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企业采购订单处理及审核管理工具

一、适用工作场景

本工具适用于各类企业内部采购订单的全流程管理，涵盖日常办公物资采购、生产原材料采购、服务类采购（如咨询、维护）等多种采购类型。适用于需求部门发起采购申请、采购部门执行订单操作、财务部门审核付款、管理层监督采购合规等跨部门协作场景，尤其适用于需要规范采购流程、明确审批权限、提升采购效率的企业，可有效避免订单信息混乱、审批遗漏、履约跟踪缺失等问题。

二、全流程操作指南

（一）需求发起与提报

需求部门填写申请：需求部门根据实际需求（如办公用品补充、生产原料补货等），填写《采购需求申请单》，明确以下信息：

物料/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）；

需求数量、期望交付日期、使用部门；

预算金额（需符合企业预算管理要求）、资金来源；

备注说明（如特殊质量要求、供应商偏好等）。

部门负责人初审：需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核，签字确认后提交至采购部。

（二）采购任务分配与询价

采购部接收需求：采购部收到《采购需求申请单》后，1个工作日内审核需求完整性，如信息缺失（如规格不明确、预算未填写），退回需求部门补充。

制定采购方案：

常规采购：优先从企业《合格供应商名录》中选择合作方；

新供应商/特殊采购：启动询价流程，至少邀请3家供应商提供报价（紧急采购可酌情减少，但需注明原因）。

比价与供应商确认：采购部对比供应商报价（含价格、质量、交付周期、售后服务等），形成《采购询价对比表》，初步确定意向供应商，反馈至需求部门确认。

（三）采购订单

创建订单信息：采购员在企业采购管理系统中录入订单信息，唯一订单编号（格式：CGDD+年份+月份+流水号，如CGDD202410001），内容包括：

订单基本信息：供应商全称、联系人、地址、订单类型（常规/紧急）、交付地点；

物料/服务明细：名称、规格型号、单位、数量、单价（含税/不含税）、总金额；

履约条款：交付日期、质量标准、验收方式、付款条件（如“验收合格后30天付款”）、违约责任等。

需求部门确认：采购员将订单草稿发送需求部门核对，保证物料信息、数量、交付时间等与需求一致，需求部门负责人签字确认后进入审核环节。

（四）多级审核流程

根据订单金额或类别触发不同审核层级（以下为示例，企业可自定义权限）：

小额订单（≤5万元）：采购部审核→财务部审核→生效；

大额订单（＞5万元）：采购部审核→财务部审核→分管副总审核→总经理审核→生效。

审核人需在1个工作日内完成审核，重点审核：预算匹配性、价格合理性、供应商资质、条款合规性，审核通过后系统自动流转至下一环节；驳回需注明原因并退回采购部修改。

（五）订单下达与供应商确认

订单生效与发送：审核通过后，采购部将正式采购订单加盖企业公章（电子章），通过系统或书面形式发送供应商，要求供应商在2个工作日内确认订单（如未确认需主动跟进）。

供应商反馈跟踪：采购员记录供应商确认结果，如对订单条款有异议，需协调需求部门与供应商沟通调整，调整后重新履行审核流程。

（六）履行跟踪与收货管理

交付进度跟踪：采购员在订单系统中标记“已确认”状态，定期（每周/每3天）跟进供应商备货、发货进度，关键节点（如发货、到货）更新系统状态，保证按期交付。

收货与验收：

供应商发货后，采购员通知需求部门准备收货；

需求部门根据订单要求核对实物（数量、规格、外观等），填写《收货确认单》，如有质量问题需在3个工作日内反馈采购部，协同供应商处理（退换货、索赔等）；

验收合格后，需求部门负责人在《收货确认单》签字确认，同步更新订单状态为“已验收”。

（七）付款申请与财务对接

单据提交：需求部门将《收货确认单》、采购订单、供应商发票（如需）等单据整理后提交财务部。

财务审核与付款：财务部核对单据一致性（订单号、金额、供应商信息等）、发票合规性，确认无误后安排付款，付款完成后在系统中更新订单状态为“已结案”。

（八）订单归档与数据统计

单据归档：采购部将采购需求申请单、询价对比表、采购订单、收货确认单、付款凭证等纸质/电子单据按订单编号分类归档，保存期限不少于3年。

数据统计与分析：定期（每月/每季度）统计订单数据（如采购金额、供应商交付准时率、采购成本节约率等），形成《采购分析报告》，为优化采购策略提供依据。

三、标准采购订单模板

企业采购订单

订单基本信息

订单编号

CGDD202410001

订单日期

2024年10月8日

采购部门

采购部

需求部门

生产一部

供应商全称

*有限公司

供应商联系人

*

供应商联系方式

*（仅用于沟通）

供应商地址

省市区路*号

订单类型

□常规□紧急（请注明原因：生产急缺）

预算金额

￥12,500.00元

订单状态

□待审核□已生效□已确认□已发货□已验收