合同审批及归档标准化工具.docVIP

一、适用业务场景

在企业日常运营中，合同作为明确双方权利义务的核心文件，贯穿采购、销售、服务、合作等多个业务环节。业务规模扩大，合同审批常面临流程不统一、审批节点遗漏、归档管理混乱等问题，易导致合同履行风险或法律纠纷。本标准化工具适用于企业内部各类合同的审批管理，涵盖供应商采购合同、客户销售合同、技术服务合同、合作协议等场景，通过规范流程实现跨部门协同、审批节点可控、归档资料完整，提升合同管理效率，降低合规风险。

二、标准化操作流程

（一）合同发起与准备

发起主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部）根据业务需求发起合同审批。

准备材料：

起草合同文本，明确合同主体（甲乙双方名称、统一社会信用代码）、标的物/服务内容、数量、质量标准、价款及支付方式、履行期限、违约责任、争议解决方式等核心条款；

附相关支撑材料，如报价单、技术协议、资质证明（对方营业执照、行业许可等）、过往合作记录（如有）。

系统录入：在合同管理系统中创建合同审批流程，填写《合同基本信息表》（见模板1），合同文本及支撑材料，发起审批。

（二）部门内部审核

审核主体：业务部门负责人。

审核内容：

合同内容是否符合业务需求，标的物/服务描述是否准确；

价款、支付方式是否符合部门预算及公司定价政策；

附件材料是否完整、有效（如供应商资质是否在有效期内）。

输出结果：审核通过，在系统中签署“同意意见”；审核不通过，注明修改意见退回发起人调整。

（三）法务合规审核

审核主体：法务部（或指定合规岗）。

审核内容：

合同条款是否符合法律法规及公司内部制度，是否存在法律风险（如格式条款是否公平、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖）；

合同主体资格是否合法（如对方是否为签约主体、是否具备履约能力）；

涉及特殊行业（如医疗、金融）的合同，是否符合行业监管要求。

输出结果：审核通过，签署“合规意见”；存在法律风险，提出具体修改建议，退回业务部门调整；重大风险事项同步报管理层知晓。

（四）财务审核

审核主体：财务部。

审核内容：

合同金额准确性、计价方式是否合理；

付款条件、进度、方式是否符合财务管理制度（如预付款比例、质保金约定）；

涉及税务条款（如发票类型、税率）是否合规，是否影响企业税负。

输出结果：审核通过，签署“财务合规意见”；存在财务风险（如超预算、付款方式不合理），退回发起人调整。

（五）管理层审批

审批主体：根据合同金额及重要性分级审批（示例：

金额≤10万元：业务总监审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总审批；

金额＞50万元：总经理审批）。

审批内容：

合同是否符合公司战略规划及年度经营目标；

资源投入（如资金、人力）是否合理，风险是否可控。

输出结果：审批通过，签署“批准意见”；审批不通过，注明理由退回业务部门终止流程。

（六）合同签署与用印

签署主体：法定代表人或授权代表（需附《授权委托书》）。

操作规范：

审批通过后，业务部门根据系统的《合同签署通知单》安排签署；

保证合同文本与审批版本一致，签署页信息完整（签字、盖章、日期）；

用印前在合同管理系统中提交用印申请，经办公室（或行政部）审核后，加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同用印）。

（七）合同归档

归档主体：业务部门（或档案管理部门）。

归档内容：

合同正本（含签署页）、附件材料（报价单、技术协议等）、审批流程记录（系统截图或纸质审批单）；

电子版合同扫描件（PDF格式，保证清晰、完整），与纸质版同步归档。

操作流程：

在合同管理系统中填写《合同归档登记表》（见模板2），归档材料清单；

纸质合同按“一合同一档”原则整理，装入档案袋，标注合同编号及名称，移交档案库房保管；

归档完成后，在系统中更新合同状态为“已归档”，保证可追溯。

三、核心模板工具

模板1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

甲方名称

乙方名称

合同标的

□采购□销售□服务□合作□其他：________

标的物/服务描述

合同金额（元）

大写：________小写：________

履行期限

自_年_月_日至_年__月__日

付款方式

□一次性付款□分期付款（注明节点）□其他：________

业务部门

联系方式

备注

模板2：合同归档登记表

归档编号

合同名称

合同编号

签署日期

归档部门

归档人

归档日期

保管期限

□3年□5年□10年□长期（根据合同类型及法规要求填写）

存放位置

归档材料清单

1.合同正本（__页）2.附件材料（__页）3.审批流程记录（__页）4.电子版合同（__份）

档案管理员签字

接收日期

四、关键注意事项

（一）合同条款审核要点

主体资格：核实对方营业执照、授权委托书（如签约人为非法定代表人），保证签约主体与合同相对方一致，避免无权代理风险；

权利义务：明确双方核心权利