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采购合同范本模板标准化流程工具指南

一、适用业务场景

本标准化流程适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：

常规物资采购：如办公设备、生产原材料、耗材等标准化产品的采购合作；

服务类采购：如咨询服务、技术服务、运维服务等专业服务的采购合作；

工程项目采购：如小型基建、设备安装等工程类项目的采购合作；

长期合作框架协议：与供应商签订年度或季度框架性采购协议，明确合作基础条款；

跨部门协同采购：涉及多个部门需求汇总的集中采购项目，保证流程统一规范。

二、标准化操作流程

（一）需求确认与发起

明确采购需求：采购部门或需求部门根据业务计划，填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、技术参数、数量、预算金额、交付时间等核心要素，部门负责人签字确认。

需求合规性审核：采购部门对需求的合理性、预算符合性进行初审，法务部门对需求的合法性（如是否涉及禁止采购项目）进行复核，保证需求符合企业制度及法律法规要求。

（二）合同模板选择

匹配采购类型：根据采购标的性质（货物/服务/工程）及合作模式（一次性采购/框架协议），从《采购合同模板库》中选择对应模板：

《货物采购合同模板》：适用于标准化实物采购；

《服务采购合同模板》：适用于专业服务、技术服务等；

《工程采购合同模板》：适用于含施工、安装等工程类项目；

《框架采购协议模板》：适用于长期、分批次的合作场景。

模板版本确认：保证选用模板为最新生效版本，如模板有更新，需及时通知各部门使用新版模板。

（三）合同内容填充

根据采购需求及双方协商结果，在模板中完整填写以下核心信息（人名、单位名等敏感信息用“*”代替）：

合同主体信息：

甲方（采购方）：名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人（）、联系方式（）；

乙方（供应商）：名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人（）、联系方式（）。

采购标的详情：

标的名称、规格型号、品牌、技术参数（可附技术参数清单作为附件）；

数量、单位（如：台、套、项）；

质量标准：明确执行的国家标准、行业标准或双方约定的技术要求。

数量与价格条款：

单价（含税/不含税）、总价（大写/小写）；

币种（如人民币）；

价格构成：如包含运输费、安装费、税费等明细。

交付与验收条款：

交付时间：具体日期或期限（如“合同签订后15个工作日内”）；

交付地点：明确到具体地址（如“甲方指定仓库”）；

交付方式：乙方负责运输/甲方自提；

验收标准：按质量标准及双方确认的样品/技术方案执行，验收流程（如：初验、终验，验收期限为交付后X个工作日）。

付款方式与条件：

付款比例及节点：如“预付款30%（合同签订后X日内）、到货款60%（验收合格后X日内）、质保金10%（质保期满后X日内）”；

付款账户信息：乙方开户行、账号（账号部分用“*”代替，如“尾号”）。

违约责任：

乙方违约：如逾期交付、质量不达标，明确违约金计算方式（如“每逾期1日，按合同总金额的0.05%支付违约金”）；

甲方违约：如逾期付款，明确违约责任（如“每逾期1日，按应付未付金额的0.05%支付违约金”）；

违约金上限：如“不超过合同总金额的10%”。

争议解决方式：

明确由双方协商解决，协商不成提交*仲裁委员会仲裁/向甲方所在地人民法院提起诉讼。

其他约定：

保密条款：双方对合作过程中获知的商业信息承担保密义务；

不可抗力：因地震、疫情等不可抗力导致无法履约的处理方式；

合同生效条件：如“双方签字盖章之日起生效”。

（四）合同审核与审批

部门初审：采购部门负责人审核合同条款与采购需求的一致性、商务条款的合理性（如价格、付款周期）。

法务审核：法务部门重点审核合同合法性、条款完整性、违约责任及争议解决方式的合规性，出具《法务审核意见书》。

财务审核：财务部门审核价格构成、付款方式、发票类型（如“乙方提供增值税专用发票”）及资金安排的合理性。

领导审批：根据合同金额及企业权限，提交分管领导/总经理审批，重大采购合同需经总经理办公会审议。

（五）合同签署与归档

签署盖章：审批通过后，由法定代表人或授权代表签字，双方加盖合同专用章（或公章），骑缝章需完整覆盖合同页缝。

分发与执行：采购部门将签署完成的合同原件分发给财务、法务、需求部门及供应商（至少一式两份，双方各执一份），各部门按合同条款执行（如采购部门跟进交付、财务部门安排付款）。

归档管理：采购部门将合同扫描件、审批流程文件、附件等整理归档，建立《采购合同台账》，记录合同编号、签订日期、标的、金额、履行状态等信息，归档保存期限不少于合同履行结束后5年。

三、核心条款模板框架

以下为采购合同核心条款模板框架（以货物采购为例，具体可根据采购类型调整）：

条款类别

具体内容模板

合同主体

甲方：（公司名称），统一社会信用代码：，地址：，法定代表人：，联系人：，联