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企业行政文档统一存档编号规范模板

一、总则

（一）编制目的

为规范企业内部行政文档的存档管理，保证文档编号的唯一性、系统性和可追溯性，提高文档检索效率，避免重复存档或遗漏，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于企业各部门在行政管理活动中形成的各类纸质及电子文档，包括但不限于通知、报告、会议纪要、合同协议、制度文件、请示批复、档案资料等需长期或短期存档的行政文书。

（三）编制依据

依据《企业档案管理规定》《行政文档管理办法》及企业内部管理要求，结合实际业务流程制定。

二、编号规则设计

（一）编号结构

行政文档存档编号采用“部门代码-年度-文档类型代码-流水号”的组合结构，具体格式

部门代码+年度（后两位）+文档类型代码+流水号（三位）

（二）各部分含义说明

部门代码：用2位大写字母表示，根据企业部门名称拼音首字母编制（如行政部“XZ”、人力资源部“RL”、财务部“CW”、市场部“SC”等），具体部门代码对照表由行政部统一制定并动态更新。

年度：用文档形成年份的后两位数字表示（如2024年文档标注“24”）。

文档类型代码：用2位大写字母表示，根据文档类别分类（如通知“TZ”、报告“BG”、会议纪要“HY”、合同“HT”、制度“ZD”、请示“QS”、批复“FP”等），常见文档类型代码详见下表。

流水号：用3位阿拉伯数字表示，从“001”开始，同一部门同一年度同一类型文档按形成顺序依次递增，每年1月1日重置为“001”。

三、编号规范操作流程

第一步：明确文档所属类别

文档形成后，由经办人根据文档内容判断其类型（如通知、报告、会议纪要等），参照《企业常见行政文档类型代码表》确定对应的“文档类型代码”。

第二步：提取部门代码

根据文档形成部门，查询《企业部门代码对照表》获取“部门代码”（如行政部形成的文档标注“XZ”，财务部标注“CW”）。

第三步：确定年度

提取文档形成年份的后两位数字作为“年度”（如2023年形成的文档标注“23”，2024年标注“24”）。

第四步：流水号

同一部门同一年度同一类型文档，按形成时间顺序从“001”开始编号，如行政部2024年形成的第3份通知，编号为“XZ24TZ003”。

若跨年度或跨部门协作形成的文档，以主要形成部门（或牵头部门）为准确定部门代码，流水号按该部门该年度该类型文档顺序延续编号。

第五步：组合编号并登记

将“部门代码-年度-文档类型代码-流水号”依次组合形成完整编号，同时在《行政文档存档登记表》（见下文）中填写编号、文档名称、形成部门、责任人等信息，保证编号与文档一一对应。

四、编号结构规则表

编号组成部分

代码规则

示例

说明

部门代码

2位大写字母

XZ

行政部；RL为人力资源部，CW为财务部，SC为市场部（具体以最新部门代码表为准）

年度

年份后两位数字

24

2024年形成的文档

文档类型代码

2位大写字母

TZ

通知；BG为报告，HY为会议纪要，HT为合同，ZD为制度，QS为请示，FP为批复

流水号

3位阿拉伯数字（从001开始）

003

同部门同年同类型文档第3份

五、存档登记表模板

行政文档存档登记表

编号

文档名称

文档类型

形成部门

责任人

形成日期

页数

存放位置（柜/层/格）

备注

XZ24TZ001

关于2024年春节放假的通知

TZ

行政部

*经理

2024-01-15

2

档案柜-01层-01格

全公司发布

RL23BG005

2023年度人力资源工作总结

BG

人力资源部

*主管

2024-01-20

15

档案柜-02层-05格

呈报总经理

CW24HT002

办公设备采购合同（供应商A）

HT

财务部

*会计

2024-02-01

8

档案柜-03层-02格

含附件

六、执行与管理要点

（一）编号唯一性要求

每份存档文档必须对应唯一编号，严禁重复编号或漏编。

若文档内容较多需分册存档，应在编号后标注“-1、-2”等分册号（如“XZ24TZ003-1”“XZ24TZ003-2”），并在登记表备注中说明分册情况。

（二）及时性与规范性

文档形成后3个工作日内完成编号及登记，避免拖延导致编号混乱。

编号填写应清晰、规范，不得涂改；电子文档编号需在文件名中完整体现，纸质文档编号应标注在文档首页右上角及档案袋封面。

（三）特殊情况处理

跨部门协作文档：由牵头部门负责编号，协办部门在登记表中“备注”栏注明协作部门。

文档补编号：对未编号的历史文档，由行政部牵头核实形成时间、部门等信息，按本规范补编编号，并在登记表“备注”栏标注“补编”。

（四）责任与监督

各部门负责人为本部门文档编号的第一责任人，需定期检查本部门编号执行情况。

行政部每季度对各部门存档文档编号规范性进行抽查，对未按要求编号的部门责令整改，并纳入部门绩效考核。

（五）动态更新机制

因部门调整