企业采购流程审批及验收模板.docVIP

企业采购流程审批及验收通用工具模板

一、适用范围与核心价值

本模板适用于各类企业（涵盖生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购业务，包括但不限于原材料采购、设备购置、服务外包（如IT支持、保洁服务）、办公用品采购等场景。通过标准化流程设计，明确采购各环节责任主体、操作规范及输出要求，旨在实现“需求清晰、审批合规、验收严格、追溯有据”的管理目标，降低采购风险，提升资金使用效率，保障企业运营物资及时合规供应。

二、全流程操作指引

（一）需求提出与采购申请

操作目的：明确采购需求，保证采购内容与业务需求匹配，避免盲目采购。

责任人：需求部门负责人（如生产部经理、行政部主管）。

操作内容：

需求部门根据实际业务需求（如生产计划、部门运营需要），填写《采购申请表》，详细注明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、总价、用途、期望交付日期及供应商偏好（如有）。

对于大额采购（如单笔金额超过万元，具体金额企业自定）或关键设备采购，需附《需求可行性分析报告》，说明采购必要性、经济效益及替代方案。

需求部门负责人对申请内容的真实性、必要性进行审核签字后，提交至采购部。

输出物：《采购申请表》（附件1）、《需求可行性分析报告》（如适用）。

（二）采购审批流程

操作目的：通过分级审批控制采购风险，保证采购行为符合企业预算及管理制度。

责任人：采购部、财务部、相关管理层（如部门总监、总经理、分管副总）。

操作内容：

采购部初审：采购部收到《采购申请表》后，1个工作日内完成审核，重点核查：需求描述是否清晰、规格参数是否明确、预估价格是否合理（参考历史采购价格或市场行情）、是否在预算范围内。若不符合要求，退回需求部门补充完善；若符合，流转至财务部。

财务部复审：财务部2个工作日内完成审核，重点核查：采购预算是否充足、资金来源是否合规、成本控制是否符合企业规定。对于超预算采购，需需求部门提交《超预算说明》并经总经理审批后，方可继续流程。审核通过后，流转至相应管理层。

管理层终审：根据采购金额及重要性，分级审批：

日常小额采购（如单笔金额＜万元）：由部门总监审批。

中等金额采购（如万元≤单笔金额＜万元）：由分管副总审批。

大额或关键采购（如单笔金额≥万元）：由总经理审批，必要时提交总经理办公会集体审议。

审批通过后，采购部启动供应商选择流程；审批未通过，采购部将意见反馈至需求部门，流程终止。

输出物：审批通过的《采购申请表》、审批意见记录。

（三）供应商选择与确定

操作目的：通过规范供应商选择流程，保证采购性价比及供应稳定性。

责任人：采购部、需求部门、审计部（如需）。

操作内容：

供应商寻源：采购部根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购（如独家代理）等方式筛选供应商。对于金额较大或关键物料，需至少邀请3家合格供应商参与报价。

供应商资质审核：采购部核查供应商营业执照、生产许可证（如适用）、相关资质认证（如ISO认证）、财务状况、供货业绩及信誉，必要时进行实地考察。需求部门参与技术参数符合性确认。

价格谈判与确定：采购部与候选供应商进行价格谈判，综合考虑价格、质量、交期、售后服务等因素，选择最优供应商。对于招标采购，需编制《评标报告》，说明评选依据。

供应商确定：采购部将供应商选择结果及《供应商评估表》（附件2）提交需求部门及管理层复核，确认无误后，确定最终供应商。

输出物：《供应商报价表》、《供应商评估表》、《评标报告》（如适用）、《采购合同》（附件3）。

（四）合同签订与订单下达

操作目的：通过书面合同明确双方权利义务，保障采购双方合法权益。

责任人：采购部、法务部（如需）、财务部、管理层。

操作内容：

合同拟定：采购部根据与供应商谈判结果，拟定《采购合同》，条款需包括：采购物品/服务详情、价格及支付方式、交付时间与地点、质量标准、验收方式、违约责任、争议解决方式等。法务部（或企业法律顾问）审核合同条款的合规性。

合同审批：采购部将合同提交需求部门、财务部、管理层审批，保证合同内容与采购申请一致，符合企业制度。

合同签订：审批通过后，由授权代表（如总经理、采购部负责人）与供应商签订合同，合同正本至少一式两份，采购部、财务部、需求部门各留存一份。

订单下达：采购部根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》（附件4），明确交货批次、时间、地点及联系人，同时抄送需求部门及财务部。

输出物：《采购合同》（正本）、《采购订单》。

（五）订单执行与交付跟踪

操作目的：保证供应商按时按质交付，采购过程可控。

责任人：采购部、需求部门。

操作内容：

交付跟踪：采购部在供应商生产/备货期间，定期与供应商沟通进度（如每周一次），保证按订单要求交付。若遇延期风险（如供应商生产问题、物流异常），及时协调解决，必要时调整交付计划并通知需求部门。