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企业费用审批流程标准化模板

一、适用范围

二、操作流程详解

步骤1：费用申请发起

申请人：费用实际发生人（如员工*）需在费用产生前或发生后3个工作日内，通过企业OA系统或线下填写《企业费用审批表》，详细说明费用事由、明细金额、用途及预计发生时间。

附件要求：需同步相关证明材料，如采购合同、行程单、活动方案、报价单等（电子版或扫描件），保证材料清晰、完整，能支撑费用合理性。

提交路径：审批表经申请人签字确认后，提交至直接部门负责人（如部门主管*）进行初审。

步骤2：部门负责人初审

审核重点：部门负责人（如部门主管*）需结合部门年度预算、业务实际需求，对费用的必要性、合理性及金额准确性进行审核。

审核结果：

若符合要求，签字确认后流转至下一环节（财务部门）；

若不符合要求，注明退回理由并反馈给申请人，申请人修改后重新提交。

时效要求：部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成初审，避免流程延误。

步骤3：财务部门合规复核

复核内容：财务专员（如财务审核*）重点检查费用是否符合企业财务制度、预算额度是否充足、报销标准是否合规（如差旅住宿标准、招待费用上限）、票据及附件是否齐全有效。

复核结果：

合规通过：标注复核意见后流转至对应审批权限的领导；

合规不通过：详细列明问题（如超标准、缺凭证），退回申请人或部门负责人补充完善。

特殊处理：对大额或非常规费用（如单笔超过*元），财务部门可启动专项复核，必要时要求申请人补充说明或提供第三方评估报告。

步骤4：领导审批决策

分级审批权限：根据费用金额及类型，明确不同层级领导的审批权限（示例）：

常规费用（如单笔元以下）：由部门负责人及财务负责人（如财务总监）联合审批；

重要费用（如单笔元-元）：由分管副总（如分管副总*）审批；

重大费用（如单笔超过元）：需提交总经理（如总经理）审批，必要时经总经理办公会集体决策。

审批要点：领导需从业务战略、成本控制、风险防控等角度综合判断，签署明确审批意见（“同意”“不同意”“补充说明后同意”）。

步骤5：费用支付与账务处理

支付执行：审批通过后，财务部门根据审批表及附件，在2个工作日内完成支付（如银行转账、备用金核销），同步记录支付凭证号及支付时间。

账务登记：财务专员需在支付当日将费用信息录入财务系统，标注审批编号及关联人，保证账实一致、可追溯。

步骤6：资料归档

归档范围：审批表、原始凭证（如合同、发票复印件、行程单）、附件材料、审批记录等全套资料。

归档要求：电子版资料按“部门-年份-费用类型”分类存储至企业服务器；纸质版资料由财务部门每月整理装订，保存期限不少于*年，便于后续审计或查询。

三、审批表单模板

企业费用审批表

基本信息

申请人

（所属部门：）

申请日期

年月*日

费用类型□办公费用□差旅费用□业务招待□市场推广□其他______

费用用途

*（详细说明，如“项目采购办公用品”“客户接待”）

费用明细

项目名称

金额（元）

备注（如数量、单价、标准依据）

*（如：办公用品）

*

*（如：A4纸10包，15元/包）

*（如：交通费）

*

*（如：高铁票，北京-上海）

合计金额

大写：*元整

小写：*

附件清单|□合同□报价单□行程单□活动方案□其他______（共*页）|

审批流程|申请人签字：_________日期：_________|

???????????????????|部门负责人审核：_________意见：□同意□退回（理由：_________）|

???????????????????|财务复核：_________意见：□合规□不合规（问题：_________）|

???????????????????|分管领导审批：_________意见：□同意□补充说明后同意□不同意|

???????????????????|总经理审批（如需）：_________意见：_________________________|

???????????????????|财务支付记录：_________支付日期：_________支付凭证号：_________|

四、关键注意事项

及时性原则：费用申请需在业务发生后3个工作日内提交，逾期超过15个工作日的，需额外说明原因并由部门负责人及总经理签字确认后方可受理。

真实性要求：严禁虚构费用、拆分报销或伪造凭证，一经发觉将按企业相关规定追究责任，情节严重者解除劳动合同。

预算管控：所有费用支出需控制在部门年度预算额度内，超预算部分需提前提交预算调整申请，经财务部门及总经理审批后方可发生。

标准规范：严格遵循企业《费用管理办法》中的具体标准（如差旅住宿标准、招待费用上限），超标准部分需由申请人自行承担，特殊情况需提前书面说明并获领导特批