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企业员工出差管理规范及报销流程

一、总则

为进一步规范公司员工出差行为，加强费用控制，提升工作效率，明确出差审批、行程管理及费用报销的标准与流程，确保各项工作有序开展，特制定本规范及流程。本文件适用于公司全体员工因公出差的管理及相关费用的报销事宜。全体员工均须严格遵守，各部门负责人应加强宣导与监督执行。

二、出差管理规范

（一）出差申请与审批

1.出差申请：员工因公需离开常驻地（本市行政区域）执行公务，应提前填写《出差申请单》。申请单需清晰注明出差事由、目的地、拟出差起止日期、拟乘坐交通工具类型、随行人员（如有）及预估费用等核心信息。

2.审批权限：

*员工出差由部门负责人根据工作需要进行初审。

*部门负责人出差或员工出差天数超过一定期限（具体由公司根据实际情况界定）或预估费用达到一定标准（具体由公司根据实际情况界定），须报请分管领导或更高层级领导审批。

*所有出差申请均需在出差前获得最终审批通过。如遇紧急情况无法提前书面申请，须事先口头向直属上级及具有审批权限的领导请示并获得同意，出差返回后应立即补办书面审批手续，否则相关费用可能不予报销。

（二）出差过程管理

1.行程安排：员工应按照批准的出差计划执行公务，原则上不得擅自变更出差目的地、延长出差时间或增加出差地点。如确因工作需要变更，须及时向原审批领导请示并获得批准，返回后需在报销时附书面说明。

2.行为规范：出差期间，员工应严格遵守公司各项规章制度及国家法律法规，维护公司形象，积极完成工作任务。注意人身及财产安全，保持通讯畅通。

3.费用控制：在确保工作顺利开展的前提下，员工应本着节约高效的原则选择合适的交通工具及住宿条件，严格控制各项费用支出。

三、报销流程

（一）报销凭证的收集与整理

1.凭证要求：出差人员在出差过程中应主动索取并妥善保管合法、合规、真实的原始凭证。原始凭证包括但不限于：

*交通票据（如机票、火车票、汽车票等，需注明出发地、目的地、日期、金额）；

*住宿发票（需注明住宿人姓名、住宿日期、房型、金额、开票单位信息）；

*会务费、培训费发票（需附相关通知或邀请函）；

*其他与出差公务相关的合规费用票据。

2.凭证整理：报销时，应将原始凭证按费用类别（如交通费、住宿费、补贴等）分类整理，整齐粘贴在《费用报销单》后，并确保凭证的完整性和清晰性。

（二）报销单的填写规范

1.出差人员返回公司后，应在规定时限内（通常为出差结束后一周内）填写《费用报销单》。

2.报销单需逐项填写清楚：报销部门、报销人、报销日期、出差事由、出差起止日期、出差地点。

3.费用明细应按不同类别分别列示，如交通费、住宿费、伙食补贴、交通补贴等（如有），并注明相应金额。合计金额大小写须一致。

4.如涉及预借款项，应在报销单中注明预借款金额及冲销情况。

5.报销单填写完毕后，需由报销人亲笔签名。

（三）报销审批流程

1.部门审核：报销人将填写完整、附件齐全的《费用报销单》提交给部门负责人。部门负责人应对出差的真实性、费用发生的合理性及报销凭证的完整性进行审核，确认无误后签字。

2.财务初审：经部门审核后的报销单，提交至财务部进行初步审核。财务人员主要审核报销凭证的合法性、合规性、完整性，报销金额计算的准确性，以及是否符合公司费用报销标准。对不符合要求的，应退回报销人补充或说明。

3.领导审批：通过财务初审的报销单，按照公司规定的审批权限逐级报请相关领导审批。

（四）财务审核与付款

1.最终审核：经各级领导审批通过的报销单，返回财务部进行最终复核。

2.付款安排：财务部门在确认所有审核流程完毕、凭证无误后，将根据公司资金安排，按照约定的付款方式（如银行转账至员工个人账户）办理付款手续。一般情况下，费用报销应在财务审核通过后的一定工作日内完成支付。

四、注意事项与责任

1.真实性与合规性：出差人员对所提供报销凭证的真实性、合法性及报销内容的真实性负直接责任。严禁虚报、冒领、伪造或变造原始凭证。

2.逾期报销：无正当理由逾期未报销的，财务部门有权暂缓处理，由此产生的影响由个人承担。

3.责任追究：对于违反本规范及流程，或在报销过程中出现弄虚作假行为的，公司将视情节轻重对相关责任人进行处理，包括但不限于追回违规款项、通报批评、扣减绩效等；情节严重者，将追究其法律责任。

4.解释权：本规范及流程由公司财务部负责解释和修订。公司将根据实际运营情况，适时对本规范及流程进行评估和完善。

五、附则

本规范及流程自发布之日起正式施行。原有相关规定与本文件不一致的，以本文件为准。各部门可根据本规范，结合自身实际情况制定相应的实施细则，但不得与本规范的基本原则相抵触。