灯具厂采购部询比价执行工作细则.docx

灯具厂采购部询比价执行工作细则

灯具厂采购部询比价执行工作细则

第一章总则

1.制定目的

为规范公司采购部询比价工作流程，确保采购成本合理、采购质量可靠、采购过程透明，避免采购失误和舞弊行为，特制定本细则。通过标准化询比价操作，提升采购效率，降低采购风险，为公司生产经营提供有力保障。

2.适用范围

本细则适用于灯具厂采购部所有员工，包括采购专员、采购主管、采购经理等。涉及所有采购活动，特别是原材料、辅助材料、设备、零配件、外协加工等询比价工作。其他部门如需采购，应遵循本细则执行。

3.基本概念说明

-询比价：指采购部向至少三家合格供应商询价，对比价格、质量、交期、服务等，择优选择供应商的过程。

-合格供应商：指具备合法经营资质、产品质量合格、信誉良好、交付能力稳定的供应商。

-采购订单：经比价确定供应商后，签订的正式采购合同，明确采购内容、数量、价格、交期等条款。

第二章询比价范围与标准

1.询比价适用范围

所有采购需求，除非公司已有长期合作供应商且价格稳定，否则均需执行询比价流程。例如，采购一批LED芯片，需向至少三家供应商询价，对比价格、技术参数、供货周期等。

2.询比价标准

-价格标准：选择性价比最优的供应商，不得盲目追求低价，需综合评估质量、服务、交期等因素。

-质量标准：优先选择质量稳定、符合公司要求的供应商，必要时进行样品测试。例如，采购一批铝材，需要求供应商提供检测报告，确保硬度、耐腐蚀性达标。

-交期标准：供应商需在承诺时间内交付货物，延迟交期超过三天视为违约。

3.例外情况

以下情况可简化询比价流程：

-采购金额低于人民币1000元的小额零星物资；

-紧急采购（如生产急需物料），需经采购主管批准后直接采购。例如，临时采购一批螺丝，金额500元且生产急需，可先采购后补办手续。

第三章询比价操作流程

1.需求确认与信息收集

采购部根据生产计划或部门需求，确认采购品类、数量、技术要求，并收集潜在供应商名单。例如，生产部需采购一批玻璃灯罩，采购部需确认规格、数量，并从供应商数据库中筛选至少三家供应商。

2.询价与样品要求

向筛选出的供应商发出询价函，要求提供详细报价单、产品规格、样品（如需）、交期等信息。例如，向A、B、C三家供应商询购玻璃灯罩，要求提供样品并测试透光率、抗冲击性。

3.比价与评估

采购部汇总报价信息，从价格、质量、服务、交期等方面进行综合评估，形成比价报告。例如，对比三家供应商的报价，A公司价格最低但质量稍差，B公司价格中等但质量稳定，C公司价格略高但服务好，最终选择B公司。

4.供应商确定与合同签订

比价结果经采购主管审核，报采购经理批准后，确定最终供应商，签订采购订单。例如，选定B公司后，签订采购合同，明确货款、交期、违约责任等条款。

5.履约跟踪与验收

采购部跟踪供应商交货情况，生产部进行到货验收，确保数量、质量符合要求。如有问题，及时与供应商沟通解决。例如，B公司交付的玻璃灯罩有10%破损，采购部要求其更换，并索赔损失。

第四章供应商管理与评估

1.供应商准入

新供应商需提供营业执照、生产许可证、产品检测报告等资质文件，经采购部审核后报管理层批准。例如，某新供应商申请供应LED灯珠，需提供三年内无重大质量问题的检测报告。

2.供应商评估

每季度对供应商进行一次评估，考核交期达标率、质量合格率、服务满意度等指标。例如，评估A公司交期达标率仅为85%，低于90%的合格标准，需限期改进。

3.供应商淘汰

对连续两次评估不合格的供应商，取消合作资格。例如，C公司因产品质量问题被淘汰，三年内不得再合作。

4.供应商关系维护

定期走访供应商，建立良好合作关系，优先选择长期稳定的供应商。例如，与核心供应商签订年度框架协议，享受批量采购优惠。

5.供应商黑名单管理

将违规供应商列入黑名单，禁止合作。例如，某供应商因延迟交货被列入黑名单，采购部需从其他供应商中重新选择。

第五章操作流程说明

1.询比价申请

生产部或部门填写《采购申请单》，注明采购品类、数量、技术要求，交采购部处理。例如，生产部申请采购一批散热器，填写申请单并附技术参数表。

2.询价文件准备

采购部根据需求制作询价函，包含公司信息、采购内容、技术要求、样品要求等。例如，询价函中明确散热器需符合国标，并提供样品测试要求。

3.询价与比价

采购部向至少三家供应商发送询价函，收集报价单，填写《询比价记录表》，记录各供应商报价、质量、交期等。例如，对比三家供应商的LED灯珠报价，记录价格差异、封装形式、供货周期等。

4.比价报告与审批

采购部撰写《比价报告》