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企业常用文书写作规范模板

一、适用文书类型与典型场景

企业日常运营中，各类文书是信息传递、决策执行、责任明确的重要载体。本规范模板适用于以下常见文书类型及场景：

通知类：用于发布规章制度（如《考勤管理制度》）、安排工作事项（如“关于开展季度安全检查的通知”）、传达重要决策（如“关于调整组织架构的通知”）等需全员或特定对象知晓的事项。

请示类：用于下级向上级请求指示或批准（如“关于采购办公设备的请示”“举办年度团建活动的请示”），需明确请求事项、理由及具体需求。

报告类：用于向上级或相关部门汇报工作进展（如“第三季度销售工作报告”）、反映问题（如“关于客户投诉处理情况的报告”）或总结成果（如“年度项目总结报告”），需客观陈述事实、数据支撑。

函件类：用于平级单位或不相隶属单位之间商洽工作（如“关于技术合作的函”）、询问答复（如“关于供应商资质确认的复函”），需语气谦和、事由清晰。

会议纪要类：用于记录会议主要内容（如“产品研讨会会议纪要”）、明确决议事项及责任分工（如“月度经营分析会会议纪要”），需准确传达会议共识及行动要求。

二、文书写作标准化步骤

为规范文书写作流程，保证内容完整、逻辑清晰、表达准确，可按以下步骤操作：

步骤一：明确写作目的与受众

核心目标：清晰界定“为什么写”（如告知、请求、汇报）及“写给谁看”（如上级、同事、外部单位），确定文书的基调（正式、简洁、严谨）及核心诉求。

操作要点：

若为请示，需明确需上级批准的具体事项及不可逾越的权限边界；

若为通知，需保证受众能快速理解“谁、何时、何地、做什么、为什么做”；

若为报告，需聚焦“进展如何、存在什么问题、下一步计划”。

步骤二：收集信息与梳理素材

核心目标：保证文书内容真实、数据准确、依据充分。

操作要点：

收集相关政策文件（如公司制度、行业规范）、基础数据（如销售数据、项目进度）、背景资料（如问题发生的原因、相关方意见）；

对素材进行分类整理，剔除冗余信息，突出核心事实（如请示类需突出“必要性”“紧迫性”，报告类需突出“关键指标”“风险点”）。

步骤三：搭建文书框架结构

核心目标：通过逻辑分层，让读者快速抓住重点。通用框架

文书类型

标准框架

通知

标题→主送机关→（发文缘由+具体事项+执行要求）→落款→日期

请示

标题→主送机关→（请示缘由+请示事项+附件说明）→落款→日期

报告

标题→主送机关→（概述+主体内容：进展/问题/成果+总结建议）→落款→日期

函件

标题→主送机关→（发函目的+具体事项+希望/回复要求）→落款→日期

会议纪要

标题（会议名称+纪要）→会议时间/地点/参会人员→会议议题→讨论要点→决议事项→责任分工→附件

步骤四：撰写内容

核心目标：语言规范、表达清晰、重点突出，遵循“开门见山、逻辑递进、结尾明确”原则。

操作要点：

开头：简明扼要说明背景或目的（如“为规范员工行为，提高工作效率，特制定本制度”）；

主体：按框架分点阐述，避免冗长段落，可使用“一、二、三”或“1.2.3.”序号分层（如请示事项需分点列出“需采购的设备名称、型号、数量、预算”）；

结尾：根据文书类型明确后续要求（如通知类“请各部门于X月X日前反馈执行情况”，请示类“妥否，请批示”，报告类“特此报告”）。

步骤五：审核修改与定稿

核心目标：消除错漏，保证内容合规、表达精准。

操作要点：

自查：检查标题是否准确概括内容，数据有无错误，格式是否统一（如日期是否为“YYYY年MM月DD日”，落款是否为全称+公章）；

交叉审：重要文书可交由部门负责人或相关业务部门审核，重点核对事项可行性、专业术语准确性（如技术类函件需由技术部门确认参数）；

定稿：确认无误后，按公司规定流程审批（如请示需经部门负责人签字），最终形成正式文本。

三、常见文书模板参考

（一）《通知》模板

关于开展2024年度员工健康体检的通知

各部门、全体员工：

为关注员工身体健康，保障员工权益，公司统一组织2024年度健康体检，现将具体事项通知

一、体检时间

2024年X月X日至X月X日（每日8:00-12:00，13:30-17:30），各部门需提前3个工作日与行政部预约具体时段。

二、体检地点

体检中心（地址：市区路号，联系方式：X-X）。

三、参检人员

公司全体在职员工（含试用期员工）。

四、注意事项

体检前三天保持清淡饮食，避免饮酒及剧烈运动，体检当天早晨需空腹；

请携带本人证件号码及一寸照片1张（用于体检表）；

怀孕或备孕员工需提前告知体检中心工作人员，避免放射性检查。

五、其他事项

各部门负责人需统筹安排工作，保证员工按时参检，体检报告由行政部统一领取后发放。

特此通知。

公司行政部

2024年X月X日

（二）《请示》模板

关于采购办公自动化设备的请示

尊敬的总经理：

公司业务规模扩大，现有办公设备（