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企业内部会议策划与执行方案模板

一、适用情境

部门周例会、月度总结会

项目启动会、阶段性进展评审会

跨部门协调会、专题研讨会

年度/半年度工作规划会、员工培训会

二、策划执行全流程

（一）会议筹备阶段

明确会议目标与核心议题

根据会议类型，清晰定义会议需达成的目标（如“明确Q3项目分工”“解决XX流程瓶颈”）。

围绕目标梳理核心议题，优先级排序，保证议题聚焦，避免发散。

确定会议基本信息

参会人员：明确主持人（通常为部门负责人或指定人员）、记录人、核心参会人及列席人员，避免无关人员参会。

时间与时长：选择多数参会人方便的时间段（避开上下班高峰），单次会议时长建议控制在1-2小时，重要会议可适当延长但需分阶段设置休息。

地点与形式：线下会议需提前预订会议室（确认容纳人数、设备配置）；线上会议需选定平台（如企业腾讯会议），并提前测试稳定性。

制定会议议程与材料准备

编制详细议程，明确每个议题的负责人、预计时长，提前3天发送至参会人。

准备会议材料：如项目背景资料、数据报表、PPT演示稿等，保证内容简洁、数据准确，重点内容可提前标注。

分工与应急预案

分配任务：主持人负责控场，记录人负责整理纪要，后勤人员负责设备调试、茶歇安排（如需）。

应急预案：准备备用会议室、线上会议备用账号、设备故障快速联系人（如IT支持*）。

（二）会议通知阶段

通知内容规范

需包含：会议主题、时间（起止时间+时区）、地点（线上会议附/会议号）、参会人员、议程概要、需提前准备的材料、联系人及联系方式。

示例：“【市场部周例会】主题：Q3营销方案研讨，时间：X月X日14:00-15:30，地点：3楼会议室A，议程：1.上周活动复盘（负责人：*）；2.Q3方案讨论（全员），请提前阅读附件《Q3营销草案》。”

通知发送与确认

提前2-3天通过企业内部通讯工具（如OA系统、企业）发送通知，重要会议需电话或一对一确认参会人员，无法参会者需提前反馈请假原因及代理人。

（三）会议执行阶段

会前准备（提前30分钟）

会议室：调试投影仪、麦克风、灯光等设备，摆放会议资料、水杯、姓名牌（如需）。

线上会议：提前10分钟进入会议室，开启等候室，提醒参会人测试音视频。

会中管理

开场：主持人准时开始，明确会议目标及议程，提醒纪律（手机静音、避免无关讨论）。

议题推进：按议程顺序逐项讨论，主持人需控制节奏，避免某议题超时；鼓励发言，保证各观点充分表达，必要时引导聚焦。

记录要点：记录人需实时记录关键决策、待办事项（明确负责人、完成时限）、争议点及解决方案，避免遗漏。

突发情况处理：设备故障时立即切换备用方案；讨论偏离议题时及时引导；争议较大时可暂时搁置，会后专题讨论。

会议结束

主持人总结核心结论及待办事项，明确后续跟进人；提醒会议纪要将在1个工作日内发送至参会人。

（四）会后跟进阶段

会议纪要整理与分发

记录人需在会后24小时内完成纪要整理，内容包括：会议基本信息、各议题讨论要点、决议事项、待办清单（含负责人、截止日期）。

纪要经主持人审核无误后，通过邮件或企业内部系统发送至参会人及相关部门，抄送上级领导（如需）。

待办事项跟踪

建立任务跟踪表（见模板表格），明确各待办项的负责人、进度，定期（如每周）提醒跟进，保证任务按时完成。

重要任务需设置节点检查点，提前3天提醒负责人，避免延误。

会议效果复盘

对周期性会议（如部门例会），每月可组织一次复盘，评估会议效率（如议题是否达成目标、时长是否合理），收集参会人反馈，持续优化会议流程。

三、核心工具表单

表1：会议筹备清单表

筹备项目

具体内容

负责人

完成时限

完成状态（□是/□否）

会议目标确认

明确核心目标及需达成的成果

*（部门经理）

会前3天

□

议题梳理

按优先级排序议题，预估每个议题时长

*（会议发起人）

会前3天

□

参会人员确认

确定主持人、记录人、参会人及列席人员，收集请假信息

*（行政助理）

会前2天

□

会议室/设备准备

线下：预订会议室，测试投影、麦克风；线上：测试平台稳定性，准备备用账号

*（后勤专员）

会前1天

□

材料准备

整理PPT、数据报表、背景资料等，提前发送参会人

*（议题负责人）

会前2天

□

应急方案

准备备用会议室、设备故障联系人、线上备用账号

（IT支持）

会前1天

□

表2：会议纪要模板

会议主题：XX项目启动会

会议时间：2023年X月X日9:00-11:00

会议地点：2楼会议室B

参会人员：（项目经理）、（市场部负责人）、（技术部负责人）、（财务部代表）

主持人：*

记录人：*

一、会议议程及讨论要点

项目背景与目标（负责人：*）

背景：为提升产品市场份额，需在Q3推出XX新功能。

目标：新功能上线后3个月内用户活跃度提升15%。

各部门职责分工（负责人：*）

市场部：负责用户