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酒店员工信息保密及离职管理规范

一、总则

为保障酒店及员工的合法权益，维护酒店正常的经营管理秩序，保护酒店商业秘密及员工个人信息安全，规范员工离职流程，明确双方权利与义务，特制定本规范。本规范适用于酒店全体员工，包括正式员工、试用期员工、实习生及其他为酒店提供劳务的人员。

本规范所指员工信息，涵盖员工个人基本资料、薪酬福利、绩效考核、培训记录、奖惩情况等未公开的与员工个人及酒店管理相关的信息。商业秘密则包括但不限于酒店客户资料、经营数据、营销策略、财务信息、技术资料、管理诀窍等具有商业价值且经酒店采取保密措施的信息。

二、员工信息保密管理

（一）保密范围与原则

1.员工个人信息：酒店及员工均有责任保护员工个人信息的私密性。人力资源部门是员工信息管理的归口部门，应建立健全员工信息档案管理制度，确保信息收集、存储、使用、传输的安全性。

2.酒店商业秘密：全体员工在任职期间，因工作需要接触或知悉的酒店商业秘密，均负有保密义务。保密原则遵循“最小权限”和“按需知晓”，即信息的获取和使用应限定在完成工作所必需的最小范围内。

（二）保密要求

1.员工自身信息保护：员工应妥善保管个人工牌、门禁卡、账户密码等身份标识和访问凭证，不随意转借或泄露给他人。如发现遗失或被盗，应立即向主管及人力资源部报告。

2.他人信息保密：员工不得私自查阅、复制、传播、泄露非本人工作职责所必需的其他员工个人信息。严禁利用职务之便，打探、窃取、买卖或不当使用他人信息。

3.信息系统安全：员工应严格遵守酒店信息系统使用规定，设置安全密码并定期更换，不随意安装未经授权的软件，不将工作设备接入不安全网络，防止信息系统被非法入侵或数据泄露。

4.文件资料管理：包含员工信息或商业秘密的纸质文件、电子文档，应妥善保管。纸质文件使用后及时归档或销毁；电子文档应加密存储，不随意拷贝、发送至外部设备或公共网络。废弃的涉密文件资料，应按照酒店规定进行粉碎或其他安全处理。

5.外部信息披露：未经授权，任何员工不得擅自向酒店外部单位或个人（包括媒体、亲属、朋友等）披露酒店员工信息或商业秘密。对外提供员工信息，须经人力资源部及相关授权领导审批。

6.会议与交流保密：在内部会议、工作交流中，涉及敏感信息的讨论应控制在适当范围内，避免在公共区域或有无关人员在场的情况下谈论。

（三）保密培训与意识

酒店定期或不定期组织员工信息保密知识培训，增强员工的保密意识和防范技能。员工应积极参加培训，了解保密规定，掌握保密方法。

三、员工离职管理规范

（一）离职申请与审批

1.试用期员工：提前三日向直接上级提交书面离职申请。

2.正式员工：提前三十日向直接上级提交书面离职申请。若劳动合同中另有约定的，从其约定。

3.审批流程：员工离职申请经直接上级、部门负责人签署意见后，报人力资源部审核，并按酒店审批权限逐级报批。

（二）工作交接

1.交接内容：员工在离职前，须按照《员工工作交接清单》的要求，全面、细致地完成工作交接。包括但不限于：

*正在进行的工作任务进展情况、后续计划及注意事项；

*负责的客户资料、合同文件、项目档案等；

*保管的酒店财物，如办公设备、工具、钥匙、工牌、门禁卡等；

*相关的电子文档、系统账号及密码；

*其他需要交接的工作事项。

2.交接监督：直接上级是员工工作交接的第一责任人，应监督交接过程，确保交接完整、清晰。重要岗位或涉及核心业务的员工离职，部门负责人应亲自参与或指定专人监交。

3.交接确认：工作交接完毕后，由交接人、接交人、监交人共同在《员工工作交接清单》上签字确认，方可视为交接完成。

（三）物品与系统权限清退

1.物品归还：离职员工须在规定时间内归还所领用的全部酒店物品，包括但不限于办公用品、制服、工具、图书资料、借款等。

2.系统权限注销：人力资源部在确认员工离职手续启动后，应及时通知IT部门及相关业务部门，注销或冻结该员工的各类系统账号、门禁权限、邮箱权限等，确保其无法再访问酒店内部系统和信息。

（四）离职面谈

人力资源部可根据需要安排与离职员工进行面谈，了解离职原因、对酒店管理的意见和建议，听取员工对工作的总结和反馈。面谈记录应妥善保存，作为酒店改进管理的参考。

（五）薪资结算与证明开具

1.薪资结算：酒店将按照国家法律法规及劳动合同约定，在员工办理完毕所有离职手续后，一次性结清其应得薪资、经济补偿金（如适用）等。

2.离职证明：员工离职时，可向人力资源部申请开具《离职证明》。《离职证明》应客观、真实地载明劳动合同期限、解除或终止劳动合同的日期、工作岗位等信息。

（六）离职后保密义务重申

1.在员工办理离职手续时，人力资源部应向其重申保密义务，特别是针对酒店商业秘密的保护