办公行政设备维护与更新申请单模板.docVIP

办公行政设备维护与更新申请单模板使用指南

一、适用情形

设备故障无法正常使用（如打印机卡纸、空调制冷异常等）；

设备老化导致效率降低（如电脑运行缓慢、办公椅损坏等）；

功能升级需求（如增加设备存储容量、更换高精度打印组件等）；

法规或安全规范要求更新（如消防设备到期检测、旧型号电器更换等）。

二、操作流程说明

（一）申请发起与填写

发起人：设备使用人或部门行政对接人，根据设备实际需求发起申请。

填写内容：登录办公系统或纸质申请单，准确填写以下信息：

申请人基本信息（姓名、所属部门、联系方式）；

设备基础信息（名称、型号、资产编号、放置位置）；

维护/更新原因（详细描述故障现象、老化程度或升级需求）；

具体需求（如“更换打印机硒鼓”“升级电脑内存至16GB”等）；

期望完成时间（根据工作紧急程度合理填写）。

附件：如涉及故障设备，需附设备故障照片或视频；如需更换设备，可附旧设备报废说明（若有）。

（二）部门审核与评估

部门负责人审核：申请人提交后，由部门负责人审核需求合理性，重点确认：

设备是否为办公必需；

维护/更新是否为最优解决方案（如维修成本是否高于更换价值）。

行政部技术评估：行政部收到申请后，1个工作日内安排技术人员现场核查，出具评估意见：

维护类：明确故障原因、维修方案、预估费用及周期；

更新类：确认设备是否可修复、是否需更换型号、推荐配置及预算范围。

（三）审批流程与确认

分级审批：根据费用或设备类型，按以下流程审批：

费用在500元以下：部门负责人审批后，行政部直接安排；

费用在500-2000元：部门负责人+行政部经理双签；

费用超2000元或涉及大型设备（如空调、投影仪）：需提交分管领导审批。

结果反馈：审批通过后，行政部通知申请人确认方案；未通过则说明原因，可补充材料后重新申请。

（四）执行跟进与反馈

任务派发：行政部根据审批结果，向维修供应商或采购部门下达任务，明确执行时间及要求。

过程监督：申请人配合技术人员操作，设备使用期间需做好交接，避免重要数据丢失。

验收确认：完成后，申请人现场检查设备功能，签署《设备维护/更新验收单》，行政部留存归档。

三、办公行政设备维护与更新申请单模板

申请单编号

申请日期

年月日

申请人信息

姓名：*所属部门：*联系方式：*

设备基本信息

名称：*型号：*资产编号：*放置位置：*购买日期：*

维护/更新类型

□日常维护□故障维修□功能升级□设备更换

使用年限

年

需求描述

（详细说明设备现状、故障现象或升级原因，可附附件）例：打印机频繁卡纸，已清理内部粉尘仍无法解决，影响日常文件打印效率；建议更换硒鼓或检修进纸组件。

具体需求

（明确维护/更新内容，如更换部件、升级配置等）例：更换原装硒鼓（型号X），或请技术人员检测进纸器是否需要更换。

期望完成时间

年月日前

费用预算

元（大写：）

部门负责人意见

□同意需求，建议维护□同意更新，推荐更换□不同意，原因：签字：*日期：年月日

行政部评估意见

□可维修，方案：*费用：*周期：*天□需更换，推荐型号：*预算：*来源：□采购□调配□无需处理，原因：签字：*日期：年月日

审批意见

（费用≤500元由行政部确认；500-2000元由行政部经理确认；＞2000元由分管领导确认）签字：*日期：年月日

执行结果

□已完成，验收人：*日期：年月日□未完成，原因：行政部经办人：*日期：年月日

四、填写与使用说明

信息真实准确：申请人需保证设备型号、资产编号等信息无误，避免因信息错误导致评估或采购延误。

需求描述清晰：故障类需说明发生频率、是否尝试过自行处理；升级类需说明现有功能不足及预期效果。

提前沟通确认：紧急设备故障（如服务器宕机）可先通过电话/即时通讯工具联系行政部，后补填申请单。

凭证保存：维护/更新完成后，申请人需索取维修清单或更换部件明细，由行政部统一存档备查。

单据流转：纸质申请单一式三份，申请人、行政部、财务部各执一份；电子版需在办公系统流程中全程留痕。