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企业合同档案管理规范指南

前言

在现代企业治理结构中，合同作为企业对外经济交往的基本法律形式，其重要性不言而喻。合同档案作为合同从谈判、签订、履行至终止全过程的原始记录，不仅是企业经营决策的重要依据，更是维护企业合法权益的关键凭证。规范、高效的合同档案管理，是企业提升风险防控能力、保障业务持续健康发展、实现规范化运营的内在要求。本指南旨在为企业提供一套系统、规范的合同档案管理思路与操作指引，以期帮助企业建立健全合同档案管理体系，充分发挥合同档案的应有价值。

一、合同档案管理的基本原则

合同档案管理工作应遵循以下基本原则，以确保其科学性、有效性与安全性：

1.合法性原则：合同档案的形成、收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节，必须严格遵守国家有关法律法规及行业规范，确保档案管理行为的合法性。

2.真实性原则：合同档案所记载的内容必须真实反映合同的签订、履行及相关活动的客观情况，确保档案材料的原始性和准确性，杜绝虚假材料入档。

3.完整性原则：合同档案管理应覆盖合同从酝酿、谈判、签署、履行、变更、解除直至终止的整个生命周期，确保相关文件材料的齐全完整，不遗漏关键环节和重要信息。

4.规范性原则：合同档案的收集、分类、编号、排列、编目、装订、保管等操作，均应遵循统一的规范和标准，保证档案管理工作的有序性和标准化。

5.安全性原则：采取必要的技术和管理措施，保障合同档案的实体安全和信息安全，防止档案的损毁、丢失、篡改和失泄密事件的发生。

6.可利用性原则：在确保安全和保密的前提下，合同档案管理应便于企业内部相关部门和人员的查询、利用，为经营管理、决策支持、法律纠纷处理等提供有效服务。

二、合同档案的形成与收集

合同档案的质量始于其形成阶段，规范的收集是确保档案完整性的基础。

1.收集范围：合同档案的收集范围应包括但不限于：

*合同立项审批文件、可行性研究报告及相关会议纪要；

*合同对方当事人的主体资格证明文件（如营业执照、资质证书、授权委托书等）；

*合同谈判过程中的往来函电、会谈纪要、备忘录等；

*合同文本（包括主合同、补充协议、附件、附图等）的正本、副本及相应的电子版本；

*合同签订过程中的审批文件、会签单等；

*合同履行过程中的送货单、验收单、入库单、付款凭证、发票、对方收款凭证、工作联系单、变更通知、签证单等；

*合同纠纷处理过程中的相关文件，如协商记录、调解文书、仲裁裁决书、法院判决书等；

*合同终止（包括履行完毕、解除、终止）的相关文件；

*其他与合同相关的具有保存价值的文件材料。

2.收集要求：

*及时性：合同相关文件材料应在办理完毕后及时收集，避免延误造成材料散失。特别是在合同履行过程中产生的动态文件，应定期整理上交。

*原件优先：收集的合同档案材料应以原件为主。确因特殊情况无法取得原件的，应收集具有法律效力的复印件或复制件，并注明原件保管单位或出处，并由相关责任人签字确认。

*规范性：收集的文件材料应格式规范、内容完整、字迹清晰、签章齐全。对于不规范的材料，应及时退回或要求补充完善。

*系统性：确保收集的材料能够完整反映合同的来龙去脉和整个生命周期，避免碎片化。

三、合同档案的整理与归档

整理与归档是合同档案管理的核心环节，旨在将零散的文件材料系统化、条理化，便于后续管理和利用。

1.分类：企业应根据自身业务特点和合同管理需求，制定科学合理的合同档案分类方案。常见的分类方法包括：

*按业务性质分类（如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、借款合同等）；

*按合同对方单位分类；

*按合同签订年度分类；

*按项目分类。

企业可选择一种主要分类方法，并辅以其他分类方法进行二级或多级分类。分类体系应保持相对稳定，如需调整，应做好相应的衔接和历史记录。

2.编号：合同档案应进行统一编号，编号应具有唯一性和可追溯性。编号规则可结合分类方案制定，通常包含分类代码、年度代码、顺序号等要素。例如：“CG-YYYY-XXX”（采购-年度-顺序号）。电子档案的编号应与纸质档案保持一致或建立明确的对应关系。

3.排列：同一合同档案内的文件材料，应按照合同形成的时间顺序或逻辑关系进行排列。一般可按照：合同立项审批文件→对方主体资格材料→谈判文件→合同文本→签订审批文件→履行过程文件→变更解除文件→纠纷处理文件→终止文件的顺序排列。

4.编目：

*卷内文件目录：对每份合同档案内的文件材料进行登记，填写卷内文件目录，包括序号、文件题名、文号、责任者、日期、页号、备注等信息。

*案卷目录：将整理好的合同档案案卷进行登记，形成案卷目录，作为检索和管理的依据。

5.装订：对于纸质合同档案