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职业健康检查档案管理制度

一、总则

（一）目的

为了规范职业健康检查档案管理工作，确保职业健康检查档案的完整性、准确性和安全性，为用人单位和劳动者提供有效的健康信息服务，保护劳动者的职业健康权益，依据《中华人民共和国职业病防治法》《职业健康监护管理办法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于本单位所有涉及职业健康检查档案的管理活动，包括档案的建立、保管、查阅、使用、更新和销毁等环节。

（三）职责分工

1.人力资源部门

负责组织员工进行职业健康检查，收集员工的基本信息，如姓名、性别、年龄、工种、入职时间等，并及时将这些信息提供给职业健康管理部门。

2.职业健康管理部门

（1）负责职业健康检查档案的建立和管理工作，确保档案内容的完整、准确和规范。

（2）定期对档案进行整理和归档，保证档案的有序存放。

（3）负责档案的查阅、借阅和保密工作，严格按照规定的程序办理相关手续。

（4）及时更新档案内容，将员工的职业健康检查结果、职业病诊断情况等信息录入档案。

3.财务部门

负责职业健康检查费用的核算和支付，确保检查工作的顺利进行。

二、档案的建立

（一）档案内容

1.员工基本信息

包括员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、家庭住址、工种、工作岗位、入职时间、劳动合同期限等。

2.职业健康检查资料

（1）职业健康检查表，记录员工每次职业健康检查的基本情况，如检查时间、检查项目、检查结果等。

（2）各项检查报告，如血常规、尿常规、肝功能、心电图、胸部X光等检查报告。

（3）职业健康评价报告，由专业的职业健康检查机构出具，对员工的职业健康状况进行综合评价，提出处理意见和建议。

3.职业病诊断与鉴定资料

（1）职业病诊断证明书，由具有职业病诊断资质的医疗机构出具，明确诊断员工是否患有职业病及职业病的名称、程度等。

（2）职业病鉴定书，如员工对职业病诊断结果有异议，申请鉴定后所获得的鉴定结论。

4.其他相关资料

（1）员工的职业史和既往史，包括员工从事过的职业、接触的职业病危害因素、既往的健康状况等。

（2）职业健康培训记录，记录员工参加职业健康培训的时间、内容、培训效果等。

（3）个人防护用品使用情况记录，包括员工使用个人防护用品的种类、更换时间、使用效果等。

（二）建立流程

1.信息收集

人力资源部门在员工入职时，收集员工的基本信息，并填写《员工职业健康基本信息表》。同时，告知员工职业健康检查的相关事宜。

2.组织检查

职业健康管理部门根据员工的工作岗位和接触的职业病危害因素，制定职业健康检查计划，并组织员工到具有资质的职业健康检查机构进行检查。

3.资料整理

职业健康检查机构完成检查后，将检查结果和相关报告反馈给职业健康管理部门。职业健康管理部门对检查资料进行整理，按照员工姓名和检查时间进行分类。

4.档案建立

职业健康管理部门根据整理好的资料，为每位员工建立职业健康检查档案。档案以纸质档案和电子档案两种形式保存，纸质档案存放在专门的档案柜中，电子档案存储在单位的服务器上。

三、档案的保管

（一）保管要求

1.安全存放

档案应存放在专门的档案库房或档案柜中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全。

2.分类存放

档案应按照员工姓名和检查时间进行分类存放，便于查找和管理。同时，应建立档案索引，记录档案的存放位置和基本信息。

3.定期检查

职业健康管理部门应定期对档案进行检查，查看档案的存放情况和完整性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复和补充。

（二）保管期限

1.员工在职期间

员工的职业健康检查档案应长期保存，直至员工离职。

2.员工离职后

员工离职后，其职业健康检查档案应至少保存15年。对于患有职业病的员工，其档案应永久保存。

（三）电子档案管理

1.数据备份

电子档案应定期进行备份，备份数据存储在不同的存储设备上，如移动硬盘、光盘等，以防止数据丢失。

2.安全防护

电子档案应设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作。同时，应安装杀毒软件和防火墙，防止计算机病毒和网络攻击。

3.格式规范

电子档案应采用统一的格式进行存储，如PDF、DOC等，以保证档案的可读性和兼容性。

四、档案的查阅与使用

（一）查阅权限

1.员工本人

员工有权查阅本人的职业健康检查档案。员工查阅档案时，应填写《职业健康检查档案查阅申请表》，经职业健康管理部门负责人批准后，方可查阅。

2.用人单位

用人单位因工作需要查阅员工的职业健康检查档案时，应填写《职业健康检查档案查阅申请表》，经单位负责人批准后，由职业健康管理部门安排专人陪同查阅。

3.卫生行政部门

卫生行政部门依法进行监督检查时，有权查阅用