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多功能人力资源管理工作簿

一、适用工作场景与对象

本工作簿适用于各类企业（初创型、成长型、成熟型）的人力资源日常管理工作，覆盖员工全生命周期管理需求。主要使用对象为企业HR专员、HR经理、部门负责人及企业管理者，具体场景包括：

新员工入职流程办理与信息归档

招聘需求提报、简历筛选与面试安排

员工培训计划制定、实施与效果跟踪

月度/季度考勤数据统计与异常处理

年度/半年度绩效目标设定与评估反馈

薪酬核算、社保公积金缴纳与个税申报

员工异动（晋升、调岗、离职）流程管理

二、模块化操作流程指南

（一）员工信息管理模块

功能：集中管理员工基础信息、合同信息、岗位异动记录，实现员工档案动态更新。

操作步骤：

新建员工档案

打开“员工基本信息表”，填写员工编号（按规则编制，如“部门代码+入职年份+序号”）、姓名、性别、出生日期、证件号码号、学历、毕业院校、专业、入职日期、所属部门、岗位名称、合同期限（起始/结束日期）、合同类型（固定期限/无固定期限）、转正日期、试用期时长、联系方式、紧急联系人及联系方式*。

员工证件号码复印件、学历证书、劳动合同等扫描件（可另建“员工附件资料”文件夹分类存储）。

信息动态更新

当员工发生岗位变动时，在“员工异动记录表”中填写异动日期、异动类型（晋升/调岗/降职）、原岗位、新岗位、异动原因、审批人（部门负责人+HR经理）。

合同到期前30天，系统自动提醒（通过“合同到期提醒”sheet），HR需提前发起续签或终止流程，更新“合同信息”列。

数据查询与导出

通过“筛选”功能，按部门、岗位、入职时间等条件快速查询员工信息；支持导出Excel或PDF格式，用于部门人员盘点或社保申报。

（二）招聘管理模块

功能：规范招聘流程，从需求提报到入职闭环，提升招聘效率。

操作步骤：

提报招聘需求

部门负责人填写“招聘需求申请表”，注明招聘岗位名称、人数、岗位职责、任职资格（学历、经验、技能）、到岗时间、预算薪资范围，提交至HR部门。

HR经理审核需求合理性，结合公司编制情况，在“需求审批”列标注“通过/驳回”，反馈至用人部门。

简历筛选与面试安排

HR通过招聘渠道收集简历，录入“简历筛选表”，包含候选人编号、姓名*、性别、年龄、学历、应聘岗位、简历来源、初筛结果（通过/不通过）、初筛意见。

对初筛通过者，电话沟通基本情况后，安排面试。在“面试安排表”中填写面试序号、候选人姓名*、岗位、面试形式（初试/复试/终试）、面试时间、面试官（部门负责人+HR）、面试地点、面试评价（含专业能力、综合素质、匹配度等维度）。

录用与入职

面试通过后，HR发送录用offer（可使用“offer模板”），明确岗位、薪资、入职时间、需提交材料。

候选人确认入职后，同步更新“员工信息管理模块”，完成档案建立。

（三）培训管理模块

功能：规划培训计划，记录培训实施过程，评估培训效果。

操作步骤：

制定年度培训计划

HR结合公司战略目标、员工能力短板，于每年12月制定下一年度培训计划，填写“年度培训计划表”，包含培训主题、培训对象、培训时间、培训形式（内训/外训/线上）、培训讲师（内部/外部）、培训预算、预期效果。

计划需经总经理审批后发布。

培训实施与记录

每次培训前，HR发送培训通知（含时间、地点、议程、需准备材料），组织参训人员签到（“培训签到表”记录姓名*、部门、岗位、签到时间）。

培训结束后，收集培训课件、照片、视频，存入“培训资料库”；参训人员需填写“培训反馈表”，对课程内容、讲师表现、组织安排评分（1-5分）及建议。

效果评估与归档

对于技能类培训，通过测试或实操考核评估学习效果（“培训考核表”记录成绩）；对于态度类培训，结合行为改变进行跟踪（如3个月后工作表现观察）。

所有培训记录（计划、通知、签到、反馈、考核）统一归档，形成员工培训档案。

（四）考勤管理模块

功能：精准统计员工出勤情况，处理异常考勤，为薪酬核算提供依据。

操作步骤：

考勤数据导入与核对

每月1日，HR导出上月考勤机数据（或线上考勤系统数据），录入“月度考勤统计表”，包含员工编号、姓名*、部门、应出勤天数、实际出勤天数、迟到次数（分钟）、早退次数（分钟）、旷工天数、请假类型（事假/病假/年假等）、请假天数、加班时长（平日/周末/法定假日）。

与部门负责人核对异常考勤（如迟到、旷工），确认原因并标注（如“迟到-交通拥堵”“旷工-未请假”）。

异常考勤处理

员工请假需提前提交“请假申请表”（紧急情况可后补），注明请假类型、起止时间、事由、审批人（部门负责人+HR）。病假需附医院证明。

加班需提前填写“加班申请表”，注明加班原因、时间、内容，经部门负责人审批后方可生效，事后优先安排调休（调休有效期3个月）。

考勤汇总与公示

每月3日前，完成上月考勤数据汇总，计算“全勤奖”“