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企业文档资料管理制度

一、适用范围与核心场景

本制度适用于企业内部各部门、各项目组在生产经营活动中产生的各类文档资料（含电子文档、纸质文档及音视频等非结构化资料），覆盖文档从创建、审批、存储、使用到归档、销毁的全生命周期管理。核心应用场景包括：日常办公流程文件（如请示、报告、会议纪要）、项目过程文档（如立项书、方案、验收报告）、规章制度类文件（如管理办法、操作规范）、知识资产类文件（如技术手册、培训资料）及合规性文件（如审计材料、合同）等，旨在规范文档管理流程，保障信息安全，提升知识共享效率。

二、文档全生命周期管理流程

（一）文档分类与编码

分类标准：根据文档性质、用途及密级，分为一级分类（如“行政管理”“项目管理”“财务管理”“技术文档”“人力资源”）和二级分类（如“行政管理”下分“通知公告”“会议管理”“印章管理”）。

编码规则：采用“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”格式，示例：“GL-01-2024-001”（行政管理-会议管理-2024年-第1号）。编码由企业行政部统一分配，保证唯一性。

（二）文档创建与命名

创建要求：文档内容需真实、准确、完整，符合企业业务规范及法律法规要求；涉及跨部门协作的文档，需由牵头部门组织相关部门共同编制。

命名规范：电子文档名称需包含“文档名称-版本号-创建日期-创建部门/人”，示例：“2024年度销售计划-V1.0销售部*”；纸质文档标题需清晰标注于首页右上角，并附文章样式标签。

（三）审批与发布

审批权限：根据文档密级及重要性划分审批权限——

一般级文档：部门负责人*审批；

重要级文档（如项目方案、制度文件）：分管领导*审批；

涉密级文档（如财务数据、核心技术资料）：总经理*审批。

审批流程：创建人填写《文档审批流转表》（见配套表单），附文档电子版及纸质版（需签字），提交至审批人；审批人需在2个工作日内完成审核，通过后由行政部统一编号发布，未通过则退回修改并说明原因。

（四）存储与归档

存储方式：

电子文档：存储于企业指定服务器或云盘（如企业OA系统、共享文件夹），加密管理，定期备份（每日增量备份+每周全量备份）；

纸质文档：分类存放于文件柜，标注“密级”“保管期限”“归档日期”，存放环境需防潮、防火、防虫。

归档要求：文档办理完毕后，由创建部门于3个工作日内将电子版提交至行政部归档库，纸质版同步移交；归档时需核对文档完整性，保证审批手续齐全、版本最新。

（五）借阅与复制

借阅权限：仅限企业内部因工作需要借阅相关文档，借阅人需填写《文档借阅申请表》，经部门负责人*审批后，由行政部办理借阅手续。

借阅规范：

电子文档借阅：通过OA系统在线申请，审批通过后可在线预览，需经分管领导*授权；

纸质文档借阅：借阅期限不超过5个工作日，涉密文档需当日归还，借阅过程中不得涂改、损坏、复制；

到期归还：借阅人需按时归还，行政部检查文档完整性后办理归还登记。

（六）审查与销毁

定期审查：行政部每半年组织一次文档清查，核对文档存储状态、借阅记录及保管期限，对过期或失效文档提出处理建议。

销毁流程：

符合销毁条件的文档（如保管期满、无需保存的过期文件），由行政部编制《文档销毁清单》，经部门负责人、分管领导签字确认后，双人监销；

电子文档销毁需彻底删除（包括回收站及备份文件），纸质文档采用碎纸机销毁，销毁过程记录存档。

三、配套管理表单

表1：文档分类编码表

一级分类

二级分类

分类代码

编码示例

适用范围说明

管理部门

行政管理

会议管理

GL-01

GL-01-2024-001

会议纪要、议程、通知

行政部*

项目管理

立项管理

XM-01

XM-01-2024-005

项目建议书、可行性研究报告

项目管理部*

技术文档

产品研发

JS-01

JS-01-2024-012

技术方案、图纸、测试报告

研发部*

表2：文档审批流转表

文档编号

文档名称

文档密级

创建部门/人

版本号

审批意见

审批人

审批时间

发布状态

GL-01-2024-002

2024年春节放假安排

一般级

行政部/张*

V1.0

同意发布

李*

2024-01-10

已发布

XM-01-2024-005

A项目立项申请报告

重要级

项目部/王*

V2.1

需补充预算说明

赵*

2024-02-20

修改中

表3：文档借阅申请与归还登记表

借阅编号

文档名称及编码

借阅部门/人

借阅事由

借阅时间

预计归还时间

实际归还时间

借阅人签字

审批人

J2024年度销售计划(GL-02-2024-003)

市场部/刘*

制定季度目标

2024-03-01

2024-03-05

2024-03-05

刘*

陈*

JA项目技术方案(JS-01-2024-012)

研发部/周