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采购与供应商管理模板手册

一、手册说明

本手册旨在规范企业采购与供应商管理全流程，通过标准化工具和操作指引，提升采购效率、控制采购风险、优化供应商结构，适用于企业各部门（如采购部、使用部门、财务部、法务部）在供应商引入、采购执行、绩效评估等环节的工作场景。手册内容涵盖核心流程操作、实用工具表单及关键风险提示，可根据企业实际情况调整细化。

二、适用工作情境

（一）新供应商合作前管理

当企业因业务拓展、现有供应商产能不足或引入新品类需求，需新增供应商时，通过供应商准入流程评估其资质、能力及合作适配性，保证合作基础稳固。

（二）日常采购需求执行

各部门因生产、运营或办公需求提出采购申请时，需通过标准化流程完成需求审批、寻源比价、订单下达、交付验收及付款结算，保证采购活动合规、高效。

（三）现有供应商绩效优化

针对已合作一段时间的供应商，通过定期绩效评估（如季度/年度），识别其优势与不足，制定改进计划或调整合作策略，持续提升供应链质量。

（四）采购风险防控

在供应商选择、合同签订、履约监控等环节，通过风险排查工具（如资质审核、条款检查）防范合规风险、质量风险及履约风险，保障企业利益。

三、操作流程详解

（一）供应商准入全流程

目标：筛选符合企业要求的优质供应商，建立合格供应商名录。

步骤1：采购需求发起与供应商寻源

责任主体：采购部、使用部门

操作说明：

使用部门根据业务需求提出《采购需求申请表》（表1），明确采购物品/服务名称、规格、数量、预算、交付时间及技术要求；

采购部根据需求类型（如标准品、非标品）制定寻源方案：

标准品：通过行业平台、现有供应商库、公开招标等方式寻源；

非标品：定向邀请3家及以上潜在供应商提供方案及报价。

输出成果：《采购需求申请表》（审批通过版）、《潜在供应商名单》。

步骤2：供应商资质审核

责任主体：采购部、法务部

操作说明：

采购部向潜在供应商发放《供应商信息调查表》（表2），收集营业执照、行业资质证书（如ISO9001、医疗器械生产许可证等）、生产/经营许可、财务报表、过往合作案例（如有）等资料；

法务部审核供应商资质合法性（如证照有效期、经营范围、有无法律纠纷），采购部审核生产能力/供货稳定性（如产能、库存、交付周期）。

输出成果：《供应商资质审核表》（表3），标注“通过/不通过”结论。

步骤3：现场考察（必要时）

责任主体：采购部、使用部门、质量部

操作说明：

对资质审核通过且需实地评估的供应商（如生产型企业、服务类供应商），由采购部牵头组织考察，重点检查：

生产/服务现场环境、设备设施、工艺流程；

质量控制体系（如检验标准、流程记录）；

仓储/物流能力（如库存管理、配送半径）。

考察后填写《供应商现场考察记录表》（表4），记录考察情况及初步结论。

输出成果：《供应商现场考察记录表》。

步骤4：综合评估与准入决策

责任主体：采购部、使用部门、质量部、管理层

操作说明：

采购部汇总资质审核、现场考察（如有）及报价信息，组织相关部门召开评审会，依据《供应商评估打分表》（表5）对供应商进行综合评分（评分维度包括资质能力、产品质量、价格竞争力、服务水平、合作意愿等）；

评分达标（如≥80分）的供应商，经管理层审批后纳入《合格供应商名录》；未达标供应商反馈原因，终止合作。

输出成果：《合格供应商名录》（动态更新）。

（二）日常采购执行流程

目标：保证采购需求按时、按质、按量完成，成本可控。

步骤1：采购需求审批

责任主体：使用部门、采购部、财务部、管理层

操作说明：

使用部门填写《采购需求申请表》（表1），经部门负责人审核后提交采购部；

采购部核对需求合理性（如规格明确性、预算匹配度），提交财务部审核预算；

根据采购金额分级审批（如≤5万元由采购经理审批，＞5万元由总经理审批）。

输出成果：《采购需求申请表》（最终审批版）。

步骤2：供应商选择与比价

责任主体：采购部

操作说明：

从《合格供应商名录》中选择2-3家供应商进行询价，要求提供书面报价单（含单价、总价、交付周期、付款条件等）；

对比价格、质量、服务等因素，选择最优供应商，填写《采购比价记录表》（表6）说明选择理由。

输出成果：《采购比价记录表》。

步骤3：合同签订与订单下达

责任主体：采购部、法务部

操作说明：

采购部根据谈判结果拟定《采购合同》（表7），明确标的物信息、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等条款；

法务部审核合同合规性，经双方签字盖章后生效；

采购部向供应商下达《采购订单》（表8），作为交付依据。

输出成果：《采购合同》（正本）、《采购订单》。

步骤4：交付验收与付款结算

责任主体：采购部、使用部门、质量部、财务部

操作说明：

供应商按订单交付，使用部门核对数量、规格，质量部进行质量检验（如抽样检测、功能测试），填写《到货验收