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企业印章管理：规范用印流程与责任追溯的实用工具

在企业运营的日常管理中，印章作为公司对外行使权利、承担义务的重要凭证，其规范使用与严格管理直接关系到企业的商业信誉与法律安全。建立一套科学、完善的印章管理制度，是防范经营风险、保障企业合法权益的基础性工作。而【企业盖章管理记录表】作为这一制度落地执行的关键载体，能够有效记录用印行为、明确责任主体、追溯用印流程，从而实现对印章使用的全程可控。

企业盖章管理记录表模板

以下提供一份通用的企业盖章管理记录表模板，企业可根据自身组织架构、业务特点及印章种类进行适当调整和细化。

序号

申请日期

申请人

所属部门

用章类型

文件名称/编号

文件主要内容摘要(可选)

盖章份数

审批人

用印人

文件去向/分发范围

备注

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（表格底部可添加）

记录人：______________复核人：______________保管部门：______________

模板填写说明与管理要点

为确保【企业盖章管理记录表】的有效使用，发挥其应有的管理效能，各栏目填写及相关管理需注意以下要点：

1.序号：按用印申请的先后顺序进行连续编号，便于统计与查阅。

2.申请日期：填写提交用印申请的具体年、月、日。

3.申请人：填写实际办理用印申请的人员姓名，需为公司在职员工。

4.所属部门：填写申请人所在的具体部门。

5.用章类型：明确标注所需加盖印章的具体种类，如：公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、人事专用章、项目专用章等。

6.文件名称/编号：

*文件名称：填写需盖章文件的全称。

*文件编号：如公司对各类文件有统一编号管理，应填写相应编号，便于文件的归档与追溯。若无，此项可省略或注明“无”。

7.文件主要内容摘要(可选)：简要概括文件的核心内容或用印事由，如“XX项目合作合同”、“XX产品销售协议”、“对外投标文件”等。此栏有助于快速了解用印背景，建议填写。

8.盖章份数：填写实际加盖印章的文件份数，需与审批数量一致。

9.审批人：填写对该用印申请进行最终审批的负责人姓名或职务。根据公司审批权限规定，可能涉及多级审批，可根据实际情况增设“部门负责人审批”、“分管领导审批”等栏目。

10.用印人：填写实际操作加盖印章的人员姓名，通常为印章保管人或其授权人员。

11.文件去向/分发范围：简要说明盖章后的文件将发送至何处或分发给哪些单位/个人，如“客户XX公司”、“存档”、“报送XX政府部门”等。

12.备注：用于记录其他需要说明的特殊情况，如“紧急用印”、“补盖”、“作废重盖”等。

13.记录人、复核人、保管部门：记录人通常为印章保管人或行政部门指定人员；复核人可为部门负责人或行政主管，定期对记录表的完整性和规范性进行检查；保管部门明确该记录表的归档管理责任部门，一般为行政部或办公室。

印章管理的延伸与注意事项

【企业盖章管理记录表】是印章管理制度中的一环，其有效运行需结合其他管理措施：

*专人保管：各类印章应指定专人负责保管，明确保管责任，并确保印章存放安全。

*审批流程：严格执行用印审批制度，明确不同级别印章、不同类型文件的审批权限和流程，杜绝越权用印、随意用印。

*用印监督：印章保管人应对用印文件内容与审批意见的一致性进行核对，对不符合规定的用印申请有权拒绝。

*定期盘点与审计：定期对印章进行盘点，确保印章安全无虞；定期对盖章记录进行审计，检查是否存在违规用印情况。

*电子印章管理：若企业使用电子印章，其管理流程、审批记录、使用日志等应参照实体印章管理要求，并确保电子印章的生成、使用、存储符合国家相关法律法规及技术标准。

*制度培训：对公司员工，特别是经常涉及用印业务的人员，进行印章管理制度及记录表填写规范的培训，确保人人知晓、人人遵守。

通过规范填写和严格执行【企业盖章管理记录表】，企业能够显著提升印章管理的规范化水平，有效防范因印章使用不当引发的法律风险和经营风险，为企业的稳健发展提供坚实保障。各企业应根据自身实际，不断优化和完善印章管理体系，使其真正服务于企业的合规运营与风险控制。