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生产计划与物料控制管理工具供应商协调版

一、适用工作情境

本工具适用于制造型企业生产计划与物料控制（PMC）部门，当面临以下场景时使用：

生产计划因订单调整、产能变化或客户需求变更需临时调整，需同步协调供应商物料交付计划；

物料出现库存预警（如低于安全库存）或短缺风险，需紧急与供应商确认补货周期与数量；

新产品导入（NPI）阶段，需与供应商协同确认物料样品、批量生产及首批交付时间；

供应商交付出现延迟、数量不符或质量问题，需启动跨部门协调流程，明确责任与解决时限；

月度/季度生产计划与物料需求计划（MRP）制定后，需与供应商对齐长期产能与交付协议。

二、操作流程详解

（一）前期准备：需求梳理与信息同步

明确生产计划变更细节

PMC部门需整理最新生产计划（含订单号、产品型号、计划生产数量、时间节点），若涉及计划调整，需标注变更原因（如订单取消、数量增减、交期提前等），形成《生产计划变更通知单》，经生产经理审批后同步至采购部。

核对物料需求与库存状态

通过ERP系统提取物料清单（BOM），结合当前库存量（在库+在途）、已分配量，计算净需求量，《物料需求缺口表》，明确短缺物料的编码、名称、规格、需求数量及期望交付日期。

收集供应商基础信息

从供应商管理系统中调取对应供应商的联系方式、历史交付记录、产能周期（如最小起订量MOQ、正常生产周期、紧急加急周期）、质量协议条款（如允收水准AQL），保证沟通信息完整。

（二）供应商沟通：需求传递与可行性确认

发起正式需求对接

采购部根据《物料需求缺口表》，通过邮件或供应商协同平台向供应商发送《物料交付需求函》，内容需包含：

物料信息（编码/名称/规格）；

需求数量及对应的生产订单号；

期望交付日期（分批次交付需注明批次计划）；

特殊要求（如包装方式、检验标准、交付地点）。

评估供应商交付可行性

供应商收到需求后，需在2个工作日内反馈确认结果，若无法满足需求，需书面说明原因（如产能不足、原料短缺、设备故障等），并建议替代方案（如分批交付、调整交期、推荐替代物料）。采购部与供应商协商后，将最终确认结果反馈至PMC部门。

更新物料交付计划

PMC部门根据供应商确认的交付信息，更新《物料需求跟踪表》，明确各批次物料的“计划交付日期”“实际交付日期”“库存状态”，同步至生产车间、仓库及质量部。

（三）执行跟踪：过程监控与异常处理

定期交付进度跟踪

采购部每日通过ERP系统或供应商协同平台查看供应商生产进度（如已排产、已完工、已发货），对临近交付日期（如提前3天）的物料，主动联系供应商确认发货状态，获取物流单号并录入系统。

异常情况快速响应

延迟交付：若供应商反馈无法按期交付，采购部需立即启动《交付异常处理流程》，24小时内组织PMC、生产、质量部召开应急会议，评估对生产的影响（如停线风险、订单违约风险），制定应对措施（如寻找替代供应商、调整生产顺序、协商客户交期），并同步更新《物料交付异常跟踪表》。

数量/质量问题：仓库收货时核对物料数量与送货单，若出现短装、错装，需在24小时内通知采购部与供应商，要求供应商补发或调整；若检验不合格（IQC判定），质量部出具《不合格品报告》，采购部协调供应商办理退货/返工，明确责任方及处理时限。

跨部门信息同步

每日下班前，采购部将当日物料交付进度、异常情况及处理结果通过生产协调会周报同步至PMC、生产、质量部门，保证各部门信息一致，避免因信息滞后导致生产中断。

（四）复盘与持续优化

月度供应商交付绩效评估

每月末，PMC与采购部联合统计供应商交付数据，包括：准时交付率、数量准确率、质量合格率、异常响应速度，填写《供应商绩效评分表》，对评分低于80分的供应商发出《改进通知书》，要求提交纠正预防措施（CAPA）。

流程优化与工具迭代

根据月度复盘结果，梳理供应商协调流程中的痛点（如信息传递滞后、异常处理效率低），优化工具模板（如增加“风险预警”字段、简化审批节点），并通过供应商培训宣贯新流程，提升协同效率。

三、配套工具表格

表1：供应商交付协调跟踪表

物料编码

物料名称/规格

需求数量

对应生产订单

供应商名称

计划交付日期

实际交付日期

交付数量

质量状态

异常原因（如有）

责任人

处理措施

完成状态

A001

X外壳（黑色）

1000

P电子

2024-05-20

2024-05-21

980

合格

物流延迟

协调供应商补发20个

已完成

B002

X芯片（5V）

500

PYY科技

2024-05-18

2024-05-22

500

不合格

参数偏差

供应商返工

进行中

表2：物料短缺应急协调表

短缺物料编码

短缺物料名称

影响生产订单

计划生产数量

安全库存

当前库存

缺口数量

期望补货日期

供应商反馈方案

协调结果

责任