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团队会议日程规划及记录统一格式规范

一、规范目的

为提升团队会议效率，保证会议目标明确、过程有序、成果可追溯，统一会议日程规划与记录的格式及流程，减少信息传递偏差，推动会议决策的有效落地，特制定本规范。

二、适用工作场景

本规范适用于团队内部各类常规及专项会议，包括但不限于：

日常例会：周/月度工作进展同步、问题协调；

项目启动会：项目目标、范围、分工及计划对齐；

跨部门协调会：资源调配、流程优化、协作障碍解决；

专题研讨会：特定议题（如技术方案、市场策略）的深度讨论；

阶段总结会：项目/阶段性成果回顾、经验沉淀及后续规划。

三、标准化操作流程

（一）会前：充分筹备，明确方向

明确会议核心目标

会议发起人需清晰定义会议要解决的问题或达成的成果（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决跨部门数据对接卡点”），避免“为开会而开会”。

目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性）。

确定参会人员及分工

核心参会人：与会议目标直接相关、需参与决策或提供关键信息的人员（如项目负责人、业务负责人、技术负责人）；

列席参会人：需知晓会议内容或提供支持但不参与决策的人员（如相关执行岗、实习生）；

明确角色：主持人（，负责控场、引导议程）、记录人（，负责实时记录要点及行动项）、时间管理员（*，可由主持人兼任，控制各议题时长）。

拟定详细会议议程

议程需包含：议题顺序、各议题负责人、预计时长、预期产出（如“需确认3个方案优先级”“输出问题解决清单”）。

议题逻辑按“重要紧急”排序，优先处理核心议题，预留10-15分钟缓冲时间。

提前发送会议通知及材料

会议通知至少提前1个工作日发送，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、参会人员、议程、会前需预习的材料（如项目文档、数据报表）；

涉及敏感议题的，提前同步背景资料，保证参会人有充分准备。

（二）会中：聚焦目标，高效推进

签到与议程确认

会议开始前5分钟完成签到（线上会议提前测试设备），记录人同步更新参会人员名单；

主持人简要重申会议目标及议程，确认是否有需调整的议题（如新增紧急议题需征得多数人同意）。

按议程逐项推进讨论

各议题负责人先简要说明背景/现状，再引导参会人围绕目标讨论，避免偏离主题；

主持人需控制发言节奏，鼓励全员参与（特别是内向成员），避免少数人垄断发言；

对争议较大的议题，采用“观点收集-数据支撑-共识达成”的步骤推进，必要时进行表决（如需）。

实时记录关键信息

记录人需同步记录：讨论要点（各方核心观点，避免主观臆断）、决策事项（明确结论，如“优先开发A功能”）、行动项（具体任务、负责人、截止时间、所需资源）；

行动项需遵循“谁执行、何时完成、交付什么”原则，例如：“*负责协调设计资源，8月10日前输出新版UI初稿”。

会议总结与下一步确认

结束前，主持人总结会议成果：已决策事项、待跟进行动项、下次会议安排（如有）；

参会人确认记录内容无误，无补充后散会。

（三）会后：及时跟进，闭环管理

整理并分发会议记录

记录人需在会议结束后2个工作日内完成记录整理，内容需清晰、简洁，包含：会议基本信息、出席人员、缺席人员及原因、议程执行情况、决策事项、行动项（表格化呈现）、后续跟进计划；

记录经主持人审核无误后，通过团队协作工具（如企业钉钉）发送至所有参会人及相关方，抄送部门负责人。

跟踪行动项执行进度

行动项负责人需按截止时间推进任务，提前1天向记录人反馈进展（如遇风险需及时同步）；

记录人每周汇总行动项完成情况，在下次会议前同步至参会人，保证“事事有跟进、件件有落实”。

会议资料归档

会议记录、PPT、附件等材料统一归档至团队共享文件夹（按“会议类型-日期-主题”命名），便于后续查阅。

四、配套工具模板

模板1：团队会议日程规划表

会议主题

会议时间

会议地点/形式

主持人

记录人

核心参会人

列席参会人

会前准备事项

会议议程

序号

1

2

3

4

模板2：团队会议记录表

会议主题

会议时间

主持人

记录人

出席人员

缺席人员

议程执行情况

序号

1

2

3

后续跟进事项

附件清单

备注

五、关键执行要点

会前准备“不打无准备之仗”

议题需提前1天同步，避免临时提出；涉及决策的议题，发起人需提前收集数据或方案，减少现场讨论时间。

会中记录“抓大放小、突出重点”

无需逐字记录发言，重点关注“决策结论”和“行动项”，避免记录冗余信息；行动项必须明确“负责人+截止时间”，避免模糊表述（如“尽快完成”“相关部门配合”）。

会后跟进“闭环管理、责任到人”

行动项逾期未完成的，记录人需及时提醒并协助分析原因，保证问题不拖延；会议记录需在24小时内分发，避免信息滞后。

信息保密“敏感内容不外传”

涉及公司战略、未公开项目等敏感议题的会议记录，仅限参会人员及相关负责人查阅，不得随意转发。