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文档编写规范与模板管理手册

为统一企业内部文档编写标准，提升文档质量与管理效率，保证信息传递的准确性与规范性，特制定本手册。本手册旨在通过标准化模板与流程管理，减少重复劳动，降低沟通成本，同时为知识沉淀与复用提供基础支撑，适用于企业各部门、各项目组的文档编写与模板管理工作。

第一章适用范围

本手册适用于企业内部所有需规范化管理的文档类型，包括但不限于：

技术文档（如需求规格说明书、设计方案、测试报告等）；

管理文档（如项目计划、会议纪要、工作报告等）；

业务文档（如流程说明、操作手册、客户资料等）。

适用对象包括产品经理、研发人员、测试人员、项目管理人员、业务人员等参与文档编写与审核的岗位。

第二章核心应用场景

一、新项目启动期文档框架搭建

当项目启动时，可通过调用标准化模板（如《项目启动计划模板》《需求调研清单模板》），快速构建项目初期文档保证关键信息（如项目目标、范围、里程碑、干系人等）无遗漏，为后续工作提供清晰指引。

二、跨部门协作文档标准化

在涉及多部门协作的场景中（如产品上线、流程优化），使用统一模板可保证各部门输出文档格式、内容维度一致，减少因格式差异导致的理解偏差，提升协作效率。例如市场部与技术部通过《产品发布验收模板》同步发布标准，保证信息对等。

三、批量文档快速

对于重复性高的文档（如周报、月度总结、客户反馈处理记录），通过调用预设模板，仅需填充具体内容即可完成编写，大幅缩短文档制作时间，同时保证同类文档的规范性。

四、知识体系沉淀与复用

将优质文档转化为模板，可沉淀企业最佳实践。例如将成熟项目的《测试用例设计模板》归档至模板库，供后续项目复用，避免重复摸索，加速新人上手。

第三章标准化操作流程

一、需求调研与模板规划

目标：明确模板应用场景与核心内容需求。

操作步骤：

需求收集：由文档发起人（如项目经理、产品负责人）梳理文档用途、目标读者、核心信息点，填写《模板需求申请表》（见附录1），明确需包含的章节、数据字段、格式要求（如字体、图表样式等）。

现有模板梳理：若存在历史模板，需评估其适用性，明确优化点（如补充缺失章节、调整格式）；若无，需基于行业最佳实践与业务需求设计框架。

需求评审：组织需求方（业务部门、技术部门）、文档编写专家、模板管理员召开评审会，确认模板需求的完整性与可行性，形成《需求评审纪要》。

输出物：《模板需求申请表》《需求评审纪要》。

二、模板设计与编制

目标：基于需求完成模板的框架与内容设计。

操作步骤：

框架搭建：根据需求评审结果，设计模板章节结构（如“封面-目录–附录”），明确各章节标题、层级逻辑（如一级标题、二级标题的编号规则）。

内容填充：在框架内添加通用性内容模块（如模板说明、填写示例、注释说明），对需用户填写的字段标注占位符（如“[项目名称]”“[日期]”），并明确填写要求（如“日期格式：YYYY-MM-DD”）。

格式规范：统一模板格式，包括：

字体：标题用黑体（二号），用宋体（四号），表格内文字用宋体（五号）；

行间距：1.5倍行距，段前段后间距0.5行；

页面设置：页边距上下2.54cm、左右3.17cm，页码居中。

输出物：模板初稿（Word/PDF格式）。

三、评审与优化

目标：保证模板内容完整、格式规范、易用性达标。

操作步骤：

内部评审：由模板编制人发起，邀请至少2名相关领域专家（如技术专家、业务骨干）对模板初稿进行评审，重点检查：

内容完整性：是否覆盖需求中明确的所有信息点；

逻辑清晰性：章节顺序是否合理，是否存在重复或矛盾内容；

易用性：填写指引是否明确，占位符是否清晰。

修订完善：根据评审意见修订模板，形成修订版，并同步更新《模板修订记录》（记录修订人、修订日期、修订内容）。

最终确认：将修订版提交需求方确认，签字通过后进入发布环节。

输出物：《模板评审意见表》《模板修订记录》《模板最终确认函》。

四、发布与归档

目标：实现模板的规范化管理与快速获取。

操作步骤：

版本管理：为模板分配唯一版本号（如V1.0、V1.1），版本号规则为“主版本号.次版本号”（主版本号重大修订时递增，次版本号minor修订时递增），并在模板封面标注版本号、发布日期。

发布渠道：将模板至企业文档管理平台（如Confluence、SharePoint），设置分类目录（如“技术”“管理”），并指定模板管理员（如*明）负责权限管理与日常维护。

归档记录：在《模板管理台账》（见附录2）中登记模板信息，包括模板名称、适用范围、版本号、编制人、审核人、发布日期、存储路径等。

输出物：模板正式版本、《模板管理台账》更新记录。

五、使用培训与推广

目标：保证用户正确理解模板使用方法。

操作步骤：

培训计划：模板发布后1周内，由模板管理员组织使用部门开展培训，内容包括：模板应用场景、章