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企业档案管理及分类整理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本企业档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，特制定本制度。

第二条定义

本制度所称档案，是指企业在生产经营、行政管理、科研开发、对外交往等各项活动中直接形成的，对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条适用范围

本制度适用于企业各部门、各分支机构以及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。

第四条管理原则

企业档案管理遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。

第二章管理机构与职责

第五条管理机构

企业档案工作实行统一领导、归口管理的体制。办公室（或指定专门部门，下同）为企业档案管理的职能部门，负责统筹、协调、指导和监督全企业的档案管理工作。各部门应指定专人（兼职或专职）负责本部门档案的形成、收集、整理、移交等工作。

第六条办公室职责

1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善企业档案管理规章制度。

2.负责对企业各部门档案工作进行业务指导和培训。

3.负责接收、征集、整理、保管、统计和提供利用企业的各类档案。

4.组织对已超过保管期限档案的鉴定与销毁工作。

5.负责企业档案的保密工作和安全防护。

6.推进档案管理的现代化建设，包括电子档案管理系统的应用与维护。

第七条各部门职责

1.负责本部门在各项工作中形成的文件材料的收集、积累、初步整理和定期向办公室移交。

2.严格执行档案管理的各项规定，确保本部门形成的档案材料真实、完整、规范。

3.配合办公室做好档案的鉴定、利用等工作。

第三章档案的分类与整理

第八条档案分类原则

档案分类应遵循科学性、系统性、实用性和可扩展性原则。分类体系应能准确反映企业各项活动的性质和特点，便于档案的管理和检索利用。

第九条档案分类方法

企业档案采用年度-组织机构-问题（或年度-问题-组织机构）的复合分类法，或根据企业实际情况采用国家档案局推荐的《企业档案分类大纲》进行调整分类。具体分类方案由办公室组织制定并颁布执行。

1.年度分类：将档案按其形成年度进行划分。

2.组织机构分类：将档案按其形成的部门或单位进行划分。

3.问题分类：将档案按其反映的工作内容或业务性质进行划分，如行政管理、经营管理、生产技术、产品研发、市场营销、人力资源、财务审计等。

第十条档案整理要求

档案整理应按照《归档文件整理规则》及相关标准进行，做到：

1.收集齐全：确保应归档的文件材料无遗漏。

2.鉴定准确：区分文件材料的保存价值，确定归档范围和保管期限。

3.编号规范：按照分类方案和排列顺序，对归档文件进行统一编号。

4.排列有序：归档文件应在分类的基础上，按一定顺序（如时间顺序、逻辑顺序）排列。

5.编目清晰：编制案卷目录、卷内目录等检索工具，著录项目齐全、准确。

6.装订整齐：归档文件应采用符合档案保护要求的装订材料和方法进行装订。

7.装盒规范：按照编号顺序将整理好的归档文件装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊各项内容。

第十一条不同类型档案的整理细则

1.文书档案：按照《归档文件整理规则》进行整理，以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

2.科技档案：包括产品、科研、基建、设备等档案，应按其不同技术领域和特点，参照相应的行业标准进行整理，可采用“卷”或“套”为单位。

3.会计档案：按照《会计档案管理办法》进行整理、装订、保管。

4.声像档案：照片、录音带、录像带、光盘等，应单独整理，注明事由、时间、地点、人物、拍摄（录制）者等信息，并妥善保管。

5.电子档案：参照国家关于电子文件归档与电子档案管理的规范要求，明确电子文件的形成、收集、归档、存储、保管、利用和销毁的流程与方法，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

第四章档案的保管

第十二条档案库房管理

1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。

2.库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

3.档案库房应保持清洁、干燥、通风，温湿度应控制在规定范围内。

4.档案装具（档案柜、档案盒等）应符合国家标准，整齐排列。

第十三条档案日常管理

1.建立档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。

2.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。

3.对重要、珍贵的档案应采取特殊保护措施。

4.档案管理人员调动时，必须办理档案交接手续。

第十四条档案保密

严格遵守国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。涉密档案的管