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合同审核与审批流程标准模板

一、流程应用背景与目标

二、全流程操作步骤详解

（一）第一步：合同发起与资料准备

发起主体：由合同业务部门（如采购部、销售部、项目部等）发起，填写《合同审批申请表》（见模板表格1）。

资料准备：发起部门需同步提交以下材料：

合同草案（需为最终版本，标注修订痕迹）；

对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、授权委托书等，需加盖对方公章）；

与合同相关的背景资料（如项目立项批复、招投标文件、会议纪要、技术协议等）；

合同预算说明（涉及资金支付的需附财务预算审批单）。

资料完整性自查：发起部门负责人需对资料的真实性、完整性进行审核，保证无遗漏关键信息。

（二）第二步：部门初步审核

审核主体：业务部门负责人（或分管副总，根据公司层级设置确定）。

审核内容：

合同业务必要性：是否符合公司战略规划、年度经营目标；

条款完整性：合同要素（如当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等）是否齐全；

数据准确性：合同金额、数量、时间等关键数据是否与预算、订单等一致；

业务可行性：对方履约能力、资源保障是否满足合同要求。

审核输出：审核通过后，在《合同审批申请表》“部门意见”栏签字确认；需修改的，应明确修改意见并退回发起部门重新提交。

（三）第三步：法务合规审核

审核主体：公司法务部（或外聘法律顾问，根据公司规模确定）。

审核内容：

合法性审查：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管规定；

合规性审查：是否涉及公司禁止性业务、是否存在利益冲突条款；

权利义务对等性：双方责任、权利、违约责任是否对等，是否存在显失公平条款；

风险点识别：重点关注知识产权、保密条款、争议解决方式、不可抗力等高风险条款；

文字规范性：合同文本表述是否清晰、无歧义，逻辑是否严谨。

审核输出：审核通过后，在《合同审核意见表》（见模板表格2）“法务意见”栏签字；需修改的，出具书面《法律审核意见书》，列明具体修改内容及法律依据，退回发起部门或相关部门调整。

（四）第四步：财务审核（涉及资金支付时）

审核主体：公司财务负责人（或财务部指定专员）。

审核内容：

资金安排：合同价款是否与财务预算匹配，付款方式、进度是否合理；

税务合规：发票类型、税率、开票时间等是否符合税务规定；

财务风险：是否存在大额预付款、质保金比例过低等可能引发资金风险的情形；

会计处理：合同账期、收入确认、成本分摊等会计处理是否符合准则要求。

审核输出：审核通过后，在《合同审核意见表》“财务意见”栏签字；需调整的，反馈具体修改意见至发起部门或法务部。

（五）第五步：管理层审批

审批主体：根据合同金额、重要性分级审批，具体权限划分如下（示例）：

常规合同（金额≤50万元）：由分管副总经理审批；

重大合同（50万元＜金额≤200万元）：由总经理审批；

特别重大合同（金额＞200万元或涉及核心业务/资产）：提交总经理办公会或董事会审议审批。

审批内容：

合同整体是否符合公司利益；

各环节审核意见是否已落实；

特殊条款（如长期合作、独家代理、重大违约责任等）是否经充分评估。

审批输出：审批通过后，在《合同审批申请表》“管理层审批”栏签字；未通过的，注明理由并退回。

（六）第六步：用印与签署

用印准备：发起部门凭审批通过的《合同审批申请表》《合同审核意见表》及最终版合同文本，到行政部（或印章管理部门）申请用印。

用印审核：行政部核对审批手续是否齐全、合同文本与审批版本是否一致，无误后加盖公司合同专用章或公章（严禁在空白合同、未审批合同上用印）。

签署执行：由授权代表（需附《法定代表人授权委托书》）与对方签署合同，签署时双方需加盖骑缝章（多页合同），合同文本份数按双方约定执行（至少一式两份，双方各执一份）。

（七）第七步：合同归档

归档主体：合同签署后3个工作日内，由发起部门将以下资料原件交至档案室（或行政部）统一归档：

审批通过的《合同审批申请表》《合同审核意见表》；

最终版合同文本（双方签字盖章页）；

对方主体资格证明、授权委托书等附件；

与合同相关的补充协议、变更文件等。

归档管理：档案室对合同进行编号、登记、录入电子档案系统，建立合同台账，保证档案完整、可追溯，保管期限按公司档案管理规定执行（一般合同不少于10年，重大合同不少于20年）。

三、配套工具表格模板

模板1：合同审批申请表

合同名称

合同编号

合同类型（□采购□销售□服务□租赁□其他________）

对方主体名称

合同金额（大写）

￥_________元

履行期限：自_年_月_日至_年__月__日

业务部门

发起人

联系方式

合同主要内容摘要

（标的、数量、质量、价款、履行方式等，可附页）

附件清单

□合同草案□对方资质□背景资料□预算审批单□其他________

发起部