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产品说明书制作与审查流程清单

适用场景与价值

本流程清单适用于企业新产品上市、老产品迭代升级、法规更新修订等场景下的产品说明书制作与审查工作，覆盖制造业、消费电子、医疗器械、家电、化工等多个行业。通过标准化流程，保证说明书内容准确、合规、易懂，降低因信息错误导致的合规风险、售后投诉及品牌信任度损失，同时提升跨部门协作效率，保障产品从研发到市场的信息传递一致性。

操作流程详解

一、需求启动与目标明确

目的：明确说明书的核心需求、适用范围及合规要求，避免方向偏差。

负责人：产品经理、市场部、法规专员*（如涉及医疗器械/化工等行业）

操作内容：

需求收集：产品经理*牵头，收集市场部对产品卖点、目标用户的信息需求，研发部对技术参数、功能指标的要求，售后部对常见故障解答的反馈，法规部对标签、警告语、认证信息的合规要求。

目标确认：明确说明书类型（用户手册/安装指南/安全规范等）、目标用户（普通消费者/专业技术人员）、语言版本（中文/英文等）、交付形式（纸质版/电子版/二维码跳转）。

输出物：《产品说明书需求确认表》（含需求描述、责任部门、完成时间节点）。

二、资料收集与素材整合

目的：保证说明书内容覆盖产品全生命周期信息，基础数据准确无误。

负责人：产品经理、研发工程师、售后主管*

操作内容：

技术资料：向研发部获取产品规格书、电路图、结构图、零部件清单（BOM）、功能测试报告（如温升、功耗、寿命测试等）、软件操作逻辑（如智能产品）。

用户场景：市场部提供用户画像、使用场景分析（如家庭/工业环境）、常见误操作案例及安全风险提示。

法规与认证：法规专员*提供产品适用的国家标准（如GB4943、GB4706）、行业强制认证（如3C、CE、FDA）、环保要求（如RoHS）、警告标识标准（如GB/T2894）。

输出物：《产品说明书素材清单》（含资料名称、提供部门、版本号、审核人）。

三、初稿撰写与结构设计

目的：按逻辑框架整合素材，形成说明书初稿，保证内容完整、条理清晰。

负责人：技术文档工程师、产品经理

操作内容：

结构设计：参考标准模板（如GB/T9969《工业产品使用说明书总则》）搭建通常包含：

封面（产品名称、型号、商标、认证标识）

目录

安全警告（如“危险”“注意”“重要提示”等分级警示）

产品概述（外观图、功能特点、包装清单）

安装与调试（步骤图示、工具要求、环境条件）

使用方法（操作流程、按键说明、功能配置）

参数规格（尺寸、重量、电压、功率等）

维护与保养（清洁、更换部件、故障排查）

售后服务（联系方式、保修政策）

附录（电路图、配件清单、法规声明）

内容撰写：技术文档工程师*基于素材清单编写内容，要求：

技术参数与研发报告一致，保留有效数字单位；

操作步骤分序号描述，配图清晰（示意图/实物图），避免歧义；

警告语用红色加粗或图标（如??）标注，位置醒目（如开头、安装步骤前）；

语言简洁，避免专业术语堆砌，必要时添加“术语解释”模块。

输出物：《产品说明书（初稿）》（含Word/PDF版本，可编辑格式）。

四、内部多部门审查

目的：从专业角度校验内容准确性、合规性及用户体验，降低跨部门疏漏。

负责人：产品经理（统筹）、研发部、市场部、售后部、法规专员*

操作内容：

研发部审查：重点核对技术参数（如电压范围、工作温度）、功能描述与实际产品是否一致，安装步骤是否符合工程设计逻辑，软件操作流程是否匹配当前版本。

市场部审查：检查卖点是否突出，用户场景描述是否贴近目标群体，语言风格是否符合品牌调性，图文排版是否美观易读。

售后部审查：验证故障排查指南是否能解决常见问题（如无法开机、异常噪音），维修指引是否清晰，联系方式是否有效，避免因信息缺失导致用户投诉。

法规专员审查：确认认证标识是否正确（如3C标志位置、尺寸），警告语是否符合GB2894安全标志标准，环保声明（如“可回收材料”）是否真实合规，是否涉及未披露的风险信息。

输出物：《内部审查问题跟踪表》（含审查部门、问题描述、修改建议、责任人与完成时限）。

五、专家评审与用户验证

目的：通过外部视角优化专业性与可读性，保证终端用户能正确理解和使用产品。

负责人：产品经理、外部技术专家（如行业顾问、检测机构人员）、目标用户代表*

操作内容：

专家评审：邀请行业技术专家*对说明书的专业性、合规性进行把关，重点关注：

特殊行业要求（如医疗器械需明确禁忌症、使用限制；化工产品需标注MSDS信息）；

风险评估是否全面（如高温部件、高压电源、辐射提示）；

标准引用是否最新（如2024年新版GB标准）。

用户验证：选取5-8名目标用户代表*（如老年用户、非专业技术人员），让其仅通过说明书完成指定操作（如安装、开机、设置），记录操作中的困惑点、疑问处，据此调整表述复杂度、增加图示比例。