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公路工程项目资料归档指南

引言：公路工程资料归档的核心意义

公路工程项目资料是工程建设全过程的真实记录与客观反映，是工程质量、安全、进度、投资控制的重要依据，亦是项目竣工验收、后期运营维护、改扩建以及历史追溯的关键凭证。规范、完整、系统的资料归档工作，不仅体现了工程项目管理的精细化水平，更在法律层面保障了建设各方的合法权益。本指南旨在结合公路工程特点，为项目各参与方提供一套清晰、实用的资料归档操作指引，以期推动归档工作的标准化与高效化。

一、归档依据与基本原则

（一）主要依据

公路工程项目资料归档工作应严格遵循国家及行业相关法律法规、标准规范的要求，主要包括但不限于：国家《档案法》及其实施办法、交通运输部发布的《公路工程竣（交）工验收办法》、《公路工程质量检验评定标准》以及项目所在地档案管理部门的具体规定，同时需符合项目合同文件中关于资料管理与归档的相关条款。

（二）基本原则

1.真实性原则：归档资料必须真实反映工程建设的实际情况，数据准确，依据充分，不得虚构、篡改或伪造。

2.完整性原则：归档资料应全面覆盖项目从立项到竣工验收乃至缺陷责任期的各个阶段和各个环节，确保形成完整的资料链条。

3.规范性原则：资料的格式、签署、编号、组卷等应符合相关标准和项目管理规定，做到条理清晰、规范有序。

4.及时性原则：资料的形成、收集、整理应与工程进度同步进行，避免事后补编，确保资料的时效性和准确性。

5.安全性原则：归档资料应采取必要的安全保密措施，防止丢失、损坏、泄密，电子档案还需注意防病毒、防篡改。

二、归档范围与分类

公路工程项目资料种类繁多，需根据其性质和形成阶段进行科学分类。常见的归档范围及分类如下：

（一）项目前期文件

包括项目建议书、可行性研究报告、项目评估报告、环境影响评价报告、水土保持方案、地质灾害评估、项目核准或备案文件、建设用地规划许可证、土地使用证等立项及审批阶段形成的重要文件。

（二）勘察设计文件

涵盖工程地质勘察报告、初步设计文件、技术设计文件（如需要）、施工图设计文件及其审查意见、批复文件，以及设计变更文件、图纸会审记录等。

（三）招投标及合同文件

包含招标文件、投标文件、中标通知书、各类合同（勘察、设计、施工、监理、设备采购、材料供应等合同及补充协议）、廉政协议等。

（四）施工文件

1.施工管理文件：施工组织设计、施工方案、开工报告、停工复工报告、施工日志、项目部及人员资质文件等。

2.技术文件：施工图纸、设计交底记录、测量放线记录及成果、工程技术交底记录等。

3.进度控制文件：施工进度计划、进度报表、进度调整报告等。

4.质量控制文件：原材料、半成品、构配件的出厂合格证及试验检测报告；施工试验记录及检测报告；隐蔽工程检查验收记录；分部分项工程质量评定资料；质量事故处理报告等。

5.安全与文明施工文件：安全专项施工方案、安全技术交底、安全教育培训记录、安全检查记录、事故处理报告、文明施工措施及记录等。

6.计量支付文件：工程量清单、已完工程量报表、工程变更费用报审资料、支付证书等。

7.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、监理日志等。

（五）竣工验收文件

包括竣工验收申请报告、竣工报告、勘察设计单位质量检查报告、监理单位质量评估报告、施工单位质量自检报告、工程竣工图、工程总结报告、竣工验收鉴定书及相关验收会议纪要等。

（六）其他重要文件

如工程照片、录像等声像资料，电子文件及光盘，重大技术问题解决方案，科研成果资料，以及与项目相关的重要来往函件等。

三、归档文件质量要求

（一）文件材料要求

1.内容真实准确：文件内容必须与工程实际情况相符，数据清晰，结论明确。

2.手续完备：各类文件的编制、审核、审批、签署、盖章等手续应齐全规范，责任到人。

3.字迹清楚：手写文件应使用不易褪色的蓝黑或碳素墨水书写，字迹工整清晰；打印文件应保证字迹清晰，排版规范。

4.纸张规范：一般应使用符合档案管理要求的A4幅面纸张，特殊图纸可按相关标准折叠。

5.图样清晰：竣工图应与工程实体相符，并加盖竣工图章，签署完备。

（二）组卷要求

1.遵循规律：组卷应遵循工程文件的自然形成规律和内在联系，保持卷内文件的有机联系。

2.分类合理：按照前述归档范围与分类进行组卷，每卷文件应具有相对独立性。

3.排列有序：卷内文件一般按时间顺序或重要程度排列，图纸按图号顺序排列。

4.装订整齐：案卷应采用线装或符合档案管理要求的装订方式，做到整齐牢固，便于翻阅。

5.备考表完整：每卷应有备考表，注明卷内文件的件数、页数，以及在组卷和使用过程中需要说明的问题。

（三）电子文件归档要求

1.格式标准：电子文件应采用通用、稳定的格式，确