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企业人事档案管理模板指南

模板适用场景与价值

企业人事档案是记录员工从入职到离职全周期工作经历、资质能力、奖惩情况的核心资料，其规范化管理对企业人力资源配置、人才发展决策及合规运营具有重要意义。本模板适用于以下场景：

新员工入职建档：系统记录员工基本信息、教育背景、资质证书等初始资料，建立个人档案基础；

在职员工信息更新：针对员工职务变动、培训经历、奖惩记录等动态信息进行及时补充与完善；

人事决策支持：为晋升考核、薪酬调整、人才盘点等提供数据依据，保证决策科学性；

合规风险防控：规范档案收集与保管流程，满足劳动用工审计、劳动争议处理等合规要求；

离职员工管理：完整记录离职原因、工作交接情况，保证企业信息资产安全与交接闭环。

人事档案管理全流程操作指南

一、档案资料收集与分类

明确收集范围：根据员工身份（在职/离职）及岗位需求，确定档案必含材料，包括但不限于：

基础身份材料：证件号码复印件、学历/学位证书复印件、职业资格证书复印件、离职证明（针对社招员工）；

入职材料：员工信息登记表、劳动合同、岗位说明书、保密协议、体检报告；

动态材料：岗位变动审批表、培训记录、绩效考核结果、奖惩通报、薪资调整单、离职申请表等。

材料分类整理：按“基础信息-入职材料-动态信息-离职信息”四大类对材料进行初步分类，保证每类材料按时间顺序排列，避免遗漏或重复。

二、档案信息录入与填写

选择录入载体：根据企业规模与管理需求，可选择电子档案（如HR系统、云文档）或纸质档案（档案袋/文件夹），建议采用“电子+纸质”双轨制备份，保证数据安全。

规范填写模板：严格按照本指南提供的模板表格填写信息，保证内容真实、完整、字迹清晰（电子档案需核对无误后保存）。例如：

员工基本信息表中，“姓名”需与证件号码一致，“入职日期”以劳动合同签订日期为准；

学历信息表中，“毕业院校”“专业”需与证书原件一致，“学历编号”需填写证书编号（若无可填“无”）；

奖惩记录表中，“奖惩事由”需具体说明，“审批人”需签字确认，保证有据可查。

三、档案审核与归档

多级审核机制：档案信息填写完成后，由员工本人签字确认，再经部门负责人审核（重点核实岗位相关信息的准确性），最后由人力资源部专员复核（检查材料完整性、合规性），保证“三审一致”后归档。

规范归档管理：

纸质档案：使用统一规格的档案袋/文件夹，封面标注员工姓名、工号、入职日期、档案类别，按部门-工号顺序存入档案柜，柜面张贴清晰索引目录；

电子档案：按“部门-姓名-工号”建立文件夹，设置读写权限（仅HR专员及部门负责人可查阅），定期备份至企业服务器或云端，防止数据丢失。

四、档案动态更新与维护

定期更新机制：人力资源部每月梳理员工动态信息（如岗位变动、培训、奖惩等），要求相关部门在信息发生3个工作日内提交材料，保证档案与员工实际情况同步。

年度档案核查：每年12月开展档案全面核查，核对电子档案与纸质档案一致性，更新离职员工档案状态（标注“已离职”及离职日期），清理无效材料（如过期体检报告），保证档案“鲜活度”。

五、档案查阅与保密管理

规范查阅流程：因工作需要查阅档案的，需填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅人、查阅事由、查阅内容，经部门负责人及人力资源部经理审批后，由档案专员陪同查阅，查阅后需签字确认。

严格保密措施：档案信息属企业内部敏感资料，严禁擅自复制、外传或泄露；档案存放场所需上锁，电子档案需加密存储，违者将按企业规章制度处理。

核心档案管理模板示例

表1：员工基本信息表

项目

内容

项目

内容

姓名

*某三

性别

男/女

出生日期

年月日

证件号码号

（仅后四位显示：）

入职日期

年月日

劳动合同期限

年月日至年月日

所属部门

部

现任岗位

岗位

联系方式

（仅记录企业内线号）

紧急联系人

*某二

教育背景（最高）

学历：/专业：/毕业院校：

职业资格

资格（证书编号：）

表2：员工工作经历记录表

起止时间

工作单位

担任职务

主要工作职责

离职原因

年月-年月

公司

岗位

（简述核心职责）

（如：个人发展/合同到期）

年月-至今

本公司

岗位

（简述核心职责）

-

表3：员工奖惩记录表

日期

奖惩类型（奖励/处罚）

奖惩事由

级别（如：公司级/部门级）

审批人

备注（如奖金金额/降级说明）

年月日

奖励

完成项目突出贡献

公司级

*某经理

奖金元

年月日

处罚

违反工作制度

部门级

*某主管

口头警告

高效使用与管理要点

1.保证信息真实性与准确性

档案材料需以原件为依据，复印件需注明“与原件一致”并由员工签字确认；严禁擅自修改档案信息，如需更正需提供证明材料并经人力资源部负责人审批。

2.规范档案保管期限

在职员工档案：保管至员工离职后2年；

离职员工档案：保管期满后，经企业负责人批准可统一销毁，销毁时需记录销毁清