发动机厂传真机使用细则.docx

发动机厂传真机使用细则

发动机厂传真机使用细则

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第一章总则

1.制定目的

为规范公司传真机的使用管理，确保信息传递的准确性和及时性，提高工作效率，避免资源浪费，特制定本细则。

2.适用范围

本制度适用于发动机厂全体员工，包括各部门负责人、行政人员及生产线相关人员。所有涉及通过传真机发送和接收的文件，均需遵循本制度执行。

3.基本概念说明

-传真机：指公司提供的用于发送和接收纸质文件的光电传输设备。

-发送文件：指通过传真机传递的内部或外部文件，如合同、报告、通知等。

-接收文件：指通过传真机收到的纸质文件，需及时整理并归档。

实际应用例子

-例1：销售部需要向客户发送一份报价单，应通过传真机发送，并在发送后确认对方已收到。

-例2：人力资源部收到一份新员工入职资料，需将纸质文件扫描后存档，并记录接收时间。

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第二章传真机使用范围与权限

1.可发送文件类型

-公司内部文件，如会议纪要、工作安排、审批单等。

-需要正式确认的外部文件，如客户订单、供应商合同等。

-紧急通知或重要公告，需在标题注明“紧急”字样。

2.禁止发送内容

-泄露公司机密或商业秘密的文件。

-违反法律法规或公司规定的文件。

-个人事务或与工作无关的内容。

3.发送权限

-各部门负责人有权批准发送涉及部门的重要文件。

-传真机密码由行政部统一管理，员工需按需申请使用。

实际应用例子

-例1：生产部主管需要发送一份生产线调整通知给供应商，需先填写《传真机使用申请表》，经行政部审核后发送。

-例2：员工王明未经批准发送个人照片给朋友，违反制度，需承担相应责任。

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第三章传真机操作规范

1.发送前准备

-确认文件内容完整，无错别字或遗漏。

-打印双份，一份自留，一份发送后归档。

-确认接收方传真号码准确无误。

2.操作步骤

-打开传真机电源，等待设备启动。

-选择“发送”模式，输入接收号码。

-放置文件，确保纸张方向正确。

-监听发送状态，确认发送成功后记录时间。

3.接收文件处理

-接收文件后，先核对发送方信息。

-重要文件需立即通知相关人员查阅。

-及时整理并分类归档，避免混淆。

实际应用例子

-例1：技术部收到一份客户反馈的技术问题报告，需立即整理并回复，同时将文件存入“客户反馈档案”。

-例2：行政部发现某部门发送的传真文件模糊不清，要求重新发送并记录在《传真机使用记录表》中。

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第四章传真机维护与管理

1.日常检查

-每日上班前检查传真机是否正常工作，如墨盒是否充足、纸张是否到位。

-发现故障及时报修，不得擅自拆卸设备。

2.定期维护

-每月由行政部进行一次清洁保养，包括滚筒、扫描头等关键部位。

-每季度检查一次线路连接，确保传输稳定。

3.责任分配

-各部门使用传真机后，需清洁机器并关机。

-行政部负责整体维护和故障处理。

实际应用例子

-例1：某部门使用传真机后未关机，导致墨盒耗尽，需由该部门承担补购费用。

-例2：行政部定期维护发现某台传真机滚筒磨损严重，及时更换配件，避免影响使用。

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第五章操作流程说明

1.发送流程

-填写《传真机使用申请表》，注明文件内容、接收方及发送目的。

-行政部审核通过后，方可使用传真机发送。

-发送后记录时间并保留发送凭证。

2.接收流程

-接收文件后，核对信息并立即通知相关人员。

-重要文件需签字确认收到，并附上《接收记录表》。

-分类归档，如客户文件、内部文件等。

3.特殊情况处理

-如遇传真机故障，可使用电子邮件或扫描仪替代。

-紧急文件需优先处理，但不得影响正常工作秩序。

实际应用例子

-例1：采购部发送采购合同给供应商时，因传真机故障，改用电子邮件发送并附上扫描件，同时通知行政部报修。

-例2：质量部收到一份紧急质检报告，需立即签字确认并通知生产部，同时将文件存入“质检档案”。

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第六章监督检查

1.检查主体

-行政部负责日常监督，每月抽查各部门使用情况。

-总经理办公室不定期进行专项检查。

2.检查频率

-行政部每月检查一次，重点核对《使用申请表》和《接收记录表》。

-总经理办公室每季度检查一次，重点关注违规行为。

3.检查内容

-是否按规定填写申请表。

-文件是否完整、清晰。

-设备维护是否到位。

实际应用例子

-例1：行政部检查发现销售部有两次未填写申请表发送传真，要求立即整改并通报批评。

-例2：总经理办公室检查发现某台传真机长期未清