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会议议程制定及会议纪要工具

一、适用场景与价值

无论是日常部门例会、项目推进会，还是跨部门协调会、决策评审会，高效的会议离不开清晰的议程和规范的纪要。本工具旨在帮助会议组织者提前规划会议方向，保证会议聚焦核心目标；同时通过结构化纪要记录关键信息，明确行动项与责任人，推动会议成果落地，避免“会而不议、议而不决、决而不行”的低效问题，提升团队协作效率与会议产出价值。

二、操作流程详解

（一）会议议程制定：从“无序”到“有序”

步骤1：明确会议核心目标

先问自己：“这次会议要解决什么问题？达成什么共识？”

目标需具体、可衡量，例如“确定Q3产品迭代优先级”“解决跨部门协作流程卡点”，而非“讨论工作进展”。

步骤2：梳理议题与优先级

根据目标拆解会议议题，每个议题对应一个具体讨论点（避免议题过大或模糊，如“讨论市场推广”可拆分为“618活动复盘”“Q3新渠道策略”“预算分配”）。

按“紧急且重要”原则排序，将核心议题、需决策事项前置，次要或信息同步类议题后置。

步骤3：确定参会人员与角色

必参会人：议题直接相关方、决策人（例如“预算分配”需财务负责人参会）；

可列席人：需知晓信息但无需参与讨论的人员（如新入职员工）；

明确主持人（控场、引导讨论）、记录人（提前熟悉议程，准备记录工具）。

步骤4：分配议题时间与形式

为每个议题设定合理时长（总会议时长建议控制在1.5-2小时，避免疲劳），例如“Q3产品迭代优先级（40分钟，头脑风暴+投票）”；

明确讨论形式：是“信息同步”（PPT汇报）、“问题研讨”（小组讨论）还是“决策表决”（举手/投票）。

步骤5：拟定议程初稿并沟通确认

按模板整理议程，至少提前1-2天发给参会人，附上会议目标、需提前阅读的材料（如项目数据、方案草案）；

收集反馈：确认议题是否有遗漏、时间分配是否合理，避免“会上临时加议题”。

（二）会议纪要撰写：从“记录”到“落地”

步骤1：会前准备——打有准备的仗

记录人提前熟悉议程，标注需重点记录的“决策点”“争议点”“行动项”；

准备记录工具：推荐使用“文字+表格”组合（文字记录讨论要点，表格记录决议与待办），或专业会议纪要工具（如飞书文档、腾讯文档）。

步骤2：会中记录——抓关键，避细节

讨论内容：记录核心观点、不同意见及结论（避免逐字记录，例如“经理认为：当前用户增长瓶颈在于新渠道转化率低，建议优先优化落地页；主管补充：需同步评估成本，可先小范围测试”）；

决议事项：明确“做什么”“谁来做”“何时做”（例如“决议：由团队负责落地页优化，8月15日前完成初版，经理审批”）；

待办事项：单独列表，标注任务描述、负责人、截止日期（区分“决议”与“待办”：决议是会议结论，待办是后续具体行动）。

步骤3：会后整理——核对信息，提炼干货

会议结束后2小时内整理纪要，模糊信息及时向主持人或参会人确认（如“刚才提到的‘数据来源’是指后台用户行为数据，对吗？”）；

纪要结构：会议基本信息→议程回顾→核心讨论→决议事项→待办事项→下次会议安排（如有）；

语言简洁：用“会议决定”“会议明确”“会议要求”等客观表述，避免主观评价（如“大家一致认为”需改为“参会人员均表示”）。

步骤4：分发与跟进——保证闭环

纪要整理完成后，先发给主持人审核，确认无误后1小时内发给所有参会人及相关方；

对待办事项设置跟进提醒（如日历提醒、任务工具），截止日前2天提醒负责人，保证“事事有跟进，件件有反馈”。

三、实用模板参考

【模板1】会议议程表

会议名称

项目Q3推进会

时间

2023年X月X日14:00-16:00

地点

公司3楼会议室A/线上会议

主持人

*总监

记录人

*助理

参会人员

总、经理（技术部）、主管（市场部）、专员（运营部）

列席人员

*（实习生，负责会议记录支持）

议题序号

议题名称

负责人

预计时长

讨论形式

备注（需提前准备材料）

1

Q2项目成果复盘

*经理

20分钟

PPT汇报+问答

Q2项目数据报表、用户反馈汇总

2

Q3核心目标与优先级讨论

*总

40分钟

头脑风暴+投票

《Q3行业趋势分析》参考文档

3

跨部门协作流程优化方案

*主管

30分钟

方案研讨

流程优化初稿（含痛点清单）

4

资源分配与预算确认

*总监

20分钟

决策表决

Q3预算草案

5

下次会议安排

*助理

10分钟

信息同步

——

【模板2】会议纪要表

会议基本信息

会议名称：项目Q3推进会

时间：2023年X月X日14:00-16:00

地点：3楼会议室A

主持人：*总监

记录人：*助理

参会人员：总、经理、主管、专员

议程回顾与核心讨论

Q2项目成果复盘（*经理）

讨论要点：Q2项目用户增长达预期（环比+15%），但新用户留存率仅30%，低于目标40%；技术瓶颈导致2个功能延期上线。

不同意见：主管建