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企业人事档案管理制度文件
一、适用范围与情境
本制度适用于企业全体在职员工、试用期员工及离职员工的人事档案管理工作，涵盖员工从入职到离职全生命周期的档案建立、维护、保管及使用等环节。具体情境包括：新员工入职时档案材料的收集与归档、员工在职期间个人信息变更的档案更新、内部岗位调整时的档案流转、离职员工的档案转递、以及因工作需要（如职称评定、劳动纠纷处理、内部审计等）的档案查阅等。
二、制度执行流程详解
（一）员工入职档案建立
材料收集：新员工入职当日，人力资源部专员向员工发放《人事档案材料清单》（见配套表单1），要求员工在3个工作日内提交以下材料原件及复印件：
证件号码、学历学位证书、职业资格证书、离职证明（如有）；
体检合格证明（入职1个月内提交）；
劳动合同签订文本（一式两份，员工留存一份，档案留存一份）；
一寸免冠照片2张（用于档案封面及员工证）；
其他需存档的个性化材料（如奖惩证明、特殊技能证书等）。
材料审核：人力资源部专员在收到材料后2个工作日内完成审核，重点核对复印件与原件的一致性、材料的完整性及合规性（如离职证明需加盖原单位公章）。材料不齐或不符合要求的，及时通知员工补充。
档案录入与归档：审核通过后，专员将员工信息录入企业人事管理系统（如OA系统、HRM系统），唯一档案编号（格式：部门代码+入职年份+流水号，例如“RD2023001”）；同时将纸质材料按《档案分类目录》（见配套表单2）顺序整理，装入统一档案袋，标注档案编号及员工姓名，移交档案室保管。电子档案与纸质档案同步建立，保证信息一致。
（二）在职期间档案维护
信息变更更新：员工在职期间发生个人信息变更（如联系方式、住址、紧急联系人、学历提升、职称考取等），需填写《人事信息变更申请表》（见配套表单3），附相关证明材料（如新学历证书、职称证书等），经部门负责人审批后提交人力资源部。专员在收到申请后1个工作日内完成系统信息更新，并在纸质档案中补充变更材料，标注变更日期及原因。
档案动态补充：员工获得的表彰奖励、培训记录、考核结果、岗位调整通知等材料，由相关部门（如行政部、培训部）在事件发生后3个工作日内统一提交人力资源部，专员核对无误后归入档案相应类别，同时在系统中记录补充时间及来源。
（三）档案查阅与使用
查阅申请：因工作需要查阅员工档案的，需由申请人填写《人事档案查阅申请表》（见配套表单4），说明查阅事由、查阅内容、查阅方式（原件/复印件）及用途，经部门负责人签字后，报人力资源部经理审批。涉及高级管理人员或敏感信息的，需报请分管副总经理审批。
查阅流程：审批通过后，档案管理员在1个工作日内调取档案，安排申请人到档案查阅室现场查阅（原则上不借出原件）。查阅过程中，管理员全程陪同，保证档案材料完整。如需复印，管理员负责复印，并在复印件上加盖“档案复印专用章”，注明“仅供XX用途，再次无效”及复印日期。
查阅登记：管理员在《档案查阅登记簿》（见配套表单5）中详细记录查阅人信息、查阅时间、档案编号、查阅内容及归还情况，由查阅人签字确认。
（四）员工离职档案处理
离职材料归档：员工办理离职手续时，人力资源部专员需收集《离职申请表》、工作交接清单、解除/终止劳动合同证明等材料，核对无误后归入员工档案，同时在系统中标记“离职”状态及离职日期。
档案转递：对于主动离职或合同到期不再续签的员工，人力资源部在员工离职后10个工作日内，根据员工要求或单位规定，将档案转递至新的工作单位或户籍所在地人才市场。转递时需开具《档案转递通知单》（见配套表单6），通过机要或EMS邮寄（不得由员工自带），并留存邮寄凭证及回执。
离职档案保管：对于未办理转递手续的离职员工档案，由档案室继续保管，保管期限为离职后3年；逾期无人认领的，经人力资源部经理审批后，按规定统一销毁，销毁前需记录档案编号及员工信息，由至少2人共同监销，保证档案信息不外泄。
三、配套表单模板
表单1：人事档案材料清单
序号
材料名称
份数（原件/复印件）
备注
1
证件号码
1份复印件
需正反面复印
2
学历学位证书
1份复印件
需与信息一致
3
职业资格证书
1份复印件
如有
4
离职证明
1份原件
应届毕业生无需提供
5
体检合格证明
1份原件
三甲医院出具
6
劳动合同
1份原件
企业留存联
7
一寸免冠照片
2张
蓝底
8
其他需存档材料
按需
如奖惩证明等
表单2：档案分类目录
一级分类
二级分类
材料示例
基础信息
个人基本信息
入职登记表、证件号码复印件等
教育背景
学历学位证书、成绩单等
工作经历
原单位离职证明、工作经历证明
劳动关系
劳动合同
劳动合同文本及变更协议
社保公积金
缴存记录、转移单等
考核奖惩
考核记录
年度/季度考核表、绩效评估结果
奖惩材料
表彰决定、奖励证书、处罚通知
培训发展
培训记
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