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企业办公自动化设备使用管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范企业办公自动化设备（以下简称“办公设备”）的配置、使用、维护及管理，提高设备使用效率，降低运营成本，保障信息安全与业务连续性，依据国家相关法律法规及企业内部管理制度，结合实际情况，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于企业各部门及全体员工。所称办公设备，包括但不限于计算机（台式机、笔记本）、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、视频会议终端、电话机及网络设备等，凡由企业购置、租赁或配发的用于办公的自动化设备均属此列。

第三条基本原则

办公设备管理遵循“统一规划、按需配置、规范使用、责任到人、安全高效、节能环保”的原则，确保设备资源得到合理利用。

第二章管理机构与职责

第四条管理部门

企业行政部（或指定部门，下同）为办公设备的归口管理部门，负责统筹办公设备的采购、登记、调配、维护、报废等全生命周期管理。IT技术支持部门（或岗位，下同）协助提供技术支持、故障排查及系统安全保障。

第五条部门职责

1.行政部：

制定和修订办公设备管理相关制度及操作规范；

编制设备采购计划，按规定流程组织采购；

建立设备台账，定期进行盘点与状态更新；

协调设备的维修、保养及报废处置；

监督本办法的执行情况，处理违规行为。

2.IT技术支持部门：

提供办公设备的技术咨询与操作指导；

负责计算机软硬件安装、调试、升级及数据备份；

协助排查网络设备、打印设备等故障；

落实信息安全防护措施，防止病毒感染与数据泄露。

3.各使用部门：

指定专人（或兼职设备管理员）负责本部门设备的日常管理与报修；

教育员工遵守设备使用规范，杜绝违规操作；

配合行政部与IT部门开展设备盘点、维护及回收工作。

第六条员工职责

使用者为所分配办公设备的直接责任人，应爱护设备，规范操作，妥善保管，发现故障或异常情况及时上报。

第三章设备配置与日常管理

第七条设备配置

办公设备配置遵循“按需申请、合理配置”原则。各部门因工作需要新增或更新设备时，需向行政部提交书面申请，说明配置理由、规格型号及数量，经审批后由行政部统一采购或调配。

第八条设备登记与台账

行政部应对所有办公设备建立详细台账，记录设备名称、型号、序列号、采购日期、配置参数、使用部门、责任人、维修记录及报废情况等信息，并定期与实物核对，确保账实相符。

第九条设备领用与交接

1.新员工入职或岗位调整需领用设备时，由所在部门统一向行政部申领，双方签字确认设备状态。

2.员工离职、调动或长期休假（三个月以上）时，须办理设备交接手续，清理个人数据，经行政部确认设备完好后方可办理后续流程。

第十条设备迁移与借用

设备需在部门间迁移或临时借用时，应提前向行政部报备，经批准后办理相关手续，严禁私自调换或挪用。

第四章使用规范

第十一条通用使用要求

1.使用者应熟悉所操作设备的基本功能与安全操作规程，严禁违规操作或超负荷使用。

2.设备应放置在干燥、通风、整洁的环境中，避免阳光直射、潮湿或靠近强磁场、火源。

3.保持设备清洁，定期擦拭，防止灰尘、液体进入设备内部。

4.下班或离开岗位前，应关闭设备电源，拔掉不必要的电源插头，节约用电并保障安全。

第十二条计算机类设备

1.计算机应设置开机密码及屏幕保护密码，密码需定期更换，确保安全性。

2.严禁安装与工作无关的软件、游戏或插件，严禁私自拆卸、改装硬件。

3.接入外部存储设备（如U盘、移动硬盘）前须进行病毒查杀，重要数据应及时备份。

4.严禁利用公司计算机浏览非法网站、传播不良信息或从事与工作无关的网络活动。

第十三条打印、复印及扫描设备

1.打印、复印文件应遵循“按需打印、双面优先”原则，减少纸张浪费。

2.涉密或敏感文件的打印、复印、扫描应严格遵守企业保密规定，废弃涉密文件需按要求销毁。

3.使用后及时取走文件，防止信息泄露；发现耗材不足或设备故障时，及时通知行政部更换或维修。

第十四条网络及通讯设备

1.严禁私自更改网络设备配置（如路由器、交换机IP地址）或接入未经授权的网络设备。

2.电话机、视频会议设备等应按规定用途使用，禁止拨打私人付费电话或长时间占用通讯线路。

第十五条会议设备

使用投影仪、视频会议终端等设备前，应提前检查设备状态，使用后关闭电源，整理好线缆，保持会场整洁。

第五章安全与保密

第十六条信息安全防护

1.计算机必须安装杀毒软件并保持病毒库更新，定期进行全盘扫描。

2.严禁利用办公设备处理、存储、传输国家秘密或企业商业秘密，涉密信息应使用专