理制度（2023版）》第五条”）。

（三）选择对应模板并填写框架

根据公文类型从本工具包“模板结构”部分选择基础模板，搭建框架后再填充细节，例如：

通知类模板：标题→主送机关→（事由、具体事项、执行要求）→落款→日期；

请示类模板：标题→主送机关→（请示事项、理由、具体需求）→结语（妥否，请批示）→落款→日期。

（四）规范撰写内容

标题拟定：简明扼要概括核心内容，格式为“发文机关+事由+文种”（如“行政部关于2024年春节放假安排的通知”），若发文机关为全公司可（如“关于开展年度安全隐患排查的通知”）。

逻辑：采用“总-分”结构，先说明发文背景/目的，再分条列项明确具体要求（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”分级序号），最后补充注意事项或执行说明。

语言风格：使用正式、简洁的书面语，避免口语化表达（如“尽快处理”改为“于X月X日前完成处理”），专业术语需准确（如“OA审批流程”“预算科目代码”）。

（五）审核与校对定稿

自审自查：检查格式是否规范（字体、字号、行距）、信息是否完整（有无遗漏要素）、逻辑是否清晰（前后是否矛盾）、有无错别字或标点错误（如“的、得、地”混用，逗号、句号误用）。

部门审核：涉及跨部门协作或资源申请的，需提前与相关部门负责人（财务部经理、人力资源主管）沟通确认内容可行性，避免后续执行争议。

领导签批：根据公文重要性提交对应层级领导审批（如部门内事项由部门负责人总监审批，公司级事项由分管副总总经理审批），审批通过后定稿。

（六）排版与印发归档

格式排版：按模板要求设置字体（标题二号小标宋简体，三号仿宋GB2312，一级标题三号黑体）、行距（28磅）、页边距（上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm），页码插入页脚居中。

印发与归档：纸质版需加盖部门公章或公司公章，通过OA系统发布的电子版需转换为PDF格式；公文定稿后按“年度-月份-类型”分类归档（如“2024-03-通知”），保存期限不少于3年（涉及重大决策、合同等需长期保存）。

三、公文模板结构与示例

（一）通知类模板

[发文机关]关于[事由]的通知

主送机关：[相关部门/全体员工]

一、[背景目的]（如：为规范公司会议管理，提高决策效率，现就会议组织要求通知如下）

二、[具体事项]（分条列项，如：

（一）会议申请：各部门需提前3个工作日通过OA系统提交《会议申请表》，注明会议时间、地点、参会人员、议程及所需物料；

（二）会议纪律：参会人员需提前5分钟入场，关闭手机或调至静音，不得无故缺席，确需请假的需提前1个工作日向部门负责人总监申请。）

三、[执行要求]（如：本通知自发布之日起执行，由行政部负责监督落实。）

落款：[发文机关全称]（盖章）

日期：年月日

（二）请示类模板

[发文机关]关于[请示事项]的请示

主送机关：[上级领导/审批部门]

一、[请示背景与理由]（如：因现有办公电脑使用年限超过5年，频繁出现卡顿问题，影响数据处理效率，为保障日常工作顺利开展，特申请更换新设备。）

二、[具体需求]（如：拟采购笔记本电脑15台，参考配置为：CPUi5-12400、内存16G、硬盘512G固态，预算合计7.5万元，资金来源为2024年度行政办公经费。）

三、[建议方案]（如：建议优先采购联想ThinkPad系列，该