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业务外包与合作流程管理模板

一、适用业务场景

二、全流程操作步骤

（一）需求提出与内部评估

需求发起：业务部门根据战略目标或运营需要，填写《业务外包/合作需求申请表》（见表1），明确外包/合作业务内容、预期目标、预算范围、时间周期、质量要求等核心要素，经部门负责人签字后提交至流程管理部门（如项目管理部或运营管理部）。

可行性评估：流程管理部门联合法务、财务、相关业务部门组成评估小组，对需求的必要性、合规性、成本效益进行分析，重点评估业务是否适合外包（如涉及核心机密或需高度协同的业务不建议外包）、预算是否合理、时间是否可行。

审批立项：评估通过后，按企业权限流程报批（如部门负责人→分管领导→总经理），审批通过后正式启动合作流程。

（二）合作方筛选与确定

制定筛选标准：根据业务需求，明确合作方的资质要求（如行业经验、专业认证、注册资本）、服务能力（如团队规模、技术实力、案例数量）、报价合理性、企业信誉（如无重大违法记录、良好商业口碑）等核心指标，形成《合作方筛选标准表》（见表2）。

信息收集与初筛：通过公开招标、邀请招标、行业推荐、自主寻源等方式收集潜在合作方信息，对照筛选标准进行初步筛选，剔除不符合基本要求的方，形成《候选合作方名单》。

实地考察与深度评估：对候选合作方进行实地考察（如办公场所、团队配置、服务流程）或背景调查（如通过企业信用系统查询、要求提供过往客户联系方式），重点核实其服务能力、履约风险及与业务需求的匹配度。

商务谈判与确定：从评估合格的候选合作方中选取1-3家进行商务谈判，围绕服务范围、价格、交付周期、验收标准、违约责任等条款达成一致，最终确定1家中选合作方，形成《合作方评估报告》。

（三）合同签订与启动

合同拟定：由法务部门牵头，根据谈判结果及企业合同模板拟定《业务外包/合作合同》，明确双方权利义务、服务内容与范围、费用及支付方式、知识产权归属、保密条款、违约责任、争议解决方式等核心条款，保证合同内容合法合规、权责清晰。

合同审批：合同按企业审批流程报批（如法务部→财务部→分管领导→总经理），重大合作项目需经董事会审批。审批通过后，双方授权代表签字并加盖公章/合同章，合同正式生效。

项目启动：签订合同后，由业务部门与合作方共同召开项目启动会，明确项目目标、沟通机制（如例会频次、对接人）、关键里程碑节点及交付物，形成《项目启动会议纪要》并同步至相关方。

（四）项目执行与过程监控

计划制定：合作方根据合同约定及启动会要求，编制《项目实施计划》，详细说明任务分解、时间安排、资源投入（如人员、设备）、质量保障措施等，提交业务部门审核确认。

日常沟通：建立“双周例会+月度报告”的沟通机制，合作方定期向业务部门汇报项目进展（已完成任务、存在问题、下一步计划），业务部门及时反馈意见并协调解决跨部门资源需求，沟通结果形成《项目例会纪要》或《月度进展报告》。

风险监控：业务部门及流程管理部门定期对项目执行情况进行跟踪，重点关注进度是否滞后、质量是否达标、成本是否超支等风险点，发觉偏差时要求合作方提交《整改计划》并跟踪落实，必要时启动合同约定的应急处理流程。

（五）验收与结算

交付物预验收：合作方完成合同约定的全部任务后，向业务部门提交《交付物清单》及相关证明材料（如成果文件、测试报告、客户反馈等），业务部门组织内部团队对交付物进行初步审核，确认是否符合基本要求。

正式验收：预验收通过后，由业务部门联合法务、财务、使用部门组成验收小组，按照合同约定的《验收标准表》（见表3）进行正式验收，出具《项目验收报告》，明确验收结论（通过/不通过/有条件通过）。若验收不通过，合作方需在规定时间内完成整改并重新申请验收。

费用结算：验收通过后，合作方根据合同约定开具合规发票（如适用），提交《结算申请表》及相关证明材料，业务部门核对发票信息、验收报告及合同条款无误后，按企业付款流程报批，财务部门在约定期限内完成款项支付。

（六）合作总结与归档

项目总结：项目结束后，业务部门组织合作方及内部相关团队召开总结会，回顾合作过程中的经验教训（如沟通效率、风险应对、服务质量等），形成《项目总结报告》，提出后续优化建议。

资料归档：将合作全过程的文档资料（如需求申请表、评估报告、合同、会议纪要、验收报告、总结报告等）整理归档，保证资料完整、可追溯，作为后续合作或审计的依据。

三、配套模板表格

表1：业务外包/合作需求申请表

申请部门

申请日期

需求编号

需求提出人

联系方式

部门负责人签字

需求名称

（如“2024年度IT运维服务外包”）

业务背景与目标

（简述提出需求的原因，如“现有IT团队精力有限，需外包非核心运维工作以提升内部运营效率”，明确预期目标，如“系统故障响应时间缩短至30分钟内，年度运维成本降低15%”）

外包/合作内容

（详细列出需合作