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企业费用开支审批流程规范

一、总则

在现代企业管理中，费用开支的合理控制与规范管理是保障企业健康运营、提升经济效益的核心环节之一。为确保企业资金使用的合规性、安全性与效益性，明确各部门及人员在费用开支审批过程中的职责与权限，提高审批效率，防范经营风险，特制定本流程规范。本规范旨在通过系统化的审批机制，使企业费用开支有据可依、有章可循，同时兼顾成本控制与业务发展的实际需求，促进企业资源的优化配置。

本规范适用于企业内部所有与经营管理活动相关的费用开支审批事项，涵盖日常运营、项目执行、市场拓展等各个方面。所有部门及员工在发生费用支出前，均须严格遵照本规范执行。

二、适用范围与基本原则

（一）适用范围

本规范所指费用开支包括但不限于：差旅费、业务招待费、办公费、交通费、通讯费、培训费、咨询费、物料采购费、项目服务费等。凡需从企业账户支付或个人垫付后需报销的各类费用，均属本规范管理范畴。

（二）基本原则

1.合规性原则：费用开支必须符合国家法律法规、公司财务制度及相关政策规定。

2.预算控制原则：费用开支应在已批准的年度预算或专项预算额度内执行，严禁无预算、超预算支出。

3.权责对等原则：审批人对其审批范围内的费用开支的真实性、合理性及合规性负责。

4.效益优先原则：各项费用开支应符合成本效益原则，力求以最合理的投入获得最大的产出。

5.及时性原则：费用报销应及时办理，避免跨期，确保财务信息的及时性与准确性。

三、费用开支审批基本流程

费用开支审批流程是确保费用合规、高效流转的关键路径，一般遵循以下步骤：

（一）费用申请（事前申请，如适用）

对于金额较大或特定类型的费用（如业务招待费、大额采购、差旅费等），应在发生前提交《费用申请表》，详细说明费用发生的事由、预计金额、涉及部门/项目、支付方式等信息，并附上相关支撑材料（如会议通知、报价单、出差计划等）。该申请需经部门负责人初步审核。

（二）费用发生与原始凭证收集

费用实际发生后，经办人应及时、完整地收集合法、合规的原始凭证。原始凭证是费用报销的核心依据，其真实性、完整性直接影响后续审批与账务处理。

（三）报销单填写与部门初审

经办人需根据费用性质，规范填写公司统一格式的《费用报销单》，将原始凭证整齐粘贴，并对费用的真实性、合规性负责。填写完毕后，提交部门负责人进行初审。部门负责人应对费用的真实性、必要性及与业务的相关性进行审核，并在报销单上签署明确意见。

（四）财务部门审核

经部门初审通过的报销单据，提交至财务部门。财务部门审核人员主要对以下方面进行审核：

1.报销单填写是否规范、完整；

2.原始凭证是否合法、合规、真实、完整，是否符合发票管理规定；

3.费用标准是否符合公司相关制度（如差旅费补贴标准、业务招待费标准等）；

4.费用是否在预算范围内；

5.审批流程是否符合规定。

财务审核过程中，对于不符合要求的单据，应及时退回经办人，并说明原因，要求其补充或更正。

（五）逐级审批

财务审核通过后，报销单据按照公司规定的审批权限，提交给相应层级的授权审批人进行审批。审批人应根据其职责权限，结合预算、业务实际及公司政策，对费用的合理性进行最终审定，并承担相应的审批责任。

（六）付款与账务处理

经最终审批通过的报销单据，由财务部门根据公司资金安排，按照规定的支付方式（如银行转账、现金等）办理付款手续。付款完成后，财务部门进行相应的账务处理，确保账实相符。

（七）凭证归档

所有审批完成的费用报销单据及原始凭证，由财务部门按照会计档案管理规定进行整理、编号、装订，并妥善保管，以备查阅。

四、审批权限设定

审批权限的设定应基于“分级授权、权责清晰”的原则，根据费用性质、金额大小以及部门层级进行划分。具体权限划分如下（示例框架，企业需根据自身情况细化）：

*部门负责人：对本部门日常小额、常规费用开支具有审批权。

*分管领导：对其分管部门的较大金额费用开支或特定类型费用（如业务招待费）具有审批权。

*总经理/总裁：对公司重大、大额费用开支或超出分管领导审批权限的费用具有最终审批权。

*董事长：对于设定由董事长审批的特殊重大费用项目进行审批。

（注：此处应根据企业实际组织架构和管理需求，详细列出不同级别审批人的具体审批金额范围和费用类型，建议以附件形式单独制定《费用审批权限表》作为本规范的支撑文件。）

五、各角色职责与要求

（一）经办人

1.对费用的真实性、必要性负责；

2.确保原始凭证的合法、合规、完整；

3.准确、规范填写报销单据；

4.按规定及时办理报销手续。

（二）部门负责人

1.对本部门费用支出的真实性、合理性及业务相关性进行严格审核；

2.控制本部门费用预算执行情况；

3.对本部门员工报销行为进行指