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企业现金支出审批单填写规范

引言：规范填写的基石作用

在企业日常运营中，现金支出审批单作为资金流动的第一道关口，其填写质量直接关系到资金安全、成本控制及合规管理。一份清晰、准确、完整的审批单，不仅是财务部门进行账务处理的原始依据，更是企业内控体系有效运行的基础保障。为确保每一笔现金支出都经得起追溯与核查，特制定本规范，旨在为各部门提供统一、明确的填写指引，减少操作失误，提升审批效率。

一、基本原则：现金支出审批的核心要义

现金支出审批单的填写需严格遵循以下原则，这些原则是确保审批流程顺畅、信息真实有效的前提：

1.真实性原则：所有填写信息必须基于客观事实，严禁虚构交易、虚报金额或隐瞒关键信息。支出事由、收款方、金额等核心要素需与实际经济业务完全一致。

2.完整性原则：审批单的各项必填栏目均应逐项填写，不得遗漏。相关附件需齐全、合规，能充分佐证支出的合理性与合法性。

3.准确性原则：文字表述清晰无歧义，数字填写准确无误，特别是大小写金额必须一致。涉及的日期、名称、编码等信息需核对无误。

4.及时性原则：经济业务发生后，应尽快填制审批单并提交审批，避免跨期报销或因时间过长导致记忆模糊、证据丢失。

5.合规性原则：支出事项需符合国家财经法律法规、公司财务制度及相关管理规定。严禁报销不符合规定的费用或超出权限的支出。

二、单据基本信息填写规范

单据头部的基本信息是识别审批单归属和流转的关键，务必清晰、准确：

1.单据编号：通常由财务部门统一编制或系统自动生成，填写时需核对无误，确保唯一性，便于后续查询与归档。如为手工填写，应遵循公司规定的编号规则。

2.填写日期：填写实际填制本审批单的日期，采用标准日期格式（年-月-日）。此日期有助于判断业务发生的时效性及审批流程的时效。

3.申请部门/申请人：明确填写支出事项的申请部门全称及申请人姓名。部门名称应使用公司组织架构中规定的标准名称，避免简称或俗称导致混淆。申请人需为实际经办此项业务的人员。

4.联系方式：填写申请人有效的联系电话或内部分机号，以便审批过程中需进一步核实信息时能及时联系到申请人。

三、支出事项与金额填写规范

此部分是审批单的核心内容，直接反映支出的性质与规模，需格外细致：

1.支出事由/用途：

*需简明扼要、准确具体地描述支出的原因和用途。避免使用模糊不清或过于笼统的词语，如“办公费用”、“业务招待”等，应进一步说明，例如“购买财务部打印机墨盒”、“宴请XX公司客户洽谈XX项目”。

*如涉及合同付款，应注明合同名称或编号；如为差旅费，可简要注明出差地点、事由及天数。

2.收款单位/收款人：

*如为对公支付，需填写收款单位的全称，务必与该单位营业执照上的名称一致，不得使用简称或别称。

*如为对私支付（如个人报销差旅费、零星采购等），需填写收款人真实姓名，并确保与后续提供的身份证明或银行账户信息一致。

3.金额大小写：

*小写金额：阿拉伯数字填写，精确到分位。金额前需加人民币符号“￥”，无角分的，可在小数点后写“00”或用“-”代替。例如：￥1,234.56或￥1,234.-或￥1,234.00。

*大写金额：中文大写数字填写，如“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）”。

*大写金额应与小写金额完全一致。

*“元”之后必须加“整（正）”字，“角”之后可加可不加，“分”之后不得加。

*阿拉伯数字中间有“0”时，大写金额要对应写出“零”字。例如：￥1,005.30应写成“人民币壹仟零伍元叁角整”或“人民币壹仟零伍元叁角”。

*务必反复核对大小写金额，确保两者一致，这是防止金额篡改的重要手段。

4.支付方式：根据实际情况勾选或填写，如“现金”、“银行转账”（需注明开户行及账号）、“公务卡”等。如选择银行转账，收款方的银行账号、开户行信息也应一并准确填写。

四、附件要求与填写规范

附件是支撑支出事项真实性、合法性的重要凭证，必须完整、合规：

1.附件张数：填写随审批单一同提交的原始凭证（如发票、收据、合同、验收单、费用报销单等）的总张数。计算张数时，一般以自然张数为准，折叠后的附件按一张计算。

2.附件清单（如有）：对于附件较多或种类复杂的情况，建议单独列明附件清单，清晰列出各附件的名称、编号、日期等信息，便于审批人查阅和后续归档。

3.附件粘贴要求：原始凭证应整齐、牢固地粘贴在“原始凭证粘贴单”上（如公司有规定），或直接粘贴在审批单背面。粘贴时应从小到大、从右到左、从上到下依次排列，避免遮盖关键信息（如发票抬头、金额、印章等）。票据较大时，应按审批单大小进行折叠。

五、审批流程与权限

审批流程是确保支出合理