型会议记录及行动计划表.docVIP

通用型会议记录及行动计划表工具模板

一、适用场景与价值

本工具适用于各类工作场景中的会议记录与行动落地管理，包括但不限于：项目例会、部门协调会、专题研讨会、跨部门对接会、阶段性复盘会等。通过规范记录会议关键信息、明确行动责任与时间节点，可有效解决“会议决议模糊、责任落实不清、进度跟踪困难”等问题，保证会议成果转化为实际工作成效，提升团队协作效率与执行力。

二、详细操作流程

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目的：组织者需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定项目A的Q3执行方案”“协调B部门与C部门的资源对接”），避免讨论偏离主题。

提前通知与会人员：通过会议系统或工作群发送会议通知，包含会议主题、时间、地点（或线上）、议程、需提前准备的资料（如项目进度表、需求文档），并要求相关人员确认参会。

准备会议记录工具：指定记录人（可由组织者或专人担任），提前准备本模板表格（电子版或纸质版），熟悉表格结构，保证记录时能快速抓取关键信息。

（二）会中记录：聚焦关键，条理清晰

会议进行中，记录人需围绕“核心信息”与“行动落地”两大主线同步记录，重点关注以下内容：

会议基本信息：实时填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、列席人员（如有）。

议程与讨论内容：按会议议程顺序，记录各议题的核心讨论观点，重点标注“分歧点”“共识点”，避免逐字逐句记录，提炼关键结论。例如：“议题1：项目A排期调整——共识：将测试阶段提前3天，需研发组*主管在3日内提交调整后资源计划。”

决议事项：对会议达成的明确决议（如“通过方案”“同意预算”需单独列出，注明决议依据（如“基于讨论中*经理提出的成本优化建议”）。

行动计划拆解：这是会议记录的核心，需详细记录每个行动任务的以下信息：

任务描述：明确任务内容（如“完成用户调研问卷设计”而非“做调研”）；

负责人：指定具体执行人（避免使用“相关负责人”，明确为某/市场组专员）；

截止时间：精确到日期（如“2023年10月15日”而非“下周”）；

所需资源/支持：注明完成任务需要协调的资源（如“需设计组支持UI模板”“需财务部审批预算”）；

优先级：标注高/中/低（根据任务紧急性与重要性划分）。

（三）会后整理：核对信息，及时分发

记录核对与补充：会议结束后2小时内，记录人需根据会议录音（如有）、参会人补充意见，对记录内容进行完善，保证任务描述、负责人、截止时间等关键信息准确无误。

分发与确认：将整理后的会议记录（含行动计划表）通过邮件或工作群发送给所有参会人员，明确“如有信息遗漏或需修改，请在24小时内反馈”，并抄送相关领导。

归档留存：将最终版会议记录（含参会人确认反馈）归档至共享文件夹（如“公司会议记录-2023年10月”），方便后续查阅。

（四）行动跟踪：闭环管理，保证落地

进度更新：负责人需在任务截止日前1天，在行动计划表中更新任务状态（如“进行中”“已完成”“需延期”），并简要说明进展（如“问卷初稿已完成，待内部评审”）。

定期复盘：对于跨周期任务，可在下次会议中同步行动进展，重点跟踪“未完成任务”的原因（如“资源未到位”“需求变更”），并协调解决。

闭环确认：任务完成后，负责人需在行动计划表中标注“完成”，并附上交付物（如报告、文件截图等），由记录人归档，形成“计划-执行-反馈-闭环”的完整管理链条。

三、模板表格示例

会议基本信息

项目

内容

会议名称

项目A第三季度启动会

日期

2023年10月10日

时间

14:00-16:00

地点

公司3号会议室

主持人

*总监

记录人

*专员

参会人员

总监、经理（研发组）、主管（市场组）、专员（设计组）

列席人员

无

缺席人员

*经理（产品组），原因：临时出差

会议议程与讨论内容

序号

议题

讨论要点

决议事项

1

项目AQ3目标拆解

市场组主管提出：用户增长目标需结合Q2调研数据调整；研发组经理建议：技术实现优先聚焦核心功能。

确认Q3用户增长目标为30%，核心功能开发优先级排序为：功能1＞功能2＞功能3。

2

跨部门资源协调

设计组专员反馈：目前人力紧张，需市场组提前1周提需求；市场组主管承诺：每周五下班前提交下周需求清单。

同意“市场组每周五提交需求、设计组3个工作日内反馈排期”的协作机制。

行动计划表

任务描述

负责人

截止时间

所需资源/支持

优先级

状态

备注

完成Q3用户增长目标细化方案

*主管

10月15日

需产品组提供Q2调研数据

高

进行中

待*经理反馈数据需求

核心功能1技术方案设计

*经理

10月20日

无

高

未开始

需10月12日召开技术评审会

设计组Q3需求提报流程优化

*专员

10月18日

市场组配合提供历史需求

中

未开始

输出流程文档

下次会议安排

时间：2023年10